Evenementen en verhuur: Planningssoftware voor photoboothverhuurders
Planningssoftware voor photoboothverhuurders die booths, bezorgbusjes en begeleiders per event verdeelt, zodat een boeking alleen wordt bevestigd als booth en bezorging allebei rond zijn.
Wat de planning bij photoboothverhuurders lastig maakt.
Bij photoboothverhuurders is een booth beschikbaar als hij niet geboekt is, denk je. Maar een spiegelbooth die zaterdagavond op een bruiloft staat, komt pas zondagochtend terug en moet dan eerst worden schoongemaakt en gecontroleerd voordat hij zondagmiddag weer weg kan. Bezorgbusjes rijden naar meerdere locaties op één dag, en een booth die om vier uur moet staan maar pas om half vier binnen mag, laat weinig ruimte. Begeleiders zijn vaak flexkrachten. Als de agenda alleen booths per datum toont, zonder bezorging, ophalen en tussenliggende controle, worden er boekingen bevestigd die op de dag zelf niet lukken.
Planningssoftware voor photoboothverhuurders
Voorbeeld- 1
Inzet per event bepalen
AfgerondUit de bevestigde offerte volgt welk model, of er een begeleider nodig is en wanneer de booth moet draaien.
- 2
Booths en ritten verdelen
Nu bezigDe planner ziet per dag welke booths beschikbaar zijn, rekening houdend met terugkomst en controle, en welke busjes en chauffeurs vrij zijn.
- 3
Bevestigen en bijsturen
VolgendeChauffeurs en begeleiders krijgen per event het adres, de aanvoertijd, de contactpersoon en de opbouwinstructie.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Inzet per event bepalen
Uit de bevestigde offerte volgt welk model, of er een begeleider nodig is en wanneer de booth moet draaien. Daarbij komen het bezorgmoment, de opbouwtijd, het ophaalmoment en de tijd die nodig is om de booth daarna klaar te maken. Zo bestaat elk event uit meerdere blokken in plaats van één datum.
Booths en ritten verdelen
De planner ziet per dag welke booths beschikbaar zijn, rekening houdend met terugkomst en controle, en welke busjes en chauffeurs vrij zijn. Een rit langs meerdere locaties wordt samengesteld zodat opbouwtijden haalbaar zijn. Botst een bezorging met een ophaalmoment, dan ziet de planner dat voordat de boeking wordt bevestigd.
Bevestigen en bijsturen
Chauffeurs en begeleiders krijgen per event het adres, de aanvoertijd, de contactpersoon en de opbouwinstructie. Valt een booth uit door een defect, dan ziet de planner welke boekingen dat raakt en welk vervangend model beschikbaar is. Verschuift een locatie de aanvoertijd, dan wordt zichtbaar welke ritten daardoor schuiven.
Naast je agenda en je team.
Planning gebeurt nu vaak in een boekingsagenda die per booth laat zien of hij geboekt is, met ritten in een gedeelde agenda of een rekenblad. Jij bent eigenaar van de boekingen en de verdeling; chauffeurs en begeleiders zien alleen hun eigen ritten en diensten. We kunnen de boekingsagenda als bron gebruiken en ritten en controles erbij plannen. Gehuurde busjes of extra booths van een collega-verhuurder neem je op als middel met eigen beschikbaarheid.
Zelf bezorgen of laten ophalen
Zelf bezorgen en opbouwen geeft controle over hoe de booth staat en werkt, maar kost een bus en een chauffeur per event. Klanten de booth laten ophalen kan bij compacte modellen en scheelt ritten, maar vraagt om goede instructies en een stevige transportkist. Veel verhuurders doen het eerste voor bruiloften en het tweede voor kleine feesten.
Strakke rondes of ruime marges
Een rit met vier bezorgingen op één middag is efficiënt, maar één file of een lift die niet werkt laat de rest uitlopen. Ruimere marges kosten meer ritten maar geven rust. De planning laat per rit zien hoeveel speling er is, zodat je bewust kiest in plaats van achteraf brandjes blust.
Booths dubbel boeken met reserve
Sommige verhuurders bevestigen meer events dan booths, omdat er altijd een annulering komt. Dat werkt tot het een keer niet werkt. Een reservebooth die niet geboekt kan worden, of een afspraak met een collega-verhuurder, geeft zekerheid bij een defect. De planning maakt dat risico per datum zichtbaar.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
De planning staat klaar met blokken per event, het verdelen van booths, busjes en begeleiders en de bevestiging naar chauffeurs. Voor de livegang doorlopen we samen een gewoon weekend met vier events, en een zaterdag waarop een booth vlak voor vertrek een printerdefect heeft. Ritten over meerdere locaties, werkelijke bezorgtijden voor de factuur en gehuurde booths van collega's kunnen er later bij.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we schoonmaak en controle tussen events plannen?
Ja. Na elke terugkomst volgt een blok voor schoonmaken, papier en inkt aanvullen en een testprint. Pas daarna is de booth weer beschikbaar in de planning. Zo voorkom je dat een booth die nog vol rekwisieten van gisteren staat, al aan een nieuwe boeking wordt toegewezen.
Hoe plannen we events op meerdere dagen?
Een beurs of festival van meerdere dagen wordt één boeking met een booth die tussendoor blijft staan. De planning toont de booth als bezet voor de hele periode, en eventuele dagelijkse controles of papierwissels door een begeleider worden als aparte taken ingepland.
Zien chauffeurs ook het printontwerp?
Dat is meestal niet nodig. Chauffeurs zien adres, tijden, opbouwinstructie en contactpersoon. Of het juiste sjabloon op de booth staat, wordt gecontroleerd voordat de booth vertrekt. Wil je dat de chauffeur ter plekke een testprint laat zien, dan kan dat als stap in de opbouw.
Wat als de klant de eventdatum verschuift?
Dan wordt de boeking opnieuw gepland op de nieuwe datum, en ziet de planner direct of het gewenste model en een bezorgmoment beschikbaar zijn. Is dat niet zo, dan kun je een ander model voorstellen voordat de nieuwe datum wordt bevestigd.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurdersDigitale werkbonnen voor photoboothverhuurders waarin de goedgekeurde printtemplate, de opbouwinstructie en de afspraken met de klant bij de booth en de begeleider liggen.
- Website voor photoboothverhuurdersEen website voor photoboothverhuurders die boothmodellen en printpakketten zo naast elkaar zet dat een bezoeker begrijpt welke booth bij zijn feest en ruimte past.
- Aanvraagformulier voor photoboothverhuurdersEen aanvraagformulier voor photoboothverhuurders dat eventdatum, locatie en de eerste wensen voor het printontwerp ophaalt, zodat een boeking meteen aan het juiste ontwerp hangt.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor photoboothverhuurders: booths, bezorgritten en begeleiders per event ingepland, met botsingen en krappe opbouwtijden vooraf zichtbaar.
- Inzet per event bepalen
- Booths en ritten verdelen
- Bevestigen en bijsturen