Productie en bewerking: Offertesoftware voor kaarsenmakers
Offertesoftware voor kaarsenmakers die de prijs opbouwt uit was, geurolie, lont, glas en verpakking per gietserie, zodat elke offerte op dezelfde rekenregels rust.
Waar offertes voor kaarsenmakers op vastlopen.
Voor kaarsenmakers zit de prijs van een kaars in details die makkelijk vergeten worden. De geurdosering bepaalt hoeveel geurolie per batch nodig is, een ander glas vraagt soms een andere lont, en een kleine serie kost bijna evenveel giettijd als een grote. Veel offertes worden gemaakt in een rekenblad dat één persoon begrijpt, met grondstofprijzen van maanden terug. Proefkaarsen, het aanpassen van een etiket en het handmatig inpakken in dozen lopen er los naast. Wordt de offerte geaccepteerd, dan weet de productie niet welke aannames erin zaten.
Offertesoftware voor kaarsenmakers
Voorbeeld- 1
Recept en verpakking als uitgangspunt
AfgerondDe offerte begint bij een bestaand recept of een nieuwe combinatie van was, geur en lont, met het gekozen glas, deksel en de verpakking.
- 2
Serie omrekenen naar giettijd
Nu bezigUit de aantallen berekent het systeem hoeveel gietbatches nodig zijn en hoeveel tijd aan giettafel, afkoelen, afwerken en inpakken daarbij hoort.
- 3
Akkoord met de aannames erbij
VolgendeDe klant krijgt een voorstel met de prijs per serie, de gekozen materialen en de voorwaarden rond proefgoedkeuring.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Recept en verpakking als uitgangspunt
De offerte begint bij een bestaand recept of een nieuwe combinatie van was, geur en lont, met het gekozen glas, deksel en de verpakking. Grondstoffen hebben een actuele inkoopprijs en een verbruik per kaars. Is er nog geen getest recept, dan wordt dat zichtbaar als aanname die eerst met een proefbranding bevestigd moet worden.
Serie omrekenen naar giettijd
Uit de aantallen berekent het systeem hoeveel gietbatches nodig zijn en hoeveel tijd aan giettafel, afkoelen, afwerken en inpakken daarbij hoort. Kleine series laten zo zien waarom de prijs per stuk hoger ligt. Proefkaarsen en het opmaken van een etiket staan als aparte regels, zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt.
Akkoord met de aannames erbij
De klant krijgt een voorstel met de prijs per serie, de gekozen materialen en de voorwaarden rond proefgoedkeuring. Bij akkoord worden recept, verpakking en aantallen overgenomen in de productieopdracht. Wijkt de klant later af, bijvoorbeeld met een andere doos, dan is te zien welke regel van de offerte daardoor verandert.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De meeste kaarsenmakers hebben een boekhoudpakket voor facturen, een rekenblad met kostprijzen en soms een webshop met vaste consumentenprijzen. De offertemodule neemt de kostprijsopbouw uit dat rekenblad over en maakt er rekenregels van die iedereen kan gebruiken. Grondstofprijzen worden bijgewerkt vanuit inkoopfacturen of een prijslijst van de leverancier. Een geaccepteerde offerte gaat als opdracht naar de productie en later als basis naar de facturatie, zodat bedragen niet opnieuw worden ingetypt.
Prijs per kaars of per serie
Een prijs per kaars is voor de klant makkelijk te vergelijken, maar verbergt dat insteltijd en proefwerk over de serie worden verdeeld. Een prijs per serie met een staffel maakt duidelijk waarom grotere aantallen goedkoper zijn. Veel kaarsenmakers tonen beide: de seriegrootte bepaalt de stukprijs, en eenmalige kosten zoals een nieuwe geur staan los.
Grondstofprijs vastzetten of laten meebewegen
Geurolie en sommige wassoorten schommelen in prijs. Een offerte met een vaste prijs en een korte geldigheid geeft de klant zekerheid, terwijl jij het risico beperkt. Bij terugkerende afname kan een afspraak passen waarbij de prijs bij elke nieuwe bestelling opnieuw wordt berekend met de grondstofprijs van dat moment.
Proefkaarsen apart rekenen of verrekenen
Proefkaarsen kosten tijd en materiaal, ook als de klant uiteindelijk afhaakt. Een aparte regel maakt die inzet zichtbaar; verrekenen bij een vervolgorder verlaagt de drempel voor nieuwe merken. De offerte ondersteunt beide vormen, zodat je per klant kiest zonder de rekenregels zelf aan te passen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
In de offerte staan bij de start de grondstoffenlijst met verbruik per kaarsvorm, rekenregels voor gietbatches en afwerking, en aparte regels voor proeven en etiketwerk, met online akkoord van de klant. Samen toetsen we dat met een herhaalorder van een bestaande kaars en met een uitzonderlijke vraag: een eigen geur in een nieuw glas. Een geaccepteerde offerte doorzetten naar de productieopdracht en de factuur zet je aan zodra de berekening klopt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we verschillende geurdoseringen in de berekening meenemen?
Ja. Elk recept heeft een eigen dosering, en de offerte rekent de hoeveelheid geurolie per kaars en per batch uit. Wil een klant een sterkere geur, dan verandert de grondstofregel mee en ziet de verkoper of lont of glas daarvoor ook anders moet. Die beoordeling blijft bij je productie liggen.
Hoe houden we de inkoopprijzen van was en geur actueel?
Inkoopprijzen staan per grondstof met de datum van de laatste wijziging. Bij een nieuwe inkoopfactuur werkt iemand de prijs bij, of een prijslijst van de leverancier wordt ingelezen. De offerte waarschuwt als een prijs al lang niet is bijgewerkt, zodat niemand rekent met een bedrag dat niet meer klopt.
Kan een verkoper de berekening aanpassen zonder de regels te breken?
Een verkoper kan korting of een afwijkende marge toepassen, maar de onderliggende kostprijs blijft zichtbaar. Zo ziet de eigenaar achteraf welke offertes onder de normale marge zijn uitgebracht en waarom. Wijzigingen aan de rekenregels zelf, zoals de giettijd per batch, liggen bij één beheerder.
Wat als de klant na akkoord een andere verpakking kiest?
Dan wordt de offerte niet stilletjes overschreven, maar ontstaat er een aangepaste versie met de gewijzigde regels. De klant bevestigt die opnieuw. De productie ziet daarna alleen de geldende versie, en bij de factuur is terug te vinden welke wijziging is afgesproken en wanneer dat gebeurde.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor kaarsenmakersEen aanvraagformulier voor kaarsenmakers dat bij een private-label of groothandelsvraag direct uitvraagt welke geur, kaarsvorm, verpakking en aantallen nodig zijn.
- Digitale werkbonnen voor kaarsenmakersDigitale werkbonnen voor kaarsenmakers waarop receptuur, gebruikte grondstofpartijen en een batchreferentie per gietserie worden vastgelegd tijdens het gieten zelf.
- Facturatiesoftware voor kaarsenmakersFacturatiesoftware voor kaarsenmakers: uitgeleverde sets, etiketteerwerk en proefkosten uit de order komen op een factuur die de klant per regel herkent en die met een betaallink vertrekt.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor kaarsenmakers: prijzen berekend uit was, geurdosering, glas en verpakking per gietserie, met proefkosten en etiketwerk apart zichtbaar.
- Recept en verpakking als uitgangspunt
- Serie omrekenen naar giettijd
- Akkoord met de aannames erbij