Evenementen en verhuur: Klantportaal voor serviesverhuurders
Een klantportaal voor serviesverhuurders waarin klanten hun besteloverzicht, bezorg- en ophaalmomenten en retourinstructies zien, en tot een afgesproken datum zelf aantallen kunnen wijzigen.
Wat klanten van serviesverhuurders zelf willen zien.
Na de bevestiging van een serviesbestelling volgen bij serviesverhuurders vaak nog veel vragen. Klopt het aantal glazen nog nu er meer gasten komen? Hoe laat komt de bus? Moeten de borden afgespoeld terug en in welke krat gaan de dessertlepels? De klant zoekt de bevestigingsmail, belt het kantoor of stuurt een appje aan de chauffeur. Bij een cateraar met meerdere evenementen per week is helemaal niet meer te volgen welke bestelling bij welk adres hoort. Retourinstructies die alleen in de voorwaarden staan, worden zelden gelezen, en dat zie je terug in kratten vol losse bestek en natte servetten.
Klantportaal voor serviesverhuurders
Voorbeeld- 1
Bestellingen per klant bundelen
AfgerondDe klant ziet zijn eigen bestellingen, een cateraar al zijn evenementen in een lijst op datum.
- 2
Wijzigen tot de sluitdatum
Nu bezigTot een afgesproken datum kan de klant zelf aantallen verhogen of verlagen.
- 3
Retourinstructies op het juiste moment
VolgendeOp de dag van het evenement toont het portaal de retourinstructies voor die bestelling: wat vuil mag blijven, hoe glazen in de rekken gaan, waar linnen in moet en hoe laat de kratten klaar moeten staan.
Van uitnodiging tot akkoord.
Bestellingen per klant bundelen
De klant ziet zijn eigen bestellingen, een cateraar al zijn evenementen in een lijst op datum. Elke bestelling toont artikelen, aantallen, adres, bezorgvenster en ophaalmoment. Wie de bestelling namens iemand anders doet, zoals een weddingplanner, kan worden uitgenodigd zonder toegang tot andere bestellingen.
Wijzigen tot de sluitdatum
Tot een afgesproken datum kan de klant zelf aantallen verhogen of verlagen. Het portaal controleert of de extra stuks beschikbaar zijn en rondt af naar volle kratten. Na de sluitdatum kan de klant alleen nog een verzoek doen, dat de verkoper beoordeelt. Elke wijziging blijft zichtbaar in de geschiedenis van de bestelling.
Retourinstructies op het juiste moment
Op de dag van het evenement toont het portaal de retourinstructies voor die bestelling: wat vuil mag blijven, hoe glazen in de rekken gaan, waar linnen in moet en hoe laat de kratten klaar moeten staan. Een korte foto-uitleg per artikelgroep maakt het concreet.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Bevestigingen en retourregels sturen serviesverhuurders nu meestal per mail vanuit het verhuurpakket, met de voorwaarden als bijlage. Het portaal toont dezelfde bestelgegevens uit het verhuurpakket, maar dan actueel en per bestelling. Wijzigingen die de klant doet, gaan terug naar het verhuurpakket. De verhuurder blijft eigenaar van de beschikbaarheid en de retourregels, de klant van zijn aantallen tot de sluitdatum. Facturen kunnen in het portaal staan met hun betaalstatus, uit dezelfde software of ingelezen uit het boekhoudpakket.
Zelf wijzigen of via de verkoper
Klanten zelf aantallen laten wijzigen scheelt telefoontjes, maar vraagt een harde sluitdatum en een betrouwbare voorraadstand. Alles via de verkoper laten lopen houdt de controle bij jou, maar kost tijd in drukke weken. Zelf wijzigen tot een paar dagen voor het evenement, daarna alleen op verzoek, komt veel voor.
Instructies per artikel of algemeen
Algemene retourinstructies zijn snel gemaakt, maar worden vaak overgeslagen. Instructies per artikelgroep, zoals glaswerk, bestek en linnen, zijn specifieker en worden beter gevolgd. Het portaal kan alleen de instructies tonen die bij de gehuurde artikelen horen, zodat de klant niets hoeft te lezen over artikelen die hij niet heeft.
Portaal voor iedereen of voor vaste klanten
Een particulier die eenmalig huurt, heeft genoeg aan een persoonlijke link naar zijn bestelling. Een cateraar of feestlocatie die wekelijks bestelt, heeft meer aan een account met al hun evenementen, eerdere bestellingen en facturen. Het portaal ondersteunt beide vormen. Een particulier die vaker terugkomt, kan later alsnog een account krijgen met zijn eerdere bestellingen erin.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Klanten zien in het portaal hun bestellingen, wijzigen zelf tot de sluitdatum met een controle op beschikbaarheid, en vinden retourinstructies per artikelgroep. Voordat het live gaat, proberen we samen een particulier die een week voor het feest twintig gasten extra meldt, en een cateraar met drie evenementen in één weekend. Facturen in het portaal en uitnodigingen voor weddingplanners kun je daarna aanzetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de klant ook artikelen toevoegen die hij nog niet had?
Ja, tot de sluitdatum. Het portaal toont de artikelen die bij zijn collectie horen en controleert of ze op die datum vrij zijn. Een nieuw artikel wordt afgerond naar volle kratten en toegevoegd aan dezelfde bezorging. De verkoper ziet de wijziging in het overzicht.
Wat als een klant na de sluitdatum toch wil bijbestellen?
Dan doet hij een verzoek via het portaal. De verkoper beoordeelt of de extra stuks er zijn en of ze nog mee kunnen met de bezorging. Lukt dat, dan wordt de bestelling aangepast en ziet de klant het in het portaal. Zo blijft het verzoek bij de bestelling in plaats van in een losse mail.
Ziet de klant het bezorgvenster in het portaal?
Ja. Het afgesproken bezorgvenster en ophaalmoment staan bij elke bestelling. Verandert de planning, dan wordt het portaal bijgewerkt en krijgt de klant een bericht. Op de dag zelf kan het portaal tonen dat de bus onderweg is, als je dat wilt delen.
Helpt het portaal echt tegen slordig ingeleverde kratten?
Het helpt, maar lost het niet volledig op. Klanten krijgen de retourinstructies op het moment dat ze die nodig hebben, met foto's in plaats van een tekst in de voorwaarden. Dat maakt het makkelijker om het goed te doen. Wie het toch slordig inlevert, kan erop worden gewezen dat de instructies duidelijk zichtbaar waren.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor serviesverhuurdersDigitale werkbonnen voor serviesverhuurders met een telstaat per krat bij uitgifte en bij retour, zodat aantallen, breuk en vermissing per bestelling op één bon staan.
- Website voor serviesverhuurdersEen website voor serviesverhuurders die collecties, tafellinnen en verhuur per krat zo laat zien dat een gastheer of cateraar zelf kan inschatten wat er per couvert nodig is.
- Aanvraagformulier voor serviesverhuurdersEen aanvraagformulier voor serviesverhuurders dat gastenaantal, couvertkeuze, bezorgadres en ophaalmoment uitvraagt, zodat de aanvraag meteen in aantallen per krat te beoordelen is.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor serviesverhuurders: besteloverzicht, bezorgmoment en retourinstructies op één plek, met zelf aanpassen tot een vaste datum.
- Bestellingen per klant bundelen
- Wijzigen tot de sluitdatum
- Retourinstructies op het juiste moment