Evenementen en verhuur: Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurders
Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurders waarin de goedgekeurde printtemplate, de opbouwinstructie en de afspraken met de klant bij de booth en de begeleider liggen.
Wat er op een werkbon voor photoboothverhuurders hoort.
Het pijnlijkste moment voor photoboothverhuurders is een booth die op het feest de verkeerde print uitdraait: de namen van een ander bruidspaar, de datum van vorige week of een logo in de verkeerde kleur. Dat gebeurt als het sjabloon op een laptop wordt klaargezet zonder te controleren of het de goedgekeurde versie is. Ook wat er op de locatie is afgesproken, zoals een stopcontact achter het podium of de booth pas aanzetten na de speeches, komt niet altijd bij de chauffeur of begeleider aan. Na afloop moet de printteller worden genoteerd en moeten storingen worden gemeld, maar dat gebeurt vaak niet of op een papiertje.
Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurders
Voorbeeld- 1
Booth klaarmaken met juist sjabloon
AfgerondVoor elk event krijgt de werkbon de goedgekeurde printtemplate, met de datum van goedkeuring en wie akkoord gaf.
- 2
Opbouw en draaien vastleggen
Nu bezigOp de locatie ziet de chauffeur of begeleider de opbouwinstructie, de contactpersoon en de afspraken over tijden.
- 3
Afsluiten met stand en storingen
VolgendeBij het afbouwen worden de eindstand van de printteller, ontbrekende rekwisieten en eventuele schade vastgelegd.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Booth klaarmaken met juist sjabloon
Voor elk event krijgt de werkbon de goedgekeurde printtemplate, met de datum van goedkeuring en wie akkoord gaf. Bij het klaarmaken controleert de medewerker met een testprint of het sjabloon overeenkomt en vinkt dat af. Een sjabloon dat na goedkeuring nog is gewijzigd, wordt gemarkeerd zodat niemand per ongeluk een oude versie meeneemt.
Opbouw en draaien vastleggen
Op de locatie ziet de chauffeur of begeleider de opbouwinstructie, de contactpersoon en de afspraken over tijden. Bij het opbouwen worden een foto van de opstelling en de beginstand van de printteller vastgelegd. Tijdens het event noteert de begeleider bijzonderheden, zoals een papierwissel, een verlenging of een storing met de duur ervan.
Afsluiten met stand en storingen
Bij het afbouwen worden de eindstand van de printteller, ontbrekende rekwisieten en eventuele schade vastgelegd. De klant of contactpersoon bevestigt de eindtijd. Die gegevens gaan terug naar kantoor voor facturatie en onderhoud. Een storing tijdens het event wordt automatisch een melding voor wie de booths onderhoudt.
Geen papier en losse foto's meer.
Begeleiders werken nu vaak met een appbericht met adres en tijden, en het sjabloon staat op een gedeelde map of usb-stick. De werkbon draait op de telefoon van de chauffeur of begeleider, of op een tablet die bij de booth hoort. Het goedgekeurde sjabloon blijft van kantoor: de begeleider kan haar bekijken en testen, maar niet wijzigen. Wat ter plekke wordt ingevuld, zoals printteller en storingen, wordt pas definitief na controle door kantoor.
Sjabloon vooraf laden of ter plekke
Het sjabloon vooraf op de booth laden en testen geeft zekerheid, maar maakt een wijziging op het laatste moment lastig. Ter plekke laden geeft flexibiliteit, maar vraagt om verbinding en een begeleider die weet wat hij doet. Vooraf laden met een controle bij aankomst is voor de meeste events de veiligste keuze.
Printteller of digitale telling
De printteller in de printer is betrouwbaar voor het aantal prints, maar telt testprints en vastgelopen vellen mee. De software van de booth kan sessies en prints apart tellen. Beide vastleggen geeft een eerlijk beeld bij discussie over extra prints, en laat zien hoeveel papier aan storingen verloren gaat.
Begeleider of zelfstandige booth
Met een begeleider is er altijd iemand die de werkbon invult en storingen oplost. Bij een zelfstandige booth moet de chauffeur bij opbouw en afbouw alles vastleggen, en moet de klant een storing kunnen melden. De werkbon past zich aan: met een begeleider meer vastleggen tijdens het event, zonder vooral bij aankomst en vertrek.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
Op de werkbon staan het goedgekeurde sjabloon, de testprintcontrole, opbouwinstructie, printteller en storingsmelding. Samen lopen we een gewone bruiloft met begeleider door, en een bedrijfsevent waarbij het logo na goedkeuring nog is aangepast. Printteller en verlenging die meegaan naar de factuur, en storingen die bij het onderhoud van de booth landen, zet je aan zodra de begeleiders aan de bon gewend zijn.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe voorkomen we dat een oud sjabloon meegaat?
Elk sjabloon heeft een versie en een goedkeuringsmoment. De werkbon toont alleen de goedgekeurde versie en vraagt om een testprint bij het klaarmaken. Is het sjabloon daarna nog gewijzigd, dan ziet de medewerker een waarschuwing en moet de nieuwe versie eerst opnieuw worden goedgekeurd.
Kan de begeleider een storing direct melden?
Ja, met een korte omschrijving, de duur en zo nodig een foto. De melding gaat naar kantoor en naar wie het onderhoud doet. Kan de begeleider het zelf oplossen, dan noteert hij wat hij deed, zodat het patroon later zichtbaar wordt.
Wat als de klant ter plekke de tekst wil wijzigen?
Een wijziging ter plekke kan alleen als je dat toestaat, bijvoorbeeld een kleine tekstaanpassing door de begeleider. De werkbon legt dan vast wie het vroeg en wat er veranderde. Grotere wijzigingen wijs je af of voer je pas door na overleg met kantoor.
Werkt de werkbon zonder internet op de locatie?
Ja. De werkbon en het sjabloon worden vooraf geladen en alles wat de begeleider invult, wordt bewaard tot er weer verbinding is. Alleen het direct delen van foto's naar een online galerij wacht dan tot het event voorbij is of er weer bereik is.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor photoboothverhuurdersOffertesoftware voor photoboothverhuurders die huurduur, printvolume, bezorging en extra's in één voorstel zet, met de aannames zichtbaar voor de klant.
- Planningssoftware voor photoboothverhuurdersPlanningssoftware voor photoboothverhuurders die booths, bezorgbusjes en begeleiders per event verdeelt, zodat een boeking alleen wordt bevestigd als booth en bezorging allebei rond zijn.
- Klantportaal voor photoboothverhuurdersEen klantportaal voor photoboothverhuurders waar klanten hun ontwerpvoorbeelden goedkeuren, gebruiksinstructies terugvinden en na het event hun foto's ophalen.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurders: goedgekeurde printtemplate, opbouw en eventafspraken bij de booth, met printteller en storingen vastgelegd.
- Booth klaarmaken met juist sjabloon
- Opbouw en draaien vastleggen
- Afsluiten met stand en storingen