Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor photoboothverhuurders
Facturatiesoftware voor photoboothverhuurders die huurperiode, extra prints, verlenging en schade uit de werkbon omzet in een factuur die je eerst nakijkt.
Waar facturen bij photoboothverhuurders blijven liggen.
Bij photoboothverhuurders is het meeste al vooraf betaald, en juist daardoor worden extra's na het event vergeten. De booth draaide een uur langer omdat het feest zo leuk was, er werden meer prints gemaakt dan het pakket dekte, en er ontbreekt een set rekwisieten. Die informatie zit in een appje van de begeleider en in de printteller van een printer die alweer bij het volgende event staat. Wordt de slotfactuur pas weken later gemaakt, dan is niet meer na te gaan wie de verlenging vroeg en of de testprints meetelden. Klanten betwisten dan bedragen die ze op de avond zelf zonder morren hadden geaccepteerd.
Facturatiesoftware voor photoboothverhuurders
Voorbeeld- 1
Gegevens uit werkbon verzamelen
AfgerondPer event staan het geaccordeerde pakket, de werkelijke draaitijd, een verlenging met naam van wie die vroeg, de printteller bij begin en eind en vastgelegde schade of verlies al in de software.
- 2
Verschillen met pakket beoordelen
Nu bezigDe conceptfactuur zet uitgevoerd tegenover afgesproken: extra uren, prints boven het pakket na aftrek van testprints, reiskosten die afweken.
- 3
Factuur versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de klant met een betaallink en een verwijzing naar de boeking.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Gegevens uit werkbon verzamelen
Per event staan het geaccordeerde pakket, de werkelijke draaitijd, een verlenging met naam van wie die vroeg, de printteller bij begin en eind en vastgelegde schade of verlies al in de software. Ontbreekt de eindstand van de printteller, dan wacht de factuur. Zo begint niemand aan een factuur op basis van een schatting.
Verschillen met pakket beoordelen
De conceptfactuur zet uitgevoerd tegenover afgesproken: extra uren, prints boven het pakket na aftrek van testprints, reiskosten die afweken. Elk verschil staat met de bron erbij. Wie factureert, beslist per regel of het wordt doorberekend. Kleine verschillen kun je bewust laten vallen, en dat wordt vastgelegd.
Factuur versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de klant met een betaallink en een verwijzing naar de boeking. Een betaalde aanbetaling of het volledig vooraf betaalde pakket wordt verrekend, zodat alleen de extra's overblijven. Herinneringen gaan automatisch en per boeking zie je of er betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Verhuurders factureren nu meestal vooraf, met soms een losse factuur voor extra's die weken later volgt. In de facturatiesoftware staan boeking, werkbon en printteller al bij elkaar, net als wat vooraf is betaald. Pakketten en tarieven per extra print en per extra uur leggen we bij de start vast uit je prijslijst. Wie de facturen controleert, bepaalt wanneer een factuur de deur uitgaat. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export.
Alles vooraf of extra's achteraf
Alles vooraf factureren geeft zekerheid en minder werk achteraf, maar extra's moeten dan apart. Een aanbetaling vooraf en een slotfactuur na het event is logischer als er vaak wordt verlengd. De software kan beide en zorgt dat vooraf betaalde bedragen niet nog eens worden gefactureerd.
Extra prints per stuk of per blok
Per extra print rekenen is precies, maar levert soms vreemde bedragen op. Per blok van bijvoorbeeld vijftig prints rekenen is eenvoudiger te communiceren, maar voelt onredelijk als er net één print boven de grens gaat. Leg vast wat je kiest en hoe testprints worden afgetrokken, zodat het voor elke klant hetzelfde werkt.
Verlenging per uur of per half uur
Een verlenging per heel uur is simpel, maar een booth die twintig minuten langer draait, voelt dan duur voor de klant. Per half uur is eerlijker en nog steeds overzichtelijk. De werkbon legt de werkelijke eindtijd vast, de factuur rekent af volgens de afgesproken eenheid.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Draaitijd, printteller, verlenging en schade komen bij de start per event op de factuur, met de verschillen ten opzichte van het pakket apart en je betaallink en herinneringen ingesteld. Samen doorlopen we een event dat precies binnen het pakket bleef, en een bruiloft die uitliep, extra prints opleverde en een set rekwisieten kwijtraakte. Drempels voor kleine verschillen en een samenvatting die de klant vooraf ziet, zet je later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Worden testprints van de telling afgetrokken?
Ja, als ze bij de opbouw of het klaarmaken zijn vastgelegd. De werkbon registreert testprints apart, en de software trekt die af van de printteller voordat extra prints worden berekend. Zo betaalt de klant alleen voor prints die gasten echt hebben gemaakt.
Kan de klant de extra's eerst zien?
Dat kan. Voordat de factuur de deur uitgaat, kan de klant een samenvatting in het portaal zien met de eindtijd, het aantal prints en eventuele schade. Dat geeft ruimte voor vragen voordat er een factuur ligt, wat discussie achteraf vaak voorkomt.
Wat als er schade is aan de booth?
De begeleider of chauffeur legt de schade vast met een foto en omschrijving. Op de conceptfactuur staat die als aparte regel, naast de afspraken over schade uit de offerte. Of en hoeveel je doorrekent, beoordeel je zelf voordat de factuur wordt verstuurd.
Gaan facturen automatisch naar de klant?
Nee. De software zet de factuur klaar, een medewerker controleert hem en verstuurt hem met een betaallink. Zeker bij extra's die achteraf komen, is het goed dat iemand kijkt voordat de klant een bedrag ziet. Alleen de herinneringen daarna gaan vanzelf.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor photoboothverhuurdersOffertesoftware voor photoboothverhuurders die huurduur, printvolume, bezorging en extra's in één voorstel zet, met de aannames zichtbaar voor de klant.
- Digitale werkbonnen voor photoboothverhuurdersDigitale werkbonnen voor photoboothverhuurders waarin de goedgekeurde printtemplate, de opbouwinstructie en de afspraken met de klant bij de booth en de begeleider liggen.
- Website voor photoboothverhuurdersEen website voor photoboothverhuurders die boothmodellen en printpakketten zo naast elkaar zet dat een bezoeker begrijpt welke booth bij zijn feest en ruimte past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor photoboothverhuurders: huurperiode, extra prints en verlenging per event in een factuur met betaallink en automatische herinneringen.
- Gegevens uit werkbon verzamelen
- Verschillen met pakket beoordelen
- Factuur versturen