Digitale werkbonnen voor serviesverhuurders
Digitale werkbonnen voor serviesverhuurders met een telstaat per krat bij uitgifte en bij retour, zodat aantallen, breuk en vermissing per bestelling op één bon staan.
Wat is belangrijk voor serviesverhuurders?
Bij serviesverhuurders begint elke discussie over breuk bij de telling. Is er bij uitgifte echt een volle krat dinerborden meegegaan, of zaten er twee te weinig in? Een papieren paklijst wordt afgevinkt in het magazijn, maar wie de krat telde en wanneer, staat er zelden op. Bij retour telt een andere medewerker, vaak pas na het spoelen, en kan niet meer worden vastgesteld of een bord al gebarsten was of in de spoelstraat brak. De klant tekent bij aflevering voor een aantal kratten, niet voor de inhoud. Zonder sluitende telstaat is elke breukregel op de factuur een kwestie van vertrouwen.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Krat tellen bij uitgifte
In het magazijn telt een medewerker elke krat bij het klaarzetten en vinkt op de werkbon af wat erin zit, met naam en tijdstip. Afwijkende kratten, bijvoorbeeld een halve krat soepkommen, worden apart genoteerd. De bon toont per artikel hoeveel stuks er de deur uit gaan.
Overdracht bij de klant vastleggen
Bij aflevering tekent de klant op de telefoon van de chauffeur voor het aantal kratten en rekken. Wil de klant zelf natellen, dan kan dat binnen een afgesproken tijd en meldt hij een verschil via een link. De chauffeur maakt een foto van de gestapelde kratten op de afleverplek.
Retour tellen voor het spoelen
Bij retour telt het magazijn per krat wat er terug is, vóór het spoelen. Gebroken stukken worden apart gelegd en gefotografeerd, ontbrekende stukken genoteerd. Breuk die pas in de spoelstraat ontstaat, krijgt een eigen markering, zodat die niet bij de klant terechtkomt.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
De meeste serviesverhuurders printen een paklijst uit het verhuurpakket en tellen met pen en klembord. De digitale werkbon gebruikt dezelfde paklijst, maar laat de telling op een tablet of telefoon gebeuren. Scanners voor kratlabels kunnen worden gebruikt als die er al zijn. Het magazijn is eigenaar van de telling, de chauffeur van de overdracht, kantoor van de afspraken met de klant. De afgeronde bon gaat terug naar het verhuurpakket en de facturatie.
Elke krat tellen of steekproeven
Elke krat tellen bij uitgifte en retour is sluitend, maar kost veel tijd op drukke dagen. Steekproeven zijn sneller, maar geven bij een breukdiscussie minder houvast. Veel verhuurders tellen glaswerk en duur servies altijd en doen bij eenvoudige borden en bestek een steekproef, tenzij een klant breuk betwist.
Retour tellen voor of na spoelen
Tellen voor het spoelen laat zien wat de klant werkelijk heeft teruggebracht, maar is vies en traag werk. Tellen na het spoelen gaat sneller, maar mengt breuk van de klant met breuk in de spoelstraat. Een korte telling van glaswerk en een visuele controle van borden voor het spoelen is een gangbaar compromis.
Klant telt mee of vertrouwt de bon
Een klant die bij aflevering meetelt, accepteert later sneller een breukregel. Maar bij een feest heeft niemand tijd om kratten na te tellen. Een tussenvorm is een korte termijn waarin de klant een verschil mag melden, waarna de telling van het magazijn geldt. Die termijn staat al op de bevestiging, zodat niemand erdoor wordt verrast.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Eerst komt de werkbon met telstaat bij uitgifte, aftekenen bij aflevering, retourtelling voor het spoelen en foto's van breuk. We proberen dat uit met een gewone bestelling die compleet terugkomt en met een bestelling waarbij de klant meldt dat er bij aflevering een rek wijnglazen te weinig was. Kratlabels scannen en een aparte bon voor tafellinnen komen daarna. Ook een overzicht van tellers per dag kan dan mee.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenKost digitaal tellen niet meer tijd dan op papier?
Het tellen zelf duurt ongeveer even lang, maar het overnemen van papier in het systeem valt weg. Bovendien hoeft niemand achteraf te zoeken wie welke krat telde. Bij retour scheelt het vooral tijd als er breuk is, omdat foto en aantal meteen bij de bestelling staan.
Kan de klant bij aflevering melden dat er iets ontbreekt?
Ja. De klant krijgt bij aflevering een link waarmee hij binnen een afgesproken tijd een verschil kan melden, met een foto als dat lukt. Die melding komt bij de werkbon terecht. Daarna geldt de telling van het magazijn, zodat er geen discussie meer ontstaat na het feest.
Hoe houden we breuk in de spoelstraat apart?
Wie in de spoelstraat breuk vindt, meldt dat op de werkbon met een eigen code. Die breuk telt niet mee voor de klant. Zo zien jullie ook hoeveel er intern sneuvelt, wat nuttig is als de spoelmachine of de manier van stapelen meer schade veroorzaakt dan nodig.
Werkt dit ook voor tafellinnen?
Ja, met een eigen telling: aantal stuks per maat en kleur bij uitgifte, en bij retour of het linnen droog, nat of met vlekken terugkomt. Vlekken die niet meer uit de was gaan, worden met foto vastgelegd. Linnen gaat vaak naar een externe wasserij, dus die telling sluit aan op wat de wasserij terugstuurt.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek digitale werkbonnen voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding