Buitenruimte en groen: Facturatiesoftware voor natuurbeheerbedrijven
Facturatiesoftware voor natuurbeheerbedrijven die beheerde oppervlakken, machine-inzet en afvoer per vak naast de offerte legt, zodat een factuur aansluit op wat werkelijk is uitgevoerd.
Waar facturen bij natuurbeheerbedrijven blijven liggen.
Factureren is voor natuurbeheerbedrijven vaak een avondklus aan het eind van het seizoen. Dan moeten werkbonnen, urenlijsten, weegbonnen van afvoer en de geaccordeerde offerte naast elkaar worden gelegd. Een vak dat deels is overgeslagen, een extra dag handwerk langs een oever of een afvoerrit die verder was dan begroot, moet allemaal uitgezocht worden. Opdrachtgevers zoals gemeenten en waterschappen willen bovendien vaak een factuur per project, per kostenplaats of met een verwijzing naar hun opdrachtnummer. Als dat ontbreekt, komt de factuur terug en schuift de betaling op.
Facturatiesoftware voor natuurbeheerbedrijven
Voorbeeld- 1
Uitvoering en offerte verzamelen
AfgerondPer opdracht staan de afgesloten werkbonnen, de geregistreerde uren en machine-inzet en eventuele afvoerbonnen naast de geaccordeerde offerte.
- 2
Verschillen per vak beoordelen
Nu bezigWaar uitvoering en offerte uiteenlopen, toont het systeem het verschil met de reden die de ploeg heeft opgegeven.
- 3
Factuur met verslag versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur uit met regels per vak of per maatregel, in de indeling die de opdrachtgever vraagt, en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Uitvoering en offerte verzamelen
Per opdracht staan de afgesloten werkbonnen, de geregistreerde uren en machine-inzet en eventuele afvoerbonnen naast de geaccordeerde offerte. Per vak is zichtbaar wat was afgesproken en wat is uitgevoerd. Opdrachtnummer, kostenplaats en contactpersoon van de opdrachtgever komen uit de aanvraag mee.
Verschillen per vak beoordelen
Waar uitvoering en offerte uiteenlopen, toont het systeem het verschil met de reden die de ploeg heeft opgegeven. De werkvoorbereider beslist per verschil: verrekenen als meerwerk, niet in rekening brengen of verschuiven naar een volgende uitvoering. Die keuze wordt bewaard, zodat een vraag van de opdrachtgever later te beantwoorden is.
Factuur met verslag versturen
Na beoordeling gaat de factuur uit met regels per vak of per maatregel, in de indeling die de opdrachtgever vraagt, en een betaallink. Het uitvoeringsverslag gaat als bijlage mee, zodat de opdrachtgever direct kan controleren. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij de opdracht.
Factureren vanuit dezelfde software.
Natuurbeheerbedrijven maken facturen nu vaak in een boekhoudpakket, los van werkbonnen en weegbonnen. Hier ontstaat de factuur uit dezelfde opdracht, met regels en bijlagen. Opdrachtgevers die via een inkoopportaal of met elektronische facturen werken, krijgen de factuur in dat formaat. De administratie is eigenaar van factuur en betaalstatus, de werkvoorbereiding van de onderbouwing per vak. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met het btw-overzicht.
Factureren per vak of per opdracht
Een factuur per vak is transparant en maakt het makkelijk om alleen het betwiste deel te bespreken. Maar voor een gemeente met tientallen vakken wordt dat een lange factuur. Factureren per opdracht met een specificatie als bijlage houdt de factuur kort en de onderbouwing beschikbaar. Vraag na wat je belangrijkste opdrachtgevers verwachten.
Tussentijds of na afronding
Bij grote of meerjarige opdrachten is het verstandig om tussentijds te factureren, bijvoorbeeld per uitgevoerde fase. Dat vraagt dat de status per vak betrouwbaar is. Bij kleine klussen is factureren na afronding eenvoudiger. De software kan beide, maar de afspraak daarover hoort al in de offerte te staan.
Meerwerk direct of verzameld
Meerwerk dat direct wordt voorgelegd, is vers in het geheugen van de opdrachtgever en makkelijker te accorderen. Verzameld meerwerk aan het eind voelt als een verrassing. Als de ploeg afwijkingen in het veld vastlegt en de werkvoorbereider ze snel beoordeelt, kun je meerwerk melden voordat de factuur er is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Verplichte referenties per opdrachtgever, de factuurindeling per vak of per maatregel, de betaallink en het herinneringsschema richten we bij de start in. Samen maken we de factuur van een gewone opdracht, en van een opdracht waarin een vak gedeeltelijk is uitgevoerd en er een extra afvoerrit was. Tussentijdse facturen per fase, elektronisch factureren naar opdrachtgevers die dat vragen en verslagen als bijlage zet je aan wanneer die opdrachten lopen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de factuur verwijzen naar het opdrachtnummer van een gemeente?
Ja. Het opdrachtnummer, de kostenplaats en andere verplichte referenties worden bij de aanvraag of het accorderen van de offerte vastgelegd en komen automatisch op de factuur. Ontbreekt een verplichte referentie, dan meldt de software dat voordat de factuur kan worden verstuurd.
Wat als een opdrachtgever een vak niet goedkeurt?
Dan kan dat vak los worden gehouden terwijl de rest wordt gefactureerd. Het gesprek wordt gevoerd met de werkbon, foto's en het verslag van dat vak erbij. Wat je besluit, wordt bij het vak opgeslagen, zodat het bij een volgende factuur of in het volgende jaar terug te vinden is.
Kunnen afvoerkosten op basis van weegbonnen worden doorbelast?
Ja, als de weegbonnen bij de opdracht worden geregistreerd, met gewicht en verwerker. De software vergelijkt de werkelijke afvoer met wat in de offerte was aangenomen en toont het verschil. Of je dat verschil doorbelast, hangt af van wat er in de offerte is afgesproken.
Moeten we van boekhoudpakket wisselen?
Nee. Facturen maak en verstuur je in deze software, met betaallink en herinneringen. Je boekhouder kijkt mee of krijgt een export van facturen en btw-overzicht. Bij de start bespreken we welke vorm voor je administratie het best werkt, zodat niemand dubbel hoeft in te voeren.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor natuurbeheerbedrijvenOffertesoftware voor natuurbeheerbedrijven die hectares, machine-inzet, afvoer en transport per beheervak berekent, zodat een opdrachtgever ziet welke aannames onder de prijs liggen.
- Digitale werkbonnen voor natuurbeheerbedrijvenDigitale werkbonnen voor natuurbeheerbedrijven waarin elke gebiedsopdracht met kaart en werkgrenzen naar de ploeg gaat en uitvoering, uren en bijzonderheden per beheervak terugkomen.
- Website voor natuurbeheerbedrijvenEen website voor natuurbeheerbedrijven die laat zien welke beheermaatregelen je uitvoert, op welk soort terrein en met welk materieel, zodat terreineigenaren gericht een vraag stellen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor natuurbeheerbedrijven: uitgevoerde vakken, machine-inzet en afvoer naast de offerte, verstuurd als factuur met betaallink.
- Uitvoering en offerte verzamelen
- Verschillen per vak beoordelen
- Factuur met verslag versturen