Facturatiekoppeling voor montagelogistieke bedrijven
Een facturatiekoppeling voor montagelogistieke bedrijven die gemonteerde artikelen, toeslagen en restpunten per opdrachtgever samenbrengt in een controleerbaar factuurvoorstel.
Wat is belangrijk voor montagelogistieke bedrijven?
Montagelogistieke bedrijven factureren meestal per periode aan hun opdrachtgevers, met per order de geleverde en gemonteerde artikelen. Maar niet elke order is helemaal afgerond. Een kast die niet kon worden afgemaakt door een ontbrekend onderdeel, een tweede bezoek dat nodig was, extra montage die de consument ter plaatse vroeg: dat moet allemaal goed op de factuur komen. De administratie haalt het uit pakbonnen, appjes van de ploeg en de planning. Een winkel die een factuur krijgt voor volledige montage terwijl zijn klant belt over een half afgemaakte kast, betaalt niet en wil uitleg.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Gemonteerd werk per order verzamelen
Per opdrachtgever verzamelt de koppeling de afgeronde montagebonnen in de periode, met per artikel of het is gemonteerd, geplaatst of niet afgemaakt. De afgesproken prijs uit de offerte of prijslijst komt erbij, met etagekosten en toeslagen. Orders zonder aftekening blijven apart staan.
Restpunten en extra's beoordelen
Artikelen met een openstaand restpunt worden apart getoond: nog niet factureren, gedeeltelijk factureren of het tweede bezoek apart rekenen? Extra werk dat de consument ter plaatse vroeg, wordt beoordeeld: doorberekenen aan de winkel of aan de consument. Elke keuze wordt bij de order bewaard.
Conceptfactuur naar boekhouding
Goedgekeurde regels gaan als conceptfactuur naar het boekhoudpakket, met per order een specificatie. De opdrachtgever ziet bij elke regel het ordernummer uit zijn eigen systeem, zodat hij kan aansluiten. Versturen en betalingen volgen gebeurt in het boekhoudpakket. Een creditering wordt in dezelfde stroom voorbereid.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
De administratie werkt met een boekhoudpakket, prijslijsten per opdrachtgever en exports van de planning. De koppeling haalt gemonteerd werk en restpunten uit de montagebonnen, prijzen uit de offertes en prijslijsten, en levert conceptregels aan het boekhoudpakket. De opdrachtgever is eigenaar van zijn ordernummers; de planning van restpunten en tweede bezoeken; de administratie van de factuur. Creditnota's voor onvolledige montage worden in dezelfde stroom voorbereid.
Factureren na volledige oplevering of per bezoek
Pas factureren als alle restpunten zijn opgelost, voorkomt discussie, maar laat orders soms weken openstaan. Per bezoek factureren wat is gedaan, is sneller, maar vraagt duidelijke afspraken over wat een onvolledige montage kost. Veel bedrijven factureren het gemonteerde deel en het tweede bezoek apart. Die keuze leggen jullie per winkel vast.
Tweede bezoek doorberekenen of niet
Een tweede bezoek door een ontbrekend onderdeel van de winkel is iets anders dan een tweede bezoek door een fout van de ploeg. De oorzaak bepaalt wie betaalt. De koppeling toont de oorzaak bij het restpunt, zodat de administratie die afweging kan maken zonder na te vragen.
Extra werk via winkel of consument
Extra montage die de consument ter plaatse vraagt, kan via de winkel worden gefactureerd of rechtstreeks aan de consument. Via de winkel houdt de relatie eenvoudig, maar de winkel moet het wel doorberekenen. Rechtstreeks vraagt een betaalmoment ter plaatse of achteraf. Dat is per opdrachtgever een eigen afspraak.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Een eerste versie verzamelt per opdrachtgever de gemonteerde artikelen met prijs en toeslagen, toont restpunten en extra werk ter beoordeling en zet goedgekeurde regels als concept in het boekhoudpakket. We testen met een gewone opdrachtgever met volledig afgeronde orders en met een order waarbij een kast niet kon worden afgemaakt en een tweede bezoek volgde. Daarna volgen creditnota's en facturen aan consumenten voor extra werk.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenWat als een order deels is gemonteerd?
Dan toont de koppeling per artikel wat is gedaan en wat openstaat. De administratie kiest of het gemonteerde deel al wordt gefactureerd of dat de hele order wacht. Die keuze kan per opdrachtgever als standaard worden ingesteld, zodat het niet elke keer opnieuw hoeft.
Kunnen we per opdrachtgever een eigen factuuropbouw aanhouden?
Ja. Sommige winkels willen een factuur per order, andere een verzamelfactuur per week of maand met hun eigen ordernummers. Dat wordt per opdrachtgever vastgelegd, en de koppeling volgt die opbouw. Wijzigt een winkel zijn voorkeur, dan geldt die vanaf de volgende periode.
Hoe zien we welk geld er blijft liggen bij restpunten?
Een overzicht toont restpunten die niet worden gefactureerd, met de oorzaak. Zo is te zien hoeveel tweede bezoeken door ontbrekende onderdelen van de winkel komen en hoeveel door de eigen ploeg. Dat helpt in het gesprek met de opdrachtgever en bij het verbeteren van de eigen werkwijze.
Moeten we ons boekhoudpakket vervangen?
Nee. De koppeling levert conceptregels aan het pakket dat jullie al gebruiken, als dat facturen of regels kan ontvangen. Debiteurenbeheer en het versturen blijven daar. Lukt een directe koppeling niet, dan kan een export met vaste opbouw volstaan.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek facturatiekoppeling voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding