Evenementen en verhuur: Klantportaal voor photoboothverhuurders
Een klantportaal voor photoboothverhuurders waar klanten hun ontwerpvoorbeelden goedkeuren, gebruiksinstructies terugvinden en na het event hun foto's ophalen.
Wat klanten van photoboothverhuurders zelf willen zien.
Tussen boeking en event gaan bij photoboothverhuurders veel berichten heen en weer over het ontwerp. Een eerste voorbeeld per mail, een reactie met drie wijzigingen, een tweede voorbeeld dat de getuige ziet maar het bruidspaar niet, en een akkoord dat ergens in een appje staat. Bij bedrijven moet marketing het logo goedkeuren terwijl de officemanager de boeking regelt. Daarnaast vragen klanten die de booth zelf ophalen of zonder begeleider gebruiken om instructies, die nu als losse pdf rondgaan. Na het event wil iedereen de foto's, maar de link staat in een mail die een week later niemand meer kan vinden.
Klantportaal voor photoboothverhuurders
Voorbeeld- 1
Toegang per boeking
AfgerondDe klant krijgt toegang tot zijn eigen boeking, eventueel met extra personen zoals een getuige of een collega van marketing.
- 2
Voorbeelden en instructies tonen
Nu bezigIn het portaal staan de ontwerpvoorbeelden met versie, de afspraken over tijden en locatie en de gebruiksinstructies voor het gekozen model.
- 3
Reacties en galerij koppelen
VolgendeEen reactie op een ontwerp komt als taak bij de ontwerper, met de opmerking van de klant bij de juiste versie.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per boeking
De klant krijgt toegang tot zijn eigen boeking, eventueel met extra personen zoals een getuige of een collega van marketing. Per persoon bepaal je of die alleen kan meekijken of ook mag goedkeuren. Zo is duidelijk wie het laatste woord heeft over het ontwerp, en ziet iedereen dezelfde versie.
Voorbeelden en instructies tonen
In het portaal staan de ontwerpvoorbeelden met versie, de afspraken over tijden en locatie en de gebruiksinstructies voor het gekozen model. De klant kan per voorbeeld reageren of akkoord geven. Wat nog openstaat, zoals de definitieve tekst of een logo in hogere resolutie, staat bovenaan met de datum waarop het binnen moet zijn.
Reacties en galerij koppelen
Een reactie op een ontwerp komt als taak bij de ontwerper, met de opmerking van de klant bij de juiste versie. Na goedkeuring is het ontwerp vastgelegd. Na het event verschijnt de digitale galerij in hetzelfde portaal, zodat de klant de foto's vindt waar hij ook het ontwerp goedkeurde.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Klanten krijgen nu een bevestiging per mail, ontwerpen als bijlage en een galerijlink achteraf, vaak vanuit de software van de booth. Het portaal toont wat uit je boeking en ontwerpproces komt; jij blijft eigenaar van boekingsgegevens en sjablonen. De galerij kan blijven draaien in de software die je nu gebruikt, met een link vanuit het portaal of door die software aan te sluiten. Gebruiksinstructies beheer je per model, zodat een update meteen bij alle klanten zichtbaar is.
Ontwerpen in portaal of in mail
Mail is vertrouwd en snel, maar versies en reacties raken verspreid. In het portaal staan alle versies bij elkaar met reacties en akkoord. Een tussenvorm is een mail met een link naar het portaal bij elk nieuw voorbeeld, zodat de klant niet zelf hoeft te onthouden waar hij moet kijken.
Aantal correctierondes beperken of niet
Onbeperkt wijzigen voelt klantvriendelijk, maar een ontwerper kan er uren aan kwijt zijn. Een vast aantal rondes in het pakket, met meerwerk daarboven, maakt verwachtingen helder. Het portaal telt de rondes, zodat je niet zelf hoeft bij te houden hoe vaak een klant al heeft gereageerd.
Galerij openbaar of afgeschermd
Een openbare galerijlink is makkelijk te delen met gasten, maar iedereen met de link ziet alle foto's. Een afgeschermde galerij met code of inlog geeft meer privacy, wat bij bedrijfsevents en sommige bruiloften belangrijk is. Laat de klant kiezen en leg die keuze vast bij de boeking.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Per boeking ziet de klant ontwerpvoorbeelden met reactie en akkoord en gebruiksinstructies per model. Voordat het portaal live gaat, proberen we samen een gewone bruiloft, en een bedrijfsevent waar marketing en de officemanager tegenstrijdige reacties op het ontwerp geven. De galerij in het portaal, een overzicht van correctierondes en instructies voor zelf ophalen met foto's van transport en aansluiten kun je later aanzetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen gasten ook in het portaal?
Gasten krijgen geen toegang tot de boeking. Na het event kan de klant wel een galerijlink delen, al dan niet afgeschermd. Zo blijven ontwerp, afspraken en factuur tussen jou en de klant, en kunnen gasten toch hun foto's terugvinden.
Wat gebeurt er als de klant niet op tijd goedkeurt?
Het portaal herinnert de klant voor de uiterste datum. Gebeurt er niets, dan zie je dat en kun je contact opnemen. Is het event dichtbij, dan kun je met de laatst voorgestelde versie werken en dat vastleggen, zodat later duidelijk is waarom die is gebruikt.
Hoe lang blijven de foto's beschikbaar?
Dat bepaal je zelf. Het portaal toont hoe lang de galerij openstaat en waarschuwt de klant voordat die sluit. Wil een klant de foto's langer bewaren, dan kan hij ze downloaden. De bewaartermijn spreek je af in de voorwaarden van het pakket.
Kan een klant de gebruiksinstructies vooraf lezen?
Ja. Zodra het model is bevestigd, ziet de klant de instructies in het portaal: hoe de booth aangaat, hoe je papier wisselt als dat nodig is en wie je belt bij een storing. Bij zelf ophalen staan er ook instructies voor transport en terugbrengen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurdersDigitale werkbonnen voor photoboothverhuurders waarin de goedgekeurde printtemplate, de opbouwinstructie en de afspraken met de klant bij de booth en de begeleider liggen.
- Website voor photoboothverhuurdersEen website voor photoboothverhuurders die boothmodellen en printpakketten zo naast elkaar zet dat een bezoeker begrijpt welke booth bij zijn feest en ruimte past.
- Aanvraagformulier voor photoboothverhuurdersEen aanvraagformulier voor photoboothverhuurders dat eventdatum, locatie en de eerste wensen voor het printontwerp ophaalt, zodat een boeking meteen aan het juiste ontwerp hangt.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor photoboothverhuurders: ontwerpvoorbeelden goedkeuren, gebruiksinstructies en eventafspraken inzien en na afloop de galerij openen.
- Toegang per boeking
- Voorbeelden en instructies tonen
- Reacties en galerij koppelen