Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor kunsttransporteurs
Facturatiesoftware voor kunsttransporteurs die overgedragen objecten, gebouwde kisten, behandelingsuren en bijkomende kosten uit de zending omzet in een factuur die aansluit op de offerte.
Waar facturen bij kunsttransporteurs blijven liggen.
Bij kunsttransport is de factuur zelden gelijk aan de offerte. Een werk bleek een kist nodig te hebben, de wachttijd bij het museum liep op, een kist die mee terug zou komen bleef bij de opdrachtgever. Bij een tentoonstelling met veel werken wordt het uitzoeken welke objecten daadwerkelijk zijn overgedragen en welke kisten zijn gebouwd een klus op zich. Een registrar wil een factuur die hij kan verantwoorden per object of per tentoonstelling, en krijgt een totaalbedrag. Kunsttransporteurs lopen zo omzet mis op meerwerk dat niet is vastgelegd, en betalingen blijven hangen bij vragen die weken duren.
Facturatiesoftware voor kunsttransporteurs
Voorbeeld- 1
Objecten en kistwerk verzamelen
AfgerondOmdat offerte, werkbon en conditierapport al in dezelfde software staan, ziet kantoor na afronding per object of het is overgedragen, welke verpakking is gebruikt, welke kisten zijn gebouwd en hoeveel behandelingsuren zijn geschreven.
- 2
Verschillen met de offerte beoordelen
Nu bezigPer object zie je waar de uitvoering afwijkt van de offerte: een extra kist, meer uren, een werk dat niet is meegegaan.
- 3
Factuur met specificatie versturen
VolgendeDe factuur gaat naar de opdrachtgever met een betaallink en een specificatie per object of per tentoonstelling.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Objecten en kistwerk verzamelen
Omdat offerte, werkbon en conditierapport al in dezelfde software staan, ziet kantoor na afronding per object of het is overgedragen, welke verpakking is gebruikt, welke kisten zijn gebouwd en hoeveel behandelingsuren zijn geschreven. Wachttijd en extra kosten van de werkbon staan erbij, naast de geaccordeerde offerte.
Verschillen met de offerte beoordelen
Per object zie je waar de uitvoering afwijkt van de offerte: een extra kist, meer uren, een werk dat niet is meegegaan. Kantoor beoordeelt elke afwijking, past aan of laat vervallen, en legt de reden vast. Zo is de factuur verantwoord voordat hij de deur uitgaat.
Factuur met specificatie versturen
De factuur gaat naar de opdrachtgever met een betaallink en een specificatie per object of per tentoonstelling. De referentie van de opdrachtgever, zoals een projectnummer of bruikleennummer, staat erop. Blijft betaling uit, dan volgen herinneringen vanzelf, en de betaalstatus staat bij de zending.
Factureren vanuit dezelfde software.
Kunsttransporteurs factureren nu vaak los van de uitvoering, met gegevens uit offertes, werkbonnen en urenlijsten van de kistenwerkplaats die iemand overtypt. Hier komt de factuur uit dezelfde software als de offerte en de werkbon, met btw-overzicht en betaalstatus erbij. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export. Musea en galeries hebben vaak eigen eisen aan de factuur, zoals een projectnummer of kostenplaats; die worden vanaf de aanvraag meegenomen. Tarieven en afspraken blijven van de kunsttransporteur.
Factureren per zending of per project
Een losse zending wordt per keer gefactureerd. Een tentoonstelling met heen- en terugtransport kan als één project worden gefactureerd, met deelfacturen per fase. Per project geeft de registrar overzicht; per zending sluit beter aan bij de uitvoering. Spreek de vorm af bij de offerte, zodat beide partijen weten wanneer welke factuur komt.
Kisten verkopen of verhuren
Een maatwerkkist kan aan de opdrachtgever worden verkocht, of in eigendom blijven en worden verhuurd voor de duur van de bruikleen. Verkopen maakt de factuur eenvoudig; verhuren maakt hergebruik mogelijk. De keuze bepaalt hoe de kist op de factuur staat en wat er bij de retour gebeurt.
Uren nacalculeren of vast bedrag
Behandelingsuren nacalculeren volgt de werkelijkheid, maar maakt de factuur onvoorspelbaar voor de opdrachtgever. Een vast bedrag per object geeft zekerheid, maar kan bij een moeilijk werk tegenvallen. Een vast bedrag met een duidelijk omschreven uitzondering voor uitzonderlijke werken is een gangbare tussenvorm, die zekerheid geeft zonder het risico van een uitzonderlijk werk bij jou te leggen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Klaar bij de start: je tarieven voor kistbouw, behandelingsuren en vervoer, de specificatie per object als bijlage, de betaallink en de herinneringstermijnen. Twee zendingen rekenen we samen door voordat de eerste factuur vertrekt: die van een verzamelaar, en een tentoonstelling waarbij een extra kist is gebouwd en een werk toch niet is meegegaan. Deelfacturen per fase van een tentoonstelling en kistverhuur zet je aan wanneer je zo wilt factureren.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de factuur een specificatie per object bevatten?
Ja. De software zet per object de verpakking, de kist en de uren in een specificatie. Die gaat als bijlage mee met de factuur, zodat de registrar elk object kan verantwoorden zonder om uitleg te vragen.
Wat als een werk uiteindelijk niet is meegegaan?
Dan staat het object als niet overgedragen. Kantoor beslist of er toch kosten worden gerekend, bijvoorbeeld voor een al gebouwde kist, of dat het vervalt. De reden wordt vastgelegd, zodat de registrar kan zien waarom een object toch op de factuur staat.
Kunnen we kisten in rekening brengen die bij de opdrachtgever blijven?
Ja. Een kist die achterblijft voor de terugreis kan als verkoop of als verhuur op de factuur komen, afhankelijk van de afspraak. De voorraad laat zien welke kisten zijn achtergebleven en bij welke zending ze horen.
Hoe zien we of een museum al heeft betaald?
Bij elke factuur staat de betaalstatus. Een opdrachtgever die via de betaallink betaalt, staat direct op betaald; komt het geld per overschrijving, dan zet kantoor het zelf om. Openstaande facturen krijgen automatisch een herinnering, en de boekhouder kan meekijken of een export krijgen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor kunsttransporteursOffertesoftware voor kunsttransporteurs die kistbouw, behandelingsuren, verpakkingsmateriaal en vervoer samenbrengt in een voorstel waarin de opdrachtgever per object ziet wat er gebeurt.
- Digitale werkbonnen voor kunsttransporteursDigitale werkbonnen voor kunsttransporteurs met een objectkaart per werk: verpakking, behandeling, conditie bij vertrek en aankomst en een vastgelegde overdracht met handtekening.
- Website voor kunsttransporteursEen website voor kunsttransporteurs die verpakkingsvormen en transportdiensten uitlegt, van zachtverpakking tot maatwerkkist en begeleid transport, zodat galerie, museum of verzamelaar weet wat bij het object past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor kunsttransporteurs: objecten, kistwerk en uren per zending naast de offerte, verstuurd met betaallink en zichtbare betaalstatus.
- Objecten en kistwerk verzamelen
- Verschillen met de offerte beoordelen
- Factuur met specificatie versturen