Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor palletdistributeurs
Facturatiesoftware voor palletdistributeurs die geleverde pallets, toeslagen, correcties en ruilverschillen per verlader verzamelt en verstuurt als verzamelfactuur met specificatie en betaallink.
Waar facturen bij palletdistributeurs blijven liggen.
Een palletdistributeur factureert meestal per periode per verlader, met tientallen of honderden zendingen op één factuur. Daarop horen de juiste palletplaatsen, regiotoeslagen, laadklep en levering op afspraak, plus de correcties na controle op de hub. Daarbij komen ruilverschillen: pallets die niet zijn teruggekomen en volgens afspraak worden doorberekend. Op kantoor worden exports uit het transportsysteem en een palletlijst in een spreadsheet samengevoegd. Een correctie van de hub raakt dan zoek, of een ruilverschil wordt twee keer berekend. De verlader belt over regels die hij niet kan herleiden, en de betaling blijft liggen tot die vragen zijn beantwoord.
Facturatiesoftware voor palletdistributeurs
Voorbeeld- 1
Zendingen en correcties verzamelen
AfgerondOmdat zendingen, afleverbewijzen en offertes al in dezelfde software staan, ziet kantoor per verlader alle afgeleverde zendingen van de periode met de geaccepteerde prijs of het contracttarief.
- 2
Ruilverschillen beoordelen
Nu bezigHet ruilsaldo per verlader ligt naast de afspraak: wordt een tekort doorberekend, verrekend met een volgende periode of opgehaald? De administratie ziet per verschil de onderliggende bonnen en beslist.
- 3
Verzamelfactuur versturen
VolgendeDe factuur gaat naar de verlader met een betaallink, een specificatie per zending en een aparte regel voor ruilverschillen.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Zendingen en correcties verzamelen
Omdat zendingen, afleverbewijzen en offertes al in dezelfde software staan, ziet kantoor per verlader alle afgeleverde zendingen van de periode met de geaccepteerde prijs of het contracttarief. Correcties na controle op de hub, zoals een hogere pallet of een extra laadklep, staan erbij met de reden. Zendingen zonder afleverbewijs blijven apart staan tot dat bewijs er is.
Ruilverschillen beoordelen
Het ruilsaldo per verlader ligt naast de afspraak: wordt een tekort doorberekend, verrekend met een volgende periode of opgehaald? De administratie ziet per verschil de onderliggende bonnen en beslist. Die beslissing wordt bewaard, zodat hetzelfde verschil niet nog eens op een factuur belandt.
Verzamelfactuur versturen
De factuur gaat naar de verlader met een betaallink, een specificatie per zending en een aparte regel voor ruilverschillen. In de bijlage is elke regel terug te voeren op een zending en een datum. Herinneringen gaan automatisch op de afgesproken termijnen, en per verlader zie je welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.
Factureren vanuit dezelfde software.
Nu werkt de administratie vaak met exports uit het transportsysteem of het netwerk, een lijst met palletsaldi en een boekhoudpakket waarin alles opnieuw wordt ingevoerd. Hier ontstaat de factuur in dezelfde software als zendingen, ruilsaldi en tarieven, met btw-overzicht en betaalstatus; draait de hub op een eigen transportsysteem, dan leest de software zendingen en correcties daaruit in. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export. De binnendienst blijft eigenaar van tarieven, de hub van correcties en de administratie van de factuur.
Specificatie op factuur of als bijlage
Alle zendingen als regels op de factuur maakt hem lang en onoverzichtelijk. Eén totaalregel met een specificatie als bijlage houdt de factuur kort, maar vraagt dat de bijlage goed aansluit. De meeste verladers willen de bijlage in een vorm die hun eigen administratie kan inlezen, zoals een CSV-bestand naast de leesbare versie.
Ruilverschil factureren of verrekenen
Een ruilverschil direct factureren maakt de kosten zichtbaar, maar kan de relatie onder druk zetten als het verschil door een ontvanger komt. Verrekenen met toekomstige ruil is vriendelijker, maar laat het saldo oplopen. De afspraak per verlader bepaalt de route, en de software volgt die bij elke factuur.
Correcties direct of na akkoord
Een correctie na controle op de hub direct factureren is consequent, maar kan verrassen. Eerst de verlader informeren en pas na akkoord factureren kost tijd, maar voorkomt discussie. Bij grote correcties is dat laatste vaak verstandiger. Kleine correcties kunnen direct mee, met de reden en foto als onderbouwing in de bijlage.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Wat er bij de start in de facturatie staat: de factuurperiode per verlader, je toeslagen en contracttarieven, de ruilafspraken, de specificatie als bijlage, de betaallink en de termijnen voor herinneringen. Voordat de eerste verzamelfactuur vertrekt, rekenen we een verlader zonder afwijkingen door en een verlader met een hoogtecorrectie en een openstaand ruilverschil. Een bijlage als CSV die verladers zelf kunnen inlezen en een overzicht van verrekende verschillen zet je aan als je dat nodig hebt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we per zending én per periode factureren?
Ja, per verlader kan worden ingesteld of er per zending of per periode wordt gefactureerd. Incidentele verladers krijgen dan een factuur per zending, vaste verladers een verzamelfactuur met specificatie. Wisselt een verlader van werkwijze, dan geldt de nieuwe instelling vanaf de volgende periode, zodat een lopende factuur niet half in de ene en half in de andere vorm terechtkomt.
Wat als een zending nog geen afleverbewijs heeft?
Dan staat hij in een aparte lijst en gaat hij niet mee in de factuur. De administratie ziet welke zendingen ontbreken en kan navragen bij de hub of het netwerk. Zo wordt niets gefactureerd wat nog niet aantoonbaar is afgeleverd.
Hoe voorkomen we dat ruilverschillen dubbel worden gefactureerd?
Elk verschil dat is gefactureerd of verrekend, wordt gemarkeerd in het saldo. Een volgend overzicht toont alleen nieuwe verschillen. Wil de administratie een eerder verschil opnieuw bekijken, dan is te zien wanneer en hoe het is afgehandeld.
Werkt dit naast de afrekening met ons netwerk?
Ja. De afrekening met het netwerk voor zendingen die partners voor jou bezorgen, blijft een eigen proces. De facturatie richt zich op je verladers. Wel kun je een zending die voor het netwerk is bezorgd gebruiken als bron voor een overzicht van wat je nog te ontvangen hebt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor palletdistributeursOffertesoftware voor palletdistributeurs die prijzen opbouwt uit palletplaatsen, palletformaat, regiotoeslagen en extra's zoals laadklep of levering op afspraak, met de aannames zichtbaar.
- Digitale werkbonnen voor palletdistributeursDigitale werkbonnen voor palletdistributeurs in de vorm van een zendingskaart met laadgegevens, die van hub tot ontvanger met de pallets meegaat en elke scan en afwijking vastlegt.
- Website voor palletdistributeursEen website voor palletdistributeurs die per palletdienst en dekkingsgebied uitlegt wat er mogelijk is, zodat verladers vooraf zien of hun zending in je netwerk past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor palletdistributeurs: pallets, toeslagen en ruilverschillen per verlader op één factuur, met betaallink en betaalstatus.
- Zendingen en correcties verzamelen
- Ruilverschillen beoordelen
- Verzamelfactuur versturen