Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor koeriersdiensten
Facturatiesoftware voor koeriersdiensten die afgetekende ritten, wachttijd en toeslagen uit de eigen ritadministratie omzet in een controleerbare factuur per verlader, verstuurd met een betaallink.
Waar facturen bij koeriersdiensten blijven liggen.
Aan het eind van de maand zit iemand bij een koeriersdienst ritlijsten, scannerexports en notities van chauffeurs naast elkaar te leggen om per verlader een factuur te maken. Wachttijd staat op een briefje, een extra stop is mondeling doorgegeven en een mislukte aflevering is wel of niet gerekend, afhankelijk van wie het verwerkt. Verladers betwisten regels die ze niet kunnen controleren, en ritten die niet zijn afgetekend worden vergeten of dubbel gefactureerd. Wie al betaald heeft, staat dan weer in een ander overzicht. Het resultaat is omzet die blijft liggen en een maandafsluiting die veel te lang duurt.
Facturatiesoftware voor koeriersdiensten
Voorbeeld- 1
Afgetekende ritten verzamelen
AfgerondRitten die zijn afgerond en nagelopen, staan al in de software en worden per verlader verzameld met de afgesproken prijs, het aantal stops en de vastgelegde toeslagen.
- 2
Afwijkingen van afspraken beoordelen
Nu bezigVoordat een factuur wordt gemaakt, toont de software wat afwijkt van de afspraken: wachttijd boven het inbegrepen deel, een extra stop, een mislukte poging die volgens contract wel of niet wordt gerekend.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeDe goedgekeurde regels worden een factuur met verwijzingen naar de ritten en de referenties van de verlader, en die gaat met een betaallink de deur uit.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Afgetekende ritten verzamelen
Ritten die zijn afgerond en nagelopen, staan al in de software en worden per verlader verzameld met de afgesproken prijs, het aantal stops en de vastgelegde toeslagen. Ritten die nog niet zijn afgetekend, staan apart, zodat ze niet stilletjes op de factuur belanden of juist vergeten worden. Bij elke regel zit het bewijs van de rit.
Afwijkingen van afspraken beoordelen
Voordat een factuur wordt gemaakt, toont de software wat afwijkt van de afspraken: wachttijd boven het inbegrepen deel, een extra stop, een mislukte poging die volgens contract wel of niet wordt gerekend. De administratie of planner beoordeelt die regels, past ze aan of schrapt ze, en de reden wordt bewaard.
Factuur met betaallink versturen
De goedgekeurde regels worden een factuur met verwijzingen naar de ritten en de referenties van de verlader, en die gaat met een betaallink de deur uit. Herinneringen gaan automatisch en per verlader zie je wat betaald is en wat nog openstaat. Een verlader met een vraag over een regel kan worden doorverwezen naar het bewijs van die rit.
Factureren vanuit dezelfde software.
Koeriersdiensten factureren nu meestal uit een los pakket of rekenblad, met ritgegevens uit een planbord of scannerexport. In de software staan de afgetekende ritten al, dus de ritregels worden niet meer met de hand overgenomen. Sommige verladers willen hun eigen ordernummer of kostenplaats op elke regel; dat komt vanaf de opdracht mee. Het btw-overzicht staat in dezelfde software, en je boekhouder kan meekijken of krijgt een export. De tariefafspraken blijven van de koeriersdienst.
Per rit of verzamelfactuur
Losse afzenders krijgen meestal per rit een factuur, vaste verladers een verzamelfactuur per week of maand. Een verzamelfactuur scheelt werk maar wordt lang en moeilijk te controleren. Een specificatie per rit als bijlage, met referentie en bewijs, maakt een verzamelfactuur controleerbaar zonder hem onleesbaar te maken.
Mislukte pogingen rekenen of niet
Sommige koeriersdiensten rekenen een mislukte aflevering als rit, andere alleen de herkansing, weer andere niets. Wat je ook kiest, het moet per verlader vastliggen en per rit herkenbaar zijn. Anders hangt het af van wie factureert, en dat levert discussie op met verladers die het verschil zien.
Toeslagen automatisch of na controle
Toeslagen automatisch doorzetten is snel, maar een verkeerd vastgelegde wachttijd komt dan zo op de factuur. Alles controleren kost tijd. Een tussenweg is toeslagen binnen de afspraken automatisch doorzetten en alleen afwijkingen ter beoordeling voorleggen, zodat de aandacht van de administratie gaat naar de plek waar het risico zit.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start staan je tariefafspraken per verlader klaar, met de regels voor wachttijd, extra stops en mislukte pogingen, zodat afgetekende ritten op de juiste factuur komen. Eén gewone maand van een vaste verlader rekenen we samen na, plus een lastig geval: een rit met een mislukte poging, extra wachttijd en een stop die achteraf is toegevoegd. Specificaties per rit als bijlage en losse facturen per rit voor eenmalige afzenders zet je aan wanneer dat nodig is.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Moeten we stoppen met ons huidige boekhoudpakket?
Nee. Facturen, betaallinks en herinneringen lopen via de software, en het btw-overzicht staat erbij. Je boekhouder kan meekijken of krijgt een export als CSV, zodat hij de administratie bijhoudt op de manier die hij gewend is. Voor de boekhouder verandert er weinig, terwijl niemand de ritregels nog overtypt.
Kan een verlader zien waarop een factuurregel is gebaseerd?
Ja, als je dat wilt. Elke regel verwijst naar de rit en het afleverbewijs. Die kun je als bijlage meesturen of laten zien in een klantportaal. Zo kan een verlader een regel controleren zonder dat hij jou hoeft te bellen.
Wat als een rit na facturatie nog wordt aangepast?
Dan wordt die rit niet stil gewijzigd op de verzonden factuur. De software maakt een correctieregel voor de volgende factuur of een creditnota, afhankelijk van wat je afspreekt. Zo blijft de gefactureerde versie herleidbaar en ziet de verlader waarom er iets verandert.
Hoe voorkomen we dat ritten dubbel worden gefactureerd?
Elke rit krijgt bij facturatie een status. Een rit die al op een factuur staat, kan niet nog een keer worden opgenomen. Wordt hij van een factuur gehaald voordat die verstuurd is, dan komt hij terug in de lijst van nog te factureren ritten, zodat hij ook niet verdwijnt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor koeriersdienstenOffertesoftware voor koeriersdiensten die kilometers, verwachte wachttijd en toeslagen in één voorstel zet, met de aannames erbij zodat een verlader weet waarop de prijs rust.
- Digitale werkbonnen voor koeriersdienstenDigitale werkbonnen voor koeriersdiensten: elke ritopdracht met afleverinstructies, contactpersoon en afleverbewijs op het scherm van de chauffeur, en terug bij kantoor.
- Website voor koeriersdienstenEen website voor koeriersdiensten die bezorgdiensten en serviceniveaus zo uitlegt dat een verlader vooraf weet welke dienst bij zijn zending past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor koeriersdiensten: afgetekende ritten en toeslagen per verlader gecontroleerd en gefactureerd, met betaallink en herinneringen.
- Afgetekende ritten verzamelen
- Afwijkingen van afspraken beoordelen
- Factuur met betaallink versturen