Productie en bewerking: Facturatiesoftware voor kaarsenmakers
Facturatiesoftware voor kaarsenmakers: uitgeleverde sets, etiketteerwerk en proefkosten uit de order komen op een factuur die de klant per regel herkent en die met een betaallink vertrekt.
Waar facturen bij kaarsenmakers blijven liggen.
Facturen bij kaarsenmakers lijken eenvoudig, maar wijken vaak af van de offerte. Een winkel bestelde een set van drie geuren, maar één geur werd later geleverd. Een private-labelklant betaalt apart voor het aanbrengen van eigen etiketten en voor een extra proefronde die halverwege werd afgesproken. Soms wordt een deel van de serie afgekeurd en niet geleverd. Wie de factuur maakt, puzzelt dat samen uit pakbonnen, mails en de offerte, en vergeet makkelijk het etiketteerwerk of een extra proef. Een klant die een regel niet herkent, vraagt om een creditnota en de betaling schuift op.
Facturatiesoftware voor kaarsenmakers
Voorbeeld- 1
Leveringen en extra werk verzamelen
AfgerondDe software zet bij de order wat daadwerkelijk is uitgeleverd: sets en losse kaarsen per pakbon, met geur en verpakking erbij.
- 2
Verschil met offerte beoordelen
Nu bezigDe geleverde aantallen staan naast de offerte en verschillen zijn gemarkeerd, zoals een deellevering, een nalevering die nog volgt of werk dat niet in de offerte stond.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur met regels, omschrijvingen en verwijzingen met een betaallink naar de klant.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Leveringen en extra werk verzamelen
De software zet bij de order wat daadwerkelijk is uitgeleverd: sets en losse kaarsen per pakbon, met geur en verpakking erbij. Daarnaast staat het vastgelegde extra werk klaar, zoals handmatig etiketteren, een extra proefronde of het ompakken in klantdozen. Elke regel verwijst naar de pakbon of werkbon waar hij vandaan komt.
Verschil met offerte beoordelen
De geleverde aantallen staan naast de offerte en verschillen zijn gemarkeerd, zoals een deellevering, een nalevering die nog volgt of werk dat niet in de offerte stond. Iemand van de binnendienst beoordeelt per verschil of het nu wordt gefactureerd, later volgt of eerst met de klant moet worden besproken.
Factuur met betaallink versturen
Na beoordeling gaat de factuur met regels, omschrijvingen en verwijzingen met een betaallink naar de klant. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij de order. De klant ziet per regel om welke levering of welk werk het gaat, dus een vraag is snel te beantwoorden met de pakbon erbij.
Factureren vanuit dezelfde software.
Kaarsenmakers factureren zakelijke orders vaak nog met de hand uit een boekhoudpakket, terwijl de webshop consumentenorders zelf afrekent. Die webshopfacturen blijven zoals ze zijn. Voor zakelijke en private-labelorders staan pakbonnen, werkbonnen en offerte hier in dezelfde software, dus de factuur volgt uit wat er geleverd en gedaan is. De binnendienst is eigenaar van de beoordeling, de financiële administratie van de definitieve factuur. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren per levering of per order
Factureren bij elke levering maakt deelleveringen direct zichtbaar en zorgt voor eerdere betaling, maar levert meer facturen op voor de klant. Factureren na de volledige order is overzichtelijker, maar laat geld langer openstaan. Voor seizoenscollecties die in delen worden geleverd, kiezen veel kaarsenmakers voor een factuur per levering met verwijzing naar de order.
Etiketteerwerk in de stukprijs of apart
Etiketteren verwerken in de stukprijs maakt de factuur eenvoudig, maar verbergt het werk als een klant later eigen etiketten wil aanleveren of de doos verandert. Een aparte regel maakt zichtbaar wat het kost en maakt wijzigingen bespreekbaar. De keuze hangt af van hoe vaak klanten hun verpakking aanpassen.
Uitval niet factureren of nagieten
Wordt een deel van een serie afgekeurd, dan kun je de ontbrekende kaarsen van de factuur laten of ze in een volgende batch nagieten en later leveren. Nagieten houdt de afspraak met de klant intact, maar vraagt een open regel die niet vergeten mag worden. De software ondersteunt beide routes en toont openstaande naleveringen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Voor zakelijke orders staat de facturatie bij de start klaar: leveringen per pakbon en extra werk per werkbon, vergeleken met de offerte, verstuurd met een betaallink en gevolgd met herinneringen. Samen lopen we een eenvoudige winkelorder door en een ingewikkelder geval: een private-labelorder met een deellevering en een extra proefronde. Terugkerende orders en het afhandelen van naleveringen na uitval zet je aan zodra de eerste facturen kloppen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we sets met verschillende geuren als één regel factureren?
Ja. Een set wordt als product vastgelegd met de onderdelen erin. Op de factuur verschijnt de set als één regel, terwijl intern zichtbaar blijft welke geuren zijn geleverd. Komt een onderdeel later, dan markeert de software de set als deels geleverd, zodat je zelf kiest hoe je factureert.
Wordt de factuur automatisch naar de klant verstuurd?
Nee. De software zet de factuur klaar, iemand van de binnendienst of administratie controleert hem en verstuurt hem met een betaallink. Zo blijft er een menselijke controle op verschillen, terwijl het overtypen van leveringen en extra werk wegvalt en herinneringen daarna vanzelf gaan.
Hoe leggen we extra werk vast dat mondeling is afgesproken?
Extra werk wordt op de werkbon of de order genoteerd met een korte omschrijving en de naam van wie het heeft afgesproken. Op de factuur in voorbereiding verschijnt het als regel die beoordeeld moet worden. Zo raakt een extra etiketronde niet kwijt omdat hij alleen in een telefoongesprek ter sprake kwam.
Nemen we consumentenorders uit de webshop hier ook in mee?
Dat kan, maar is meestal niet nodig, omdat de webshop die orders al afrekent. De facturatie hier is vooral nuttig voor zakelijke orders met eigen etiketten, deelleveringen en extra werk. Wil je toch één overzicht voor de boekhouder, dan worden webshopfacturen als informatie getoond zonder ze opnieuw aan te maken.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor kaarsenmakersOffertesoftware voor kaarsenmakers die de prijs opbouwt uit was, geurolie, lont, glas en verpakking per gietserie, zodat elke offerte op dezelfde rekenregels rust.
- Digitale werkbonnen voor kaarsenmakersDigitale werkbonnen voor kaarsenmakers waarop receptuur, gebruikte grondstofpartijen en een batchreferentie per gietserie worden vastgelegd tijdens het gieten zelf.
- Website voor kaarsenmakersEen website voor kaarsenmakers die kaarsvormen, geurcollecties en private-label mogelijkheden zo uitlegt dat een winkelier of merk weet wat het kan aanvragen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor kaarsenmakers: uitgeleverde sets, etiketteerwerk, proefkaarsen en deelleveringen op de factuur, met betaallink.
- Leveringen en extra werk verzamelen
- Verschil met offerte beoordelen
- Factuur met betaallink versturen