Transport en bezorging: Offertesoftware voor koeriersdiensten
Offertesoftware voor koeriersdiensten die kilometers, verwachte wachttijd en toeslagen in één voorstel zet, met de aannames erbij zodat een verlader weet waarop de prijs rust.
Waar offertes voor koeriersdiensten op vastlopen.
Een offerte voor een vaste ophaalronde of een reeks spoedritten wordt bij veel koeriersdiensten in een rekenblad gemaakt en als losse mail verstuurd. Daarin staat een bedrag per rit, maar niet hoeveel kilometers er zijn aangenomen, hoeveel wachttijd is inbegrepen of wat een extra stop kost. Als een verlader maanden later klaagt over een toeslag, is niet meer terug te vinden wat er destijds is afgesproken. Ook verschilt de berekening per medewerker: de een rekent heen en terug, de ander alleen de enkele reis. Dat maakt marges onvoorspelbaar en gesprekken met opdrachtgevers lastig.
Offertesoftware voor koeriersdiensten
Voorbeeld- 1
Ritprofiel en aannames vastleggen
AfgerondDe offerte begint bij het ritprofiel: ophaal- en afleverpunten, verwachte frequentie, typische zending en de vensters die de verlader wil.
- 2
Prijs opbouwen uit vaste regels
Nu bezigDe berekening gebruikt je eigen tarieven voor kilometers, starttarief, wachttijd en toeslagen voor avond, weekend of spoed.
- 3
Akkoord bij het voorstel bewaren
VolgendeDe verlader ontvangt een voorstel met prijs, aannames en voorwaarden en geeft daarin zijn akkoord.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Ritprofiel en aannames vastleggen
De offerte begint bij het ritprofiel: ophaal- en afleverpunten, verwachte frequentie, typische zending en de vensters die de verlader wil. Daarbij leg je vast welke wachttijd is inbegrepen, of de terugrit wordt meegerekend en wanneer een stop als extra telt. Die aannames komen letterlijk in het voorstel te staan.
Prijs opbouwen uit vaste regels
De berekening gebruikt je eigen tarieven voor kilometers, starttarief, wachttijd en toeslagen voor avond, weekend of spoed. Iedere medewerker rekent zo op dezelfde manier. Wijkt iemand bewust af, bijvoorbeeld om een nieuwe verlader binnen te halen, dan wordt die afwijking met reden vastgelegd en ziet de eigenaar hem terug.
Akkoord bij het voorstel bewaren
De verlader ontvangt een voorstel met prijs, aannames en voorwaarden en geeft daarin zijn akkoord. Dat akkoord blijft gekoppeld aan de afspraken, zodat planning en facturatie later precies weten wat er geldt. Vraagt de verlader om een aanpassing, dan ontstaat een nieuwe versie en blijft de oude zichtbaar.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De meeste koeriersdiensten hebben tarieven in een rekenblad, een routeplanner die afstanden geeft en een boekhoudpakket dat factureert. De offertesoftware neemt de tarieftabel over en haalt de afstand uit de routeplanner of een kaartdienst, zodat niemand kilometers schat. Afgesproken prijzen gaan door naar de planning en de facturatie in dezelfde software. De tarieven en kortingsregels zijn van de koeriersdienst; de verlader ziet alleen zijn eigen voorstel en de afspraken die daarbij horen.
Prijs per rit of per kilometer
Een vaste prijs per rit is duidelijk voor de verlader, maar wordt onrendabel als ritten vaker langer blijken dan gedacht. Een kilometerprijs volgt de werkelijkheid, maar maakt de factuur minder voorspelbaar. Veel koeriersdiensten kiezen voor een vaste prijs binnen een afgebakend gebied en een kilometerprijs daarbuiten. De offerte moet die grens zichtbaar maken.
Wachttijd inbegrepen of apart
Wie wachttijd inbegrijpt, moet die in de ritprijs verwerken en loopt risico bij verladers die nooit op tijd klaar zijn. Wie hem apart rekent, moet hem per stop kunnen aantonen. De keuze hangt af van hoe goed chauffeurs wachttijd vastleggen. Zonder registratie onderweg is apart rekenen vooral een bron van discussie.
Contracttarief of offerte per opdracht
Voor vaste verladers loont een contracttarief met afspraken over volume en vensters; voor losse opdrachten is een offerte per rit logischer. Beide vragen een andere opbouw. Het is verstandig te beginnen met de vorm waar nu de meeste tijd in gaat, en de andere daarna op dezelfde tarieftabel te laten rusten.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
Je tarieftabel, het ritprofiel met aannames en de prijsopbouw zetten we bij de start in de offertesoftware, samen met een offerte die de verlader online accordeert. Met je planner rekenen we vooraf twee aanvragen na: een wekelijkse ophaalronde zoals er veel binnenkomen, en een spoedrit in het weekend met verwachte wachttijd bij een distributiecentrum. Afgesproken prijzen doorzetten naar de planning en een lijst van offertes die nog openstaan, gaan aan wanneer je daar klaar voor bent.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we kortingen geven zonder dat de berekening onduidelijk wordt?
Ja. Een korting wordt als aparte regel met reden vastgelegd, bovenop de standaardberekening. Zo blijft zichtbaar wat de normale prijs was en waarom er is afgeweken. Bij verlenging van een contract zie je meteen of die korting nog steeds logisch is.
Hoe bepalen we de kilometers zonder te schatten?
De afstand komt uit een routeplanner of kaartdienst op basis van de werkelijke adressen. Je kiest zelf of je de terugrit meerekent of een vaste opslag hanteert. Die keuze staat in het voorstel, zodat de verlader begrijpt hoe het bedrag tot stand komt.
Wat als een verlader de offerte wil aanpassen?
Dan maak je een nieuwe versie van hetzelfde voorstel. De vorige blijft bewaard, met datum en de wijziging die is gevraagd. Bij een latere discussie kun je laten zien welke versie is geaccordeerd en welke aannames daarin stonden.
Kunnen toeslagen voor avond en weekend automatisch worden toegepast?
Ja, als de gewenste vensters in het ritprofiel staan. Valt een venster in de avond of het weekend, dan voegt de berekening de toeslag toe die in je tarieftabel staat. Je kunt hem handmatig weghalen, maar dat wordt dan vastgelegd als afwijking.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor koeriersdienstenEen aanvraagformulier voor koeriersdiensten dat pakketmaten, gewicht en ophaal- en aflevervensters uitvraagt, zodat de planner kan beoordelen of de rit haalbaar is.
- Digitale werkbonnen voor koeriersdienstenDigitale werkbonnen voor koeriersdiensten: elke ritopdracht met afleverinstructies, contactpersoon en afleverbewijs op het scherm van de chauffeur, en terug bij kantoor.
- Facturatiesoftware voor koeriersdienstenFacturatiesoftware voor koeriersdiensten die afgetekende ritten, wachttijd en toeslagen uit de eigen ritadministratie omzet in een controleerbare factuur per verlader, verstuurd met een betaallink.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor koeriersdiensten: ritprijzen opbouwen uit kilometers, wachttijd en toeslagen, met zichtbare aannames en akkoord in het voorstel.
- Ritprofiel en aannames vastleggen
- Prijs opbouwen uit vaste regels
- Akkoord bij het voorstel bewaren