Evenementen en verhuur: Offertesoftware voor photoboothverhuurders
Offertesoftware voor photoboothverhuurders die huurduur, printvolume, bezorging en extra's in één voorstel zet, met de aannames zichtbaar voor de klant.
Waar offertes voor photoboothverhuurders op vastlopen.
Een offerte bij photoboothverhuurders lijkt eenvoudig: een model, een pakket, een datum. In de praktijk hangt de prijs af van meer: hoeveel uur de booth draait, of er onbeperkt geprint wordt, hoe ver de locatie is, of er een begeleider bij moet en of de klant een eigen achtergrond wil. Bij onbeperkt printen bepaalt het aantal gasten hoeveel papier en inkt er doorheen gaat, en bij een groot bedrijfsfeest kan dat oplopen. Wordt de offerte uit een standaardlijst geplakt, dan blijven reiskosten en extra opbouwtijd vaak liggen. Verandert de klant de huurduur, dan moet iemand de hele offerte opnieuw controleren.
Offertesoftware voor photoboothverhuurders
Voorbeeld- 1
Uitgangspunten uit de aanvraag
AfgerondDe offerte neemt model, datum, locatie, huurduur en het verwachte aantal gasten over uit de aanvraag.
- 2
Kosten per onderdeel uitrekenen
Nu bezigHuur, prints, bezorging en extra's worden apart berekend.
- 3
Voorstel laten accorderen
VolgendeDe klant krijgt een voorstel met model, pakket, tijden en wat er gebeurt bij verlenging of extra prints.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Uitgangspunten uit de aanvraag
De offerte neemt model, datum, locatie, huurduur en het verwachte aantal gasten over uit de aanvraag. Daarbij kies je een printpakket en vul je aan wat ontbreekt, zoals een begeleider of een eigen achtergrond. Elke aanname, zoals het geschatte printvolume, staat zichtbaar zodat duidelijk is waar de prijs op rust.
Kosten per onderdeel uitrekenen
Huur, prints, bezorging en extra's worden apart berekend. Het printvolume volgt uit het aantal gasten en de huurduur, met een grens bij pakketten met een vast aantal prints. Reistijd en opbouw komen uit de afstand en de bijzonderheden van de locatie. Zo zie je meteen welk onderdeel de prijs omhoog duwt.
Voorstel laten accorderen
De klant krijgt een voorstel met model, pakket, tijden en wat er gebeurt bij verlenging of extra prints. Hij geeft akkoord in hetzelfde document. Een wijziging in huurduur of locatie levert een nieuwe versie op met het verschil zichtbaar, zodat er geen discussie ontstaat over welke prijs gold.
Naast je calculatie en prijslijsten.
Verhuurders maken offertes nu vaak in een boekingssysteem met vaste pakketten, of in een rekenblad met een prijslijst ernaast. We nemen je pakketten, tarieven en reiskostenregels over als uitgangspunt. Je blijft die zelf beheren; de offerte rekent alleen. Na akkoord gaat de boeking door naar de planning en de printtemplate, en later naar de facturatie, zodat bedragen en tijden niet opnieuw worden ingevoerd.
Onbeperkt printen of vast aantal
Onbeperkt printen verkoopt goed omdat het zorgeloos klinkt, maar bij een druk feest kun je veel papier en inkt verbruiken. Een vast aantal prints met een prijs per extra print is voorspelbaarder voor jou en duidelijker voor de klant. De offerte laat het verwachte volume zien, zodat de keuze voor beide partijen onderbouwd is.
Reiskosten per kilometer of zones
Per kilometer rekenen is precies maar lastig te communiceren vooraf. Zones rond je vestiging zijn eenvoudiger, maar verhullen dat een locatie aan de rand van een zone veel meer reistijd vraagt. Wat je kiest, de offerte noemt de reiskosten als aparte regel zodat de klant ziet waar ze vandaan komen.
Met of zonder begeleider
Een begeleider helpt gasten, vervangt papier en lost storingen meteen op, maar kost een extra persoon voor de hele huurduur. Zonder begeleider is goedkoper, maar dan moet de booth echt zelfstandig werken en moet de klant weten wie hij belt bij een storing. Het verschil staat in de offerte uitgelegd.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
In de offertesoftware zetten we de uitgangspunten uit de aanvraag, je prijs per onderdeel en de offerte met akkoord. We nemen samen een gewone bruiloft in de buurt door, en een bedrijfsevent ver weg dat na akkoord twee uur langer wordt. Het geschatte printvolume bijstellen op basis van werkelijke aantallen, en een geaccordeerde offerte die doorloopt naar planning en ontwerp, zet je aan wanneer het past.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe schatten we het printvolume in?
Begin met je eigen ervaring: hoeveel prints een gemiddeld feest van een bepaalde grootte oplevert. Leg dat per soort event vast. Na elk event vergelijk je de schatting met het werkelijke aantal uit de printerteller, zodat de schatting elk seizoen beter wordt.
Kunnen we kortingen voor doordeweekse data geven?
Ja, als je dat wilt. Een korting voor rustige dagen of een vroegboekkorting kan als regel in de offerte staan, gekoppeld aan voorwaarden. De klant ziet dan wat de normale prijs is en waarom hij minder betaalt, zonder dat de pakketprijzen zelf veranderen.
Wat als de klant later een tweede booth wil?
Dan maak je een nieuwe versie van de offerte met de tweede booth als extra regel. De oorspronkelijke versie blijft bewaard. De planning ziet pas een tweede booth als die versie geaccordeerd is, zodat er niet per ongeluk twee booths worden gereserveerd zonder bevestiging.
Worden borg en schade ook in de offerte opgenomen?
Als je met een borg of schadevoorwaarden werken, staan die als aparte afspraak in het voorstel. De klant geeft daar met hetzelfde akkoord toestemming voor. Zo is vooraf duidelijk wat er gebeurt als gasten de spiegel beschadigen of rekwisieten meenemen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor photoboothverhuurdersEen aanvraagformulier voor photoboothverhuurders dat eventdatum, locatie en de eerste wensen voor het printontwerp ophaalt, zodat een boeking meteen aan het juiste ontwerp hangt.
- Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurdersDigitale werkbonnen voor photoboothverhuurders waarin de goedgekeurde printtemplate, de opbouwinstructie en de afspraken met de klant bij de booth en de begeleider liggen.
- Facturatiesoftware voor photoboothverhuurdersFacturatiesoftware voor photoboothverhuurders die huurperiode, extra prints, verlenging en schade uit de werkbon omzet in een factuur die je eerst nakijkt.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor photoboothverhuurders: huurduur, verwacht printvolume, reistijd en extra's onderbouwd in één voorstel met akkoord.
- Uitgangspunten uit de aanvraag
- Kosten per onderdeel uitrekenen
- Voorstel laten accorderen