Evenementen en verhuur: Offertesoftware voor foodtruckbedrijven
Offertesoftware voor foodtruckbedrijven die porties, serveertijd, reistijd en opbouw in één voorstel zet, met de aannames over gastenaantal en stroom erbij en akkoord op een vaste versie.
Waar offertes voor foodtruckbedrijven op vastlopen.
Een offerte voor een foodtruck op een besloten feest lijkt een eenvoudige som van gasten maal portieprijs, maar daar zit veel omheen. Reistijd naar een locatie ver buiten de regio, een aggregaat omdat er geen stroom is, een extra medewerker voor een piek na de ceremonie en een minimum omzet voor kleine groepen tellen allemaal mee. Wie dat op gevoel inschat, rekent bij het ene evenement te veel en bij het andere te weinig. Daarna wijzigt het gastenaantal nog twee keer, wil de klant een dessert erbij en weet niemand meer welk bedrag bij welke afspraak hoorde.
Offertesoftware voor foodtruckbedrijven
Voorbeeld- 1
Uitgangspunten vastleggen
AfgerondElke offerte begint met de aannames: aantal gasten, of iedereen eet, het gekozen menu, het type portie, serveertijden, stroom van de locatie of een aggregaat en de reisafstand.
- 2
Rekenen met porties en tijd
Nu bezigDe berekening gebruikt jouw prijzen per portie of per gast, met een minimum voor kleine groepen, en tarieven voor reistijd, standtijd, extra medewerkers en een aggregaat.
- 3
Versies en akkoord
VolgendeWijzigt het gastenaantal of het menu, dan maak je een nieuwe versie met een korte samenvatting van wat er veranderd is.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Uitgangspunten vastleggen
Elke offerte begint met de aannames: aantal gasten, of iedereen eet, het gekozen menu, het type portie, serveertijden, stroom van de locatie of een aggregaat en de reisafstand. Ook staat erbij tot wanneer het gastenaantal nog kan wijzigen. De klant ziet meteen of je het evenement goed hebt begrepen.
Rekenen met porties en tijd
De berekening gebruikt jouw prijzen per portie of per gast, met een minimum voor kleine groepen, en tarieven voor reistijd, standtijd, extra medewerkers en een aggregaat. Extra's zoals een dessert of drankjes zijn aparte regels. Zo zie je precies waar het bedrag vandaan komt en kun je dat ook aan de klant uitleggen.
Versies en akkoord
Wijzigt het gastenaantal of het menu, dan maak je een nieuwe versie met een korte samenvatting van wat er veranderd is. De klant geeft akkoord op één versie. Wijzigingen na de afgesproken datum voor het definitieve aantal worden als aanvulling vastgelegd, zodat inkoop en planning op een vast aantal kunnen werken.
Naast je calculatie en prijslijsten.
Veel foodtruckbedrijven rekenen nu met een eenvoudig rekenblad of een vaste prijs per gast uit het hoofd. Die prijzen vormen de basis van de offertesoftware: jij stelt tarieven per portie, uur en kilometer in en blijft daar eigenaar van. Het menu en de recepturen zijn van jou. Akkoorden en aanbetalingen worden per versie vastgelegd, zodat planning en inkoop erop kunnen aansluiten. Factureren kan later uit dezelfde offerte, of blijft in je boekhoudpakket.
Prijs per gast of per portie
Een prijs per gast is duidelijk voor de klant en past bij besloten feesten waar iedereen eet. Een prijs per geserveerde portie past beter bij evenementen waar niet iedereen eet of mensen meerdere keren langskomen. Sommige trucks combineren beide: een vast bedrag per gast tot een bepaald aantal porties, daarna per portie.
Minimumbedrag of geen minimum
Bij kleine groepen dekt de omzet de reistijd en opbouw niet. Een minimumbedrag voorkomt dat, maar kan klanten afschrikken. Een alternatief is een vaste voorrijkost met een lagere prijs per gast. De keuze hangt af van hoe vaak je kleine boekingen krijgt en hoe ver je ervoor wilt rijden.
Onbeperkt opscheppen of vaste porties
Onbeperkt serveren binnen een tijdsblok is populair bij bruiloften, maar maakt het moeilijk om in te kopen. Vaste porties per gast zijn voorspelbaarder. Bij onbeperkt serveren moet de offerte duidelijk maken hoe lang het blok duurt en wat er gebeurt als het eerder op is, zodat de klant weet waar hij aan toe is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
In de offertesoftware zetten we jouw tarieven per portie, gast, uur en kilometer, met vastgelegde aannames, versies met wijzigingssamenvatting en akkoord op één versie met een datum voor het definitieve gastenaantal. Samen nemen we een gewone bedrijfslunch door, en een bruiloft waarbij het gastenaantal na akkoord stijgt en er een aggregaat bij moet. Aanbetalingsverzoeken en een boodschappenlijst uit het definitieve aantal zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de offerte automatisch een aggregaat toevoegen als er geen stroom is?
Ja, als in de aanvraag staat dat er geen geschikte aansluiting is, kan de software een regel voor een aggregaat voorstellen. Jij bevestigt die, omdat je soms toch met de locatie iets kunt regelen. De klant ziet de regel apart, met de reden erbij.
Hoe nemen we reistijd mee voor evenementen ver weg?
Reistijd wordt berekend vanaf je vaste standplaats naar de locatie en terug, tegen het tarief dat jij instelt. Je kunt een gebied instellen waarbinnen geen reistijd wordt gerekend. Daarbuiten staat de reistijd als aparte regel in de offerte.
Wat als het gastenaantal na akkoord verandert?
Tot de afgesproken datum maak je een nieuwe versie met het nieuwe aantal. Daarna leg je de wijziging vast als aanvulling. Zo weet je waarop je moet inkopen en ziet de klant hoe het bedrag is veranderd en waarom.
Kunnen we offertes hergebruiken voor terugkerende bedrijfsklanten?
Ja. Je kopieert een eerdere offerte en past datum, gastenaantal en eventueel het menu aan. De berekening loopt opnieuw met je actuele tarieven. Zo hoeft een maandelijkse bedrijfslunch niet telkens opnieuw te worden opgebouwd. Alleen de afwijkingen vragen aandacht.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor foodtruckbedrijvenEen aanvraagformulier voor foodtruckbedrijven dat gastenaantal, stroomaansluiting, serveertijden en de plek van de truck ophaalt, zodat je kunt beoordelen of een evenement past.
- Digitale werkbonnen voor foodtruckbedrijvenDigitale werkbonnen voor foodtruckbedrijven die de evenementkaart met serveertijden, menu, aantallen en locatiegegevens bij de ploeg brengen en vastleggen hoe het evenement is verlopen.
- Facturatiesoftware voor foodtruckbedrijvenFacturatiesoftware voor foodtruckbedrijven die geserveerde porties, standtijd, uitloop en extra's omzet in een factuur die aansluit op offerte en werkbon.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor foodtruckbedrijven: offertes op porties en reistijd, met aannames over gastenaantal, stroom en serveertijd per evenement.
- Uitgangspunten vastleggen
- Rekenen met porties en tijd
- Versies en akkoord