Transport en bezorging: Digitale werkbonnen voor koeriersdiensten
Digitale werkbonnen voor koeriersdiensten: elke ritopdracht met afleverinstructies, contactpersoon en afleverbewijs op het scherm van de chauffeur, en terug bij kantoor.
Wat er op een werkbon voor koeriersdiensten hoort.
Bij veel koeriersdiensten krijgt de chauffeur 's ochtends een uitgeprinte ritlijst of een appbericht met adressen. De afleverinstructie, zoals achterom via de poort of afgeven bij de receptie en niet bij de buren, staat ergens anders of alleen in het geheugen van de planner. Onderweg moet de chauffeur bellen, en wat er bij de deur gebeurt komt op papier of nergens terecht. Een handtekening op een kladje, een foto in de eigen galerij: als een ontvanger later zegt niets te hebben gekregen, is het bewijs lastig te vinden of ontbreekt het.
Digitale werkbonnen voor koeriersdiensten
Voorbeeld- 1
Stops met instructie klaarzetten
AfgerondElke stop op de ritopdracht krijgt adres, venster, contactpersoon, aantal colli en de afleverinstructie die bij dat adres hoort.
- 2
Aflevering bij de deur vastleggen
Nu bezigBij elke stop scant de chauffeur de colli, laat tekenen of maakt een foto van de plek waar het pakket is achtergelaten.
- 3
Rit afsluiten en nalopen
VolgendeAan het eind van de rit ziet kantoor per stop of hij is afgeleverd, mislukt of gedeeltelijk afgeleverd.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Stops met instructie klaarzetten
Elke stop op de ritopdracht krijgt adres, venster, contactpersoon, aantal colli en de afleverinstructie die bij dat adres hoort. Instructies die altijd gelden, zoals een vaste ingang bij een ziekenhuis, worden aan het adres bewaard en komen automatisch mee. De chauffeur ziet bij vertrek wat er per stop van hem wordt verwacht.
Aflevering bij de deur vastleggen
Bij elke stop scant de chauffeur de colli, laat tekenen of maakt een foto van de plek waar het pakket is achtergelaten. Lukt het niet, dan kiest hij een reden uit een korte lijst: niemand aanwezig, adres onbereikbaar, aanname geweigerd. Tijdstip en locatie worden automatisch toegevoegd, zodat niemand achteraf hoeft te reconstrueren wat er gebeurde.
Rit afsluiten en nalopen
Aan het eind van de rit ziet kantoor per stop of hij is afgeleverd, mislukt of gedeeltelijk afgeleverd. Stops zonder bewijs vallen op, net als wachttijd die de chauffeur heeft gemeld. Pas als de rit compleet is nagelopen, gaat hij door naar facturatie, en mislukte stops gaan terug naar de planning.
Geen papier en losse foto's meer.
Veel koeriersdiensten gebruiken al handscanners, telefoons van de zaak of een chauffeursapp van een opdrachtgever. De werkbon kan op dezelfde toestellen draaien, of gegevens ophalen uit een scanner die al afleverbewijzen vastlegt. Sommige grote opdrachtgevers eisen dat hun eigen app wordt gebruikt; dan nemen we de status daaruit over in plaats van dubbel te registreren. Afleverbewijzen zijn van de koeriersdienst, maar worden gedeeld met de verlader. De afspraken daarover bepalen wie welke foto mag zien.
Handtekening of foto als bewijs
Een handtekening is vertrouwd, maar vaak onleesbaar en lastig bij een brievenbus of een afgesproken plek. Een foto van het pakket bij de deur is sterker als niemand aanwezig is, maar roept privacyvragen op bij woningen. De meeste koeriersdiensten laten beide toe en bepalen per verlader of per dienst welke vorm verplicht is.
Eigen toestellen of die van de zaak
Chauffeurs die met hun eigen telefoon werken, besparen aanschaf, maar dan staan foto's van ontvangers tussen privébestanden en is beheer lastig. Toestellen van de zaak geven controle over apps en gegevens. Bij zzp-chauffeurs ligt een eigen toestel voor de hand; zorg dan dat bewijs in de app blijft en niet in de galerij.
Volgorde vast of vrij voor chauffeur
Een vaste volgorde maakt vensters voorspelbaar en laat de klant zien wanneer de bus komt. Een ervaren chauffeur weet echter vaak een betere route langs afgesloten straten en drukke kruisingen. Een tussenvorm is een voorgestelde volgorde die de chauffeur mag wijzigen, met een melding als een venster daardoor in gevaar komt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
Op het toestel van de chauffeur staat de ritopdracht met stops en afleverinstructies; per stop legt hij een scan, handtekening of foto vast, en kantoor loopt de rit daarna na. Hoe gaat dat bij een normale stadsrit, en hoe bij een rit waarin een bedrijfspand dicht blijkt en een ontvanger de aanname weigert? Die twee lopen we met een van je chauffeurs door voordat het live gaat. Vaste instructies per adres en afleverbewijzen doorsturen naar de verlader komen erbij wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Werkt de werkbon ook zonder mobiel bereik?
Ja, dat is een vereiste voor koerierswerk in parkeergarages en bedrijfskelders. De chauffeur legt afleveringen vast op het toestel en de gegevens worden verstuurd zodra er weer verbinding is. Kantoor ziet dan wel iets later dat de stop is afgerond.
Kunnen chauffeurs zelf een instructie bij een adres toevoegen?
Ja. Ontdekt een chauffeur dat de ingang aan de achterkant zit of dat een pakket bij de portier moet, dan voegt hij dat toe. Kantoor keurt de instructie goed voordat hij voor iedereen geldt, zodat er geen verouderde of persoonlijke opmerkingen blijven hangen.
Wat zien opdrachtgevers van het afleverbewijs?
Dat bepaal je per opdrachtgever. Gebruikelijk is tijdstip, naam van de ontvanger en de handtekening of foto. Locatiegegevens en notities van de chauffeur blijven intern, tenzij er een afspraak is om die ook te delen.
Hoe gaan we om met zzp-chauffeurs in de werkbon?
Zij krijgen dezelfde ritopdracht en leggen op dezelfde manier vast, alleen met toegang tot hun eigen ritten. Hun gewerkte stops en wachttijd kunnen als basis dienen voor hun eigen factuur aan jou, zodat die niet apart hoeft te worden nagerekend.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor koeriersdienstenOffertesoftware voor koeriersdiensten die kilometers, verwachte wachttijd en toeslagen in één voorstel zet, met de aannames erbij zodat een verlader weet waarop de prijs rust.
- Planningssoftware voor koeriersdienstenPlanningssoftware voor koeriersdiensten die afhaalvensters, afleverinstructies en chauffeurscapaciteit samenbrengt, zodat een rit pas wordt toegezegd als hij ook echt past.
- Klantportaal voor koeriersdienstenEen klantportaal voor koeriersdiensten waarin verladers zelf de ritstatus, afleverbewijzen en openstaande afwijkingen van hun zendingen bekijken.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor koeriersdiensten: ritopdrachten met afleverinstructies op het toestel van de chauffeur, handtekening, foto en reden bij afwijking.
- Stops met instructie klaarzetten
- Aflevering bij de deur vastleggen
- Rit afsluiten en nalopen