Voorraadsoftware voor photoboothverhuurders
Voorraadsoftware voor photoboothverhuurders die printers, papierrollen, lintcassettes en rekwisieten per booth en per event bijhoudt, zodat geen booth vertrekt zonder genoeg materiaal.
Wat is belangrijk voor photoboothverhuurders?
Photoboothverhuurders draaien op verbruiksmateriaal dat niet zichtbaar is tot het op is. Een printer met een halve papierrol gaat mee naar een groot bedrijfsfeest, en halverwege het event staat de booth stil omdat het lint op is. Printers zelf hebben een eigen levensloop: een printhead slijt, een printer die vaak vastloopt staat in een hoek met een briefje erop. Rekwisieten, achtergronden en tasjes met brillen en hoeden raken op events zoek of kapot. Zolang dit in hoofden en een doos in het magazijn zit, weet niemand wat er werkelijk klaarstaat voor het volgende drukke weekend.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Materiaal per soort vastleggen
Elke printer krijgt een eigen nummer met type en een overzicht van gebruik en storingen. Papier en lint worden per soort en formaat bijgehouden, met hoeveel prints een rol of cassette ongeveer oplevert. Rekwisieten en achtergronden worden per set of per stuk geregistreerd, zodat zichtbaar is wat compleet is.
Per event reserveren
Bij een bevestigd event worden een printer, genoeg papier en lint voor het verwachte printvolume en de gekozen rekwisieten gereserveerd. Je ziet per weekend wat er nodig is en wat er op voorraad ligt. Dreigt een tekort aan een papierformaat, dan zie je dat vroeg genoeg om bij te bestellen.
Na afloop bijwerken
Bij terugkomst wordt de printteller uitgelezen en vastgelegd hoeveel papier en lint is verbruikt. Ontbrekende of kapotte rekwisieten worden afgeboekt. Een printer met storingen wordt gemarkeerd voor controle en komt pas weer beschikbaar als hij is getest. Zo klopt de voorraad voor de volgende reservering.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
Voorraad wordt nu vaak bijgehouden in een rekenblad of op een lijst in het magazijn, met bestellingen bij een vaste leverancier van printmateriaal. We kunnen die lijst overnemen en de bestelroute blijft hetzelfde. De boekingsagenda en offerte bepalen wat er nodig is; het magazijn bepaalt wat er is. Printers die bij een booth horen, neem je op met de booth erbij, zodat een printerwissel tussen booths zichtbaar blijft.
Printer vast bij booth of los
Een vaste printer per booth maakt opbouwen eenvoudig: alles hoort bij elkaar en is getest. Losse printers geven flexibiliteit bij een defect, maar vragen om controle of de juiste instellingen en drivers op de booth staan. De voorraad laat zien welke printer waar zit, wat je ook kiest.
Papier ruim meegeven of precies
Ruim papier meegeven voorkomt een stilstaande booth, maar betekent dat aangebroken rollen terugkomen en soms niet meer bruikbaar zijn. Precies afstemmen op het verwachte volume scheelt verspilling maar vraagt om een goede schatting. De voorraad laat per event zien wat meeging en wat terugkwam, zodat je dat kunt bijstellen.
Rekwisieten als set of los
Vaste sets met hoeden, brillen en bordjes zijn snel in te pakken en te controleren. Losse rekwisieten geven ruimte voor een thema, maar zijn lastiger bij te houden. Veel verhuurders gebruiken een basisset per booth en voegen themarekwisieten toe op aanvraag, elk met eigen registratie.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Het begin bestaat uit een overzicht van printers, papier, lint en rekwisieten, reserveren per bevestigd event en bijwerken na afloop met printteller en verlies. We proberen het met een gewoon weekend en met een groot bedrijfsfeest waar het verbruik boven de schatting uitkomt en een printer uitvalt. Daarna volgen bestelsignalen voor verbruiksmateriaal en een onderhoudsoverzicht per printer. Zo komt geen papierformaat meer als verrassing op.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenHoe weten we hoeveel prints een rol nog geeft?
Bij terugkomst lees je de printteller uit en weet je hoeveel prints er van de rol zijn gegaan. Het verschil met wat de rol bij volledig gebruik geeft, is de resterende hoeveelheid. Die schatting is goed genoeg om te bepalen of een rol mee kan naar een klein of juist niet naar een groot event.
Kunnen we onderhoud van printers bijhouden?
Ja. Per printer leg je storingen, reinigingen en vervangen onderdelen vast. Je ziet welke printer vaak vastloopt en kunt besluiten hem te vervangen voordat hij op een bruiloft uitvalt. Een printer in onderhoud wordt niet gereserveerd.
Wat doen we met rekwisieten die niet terugkomen?
Het team noteert bij afbouw wat er ontbreekt. Blijkt het bij een bepaald soort event vaak voor te komen, dan zie je dat terug. Of je verloren rekwisieten doorrekent, is een afspraak in de voorwaarden; de voorraad zorgt dat de telling er is.
Werkt dit ook met papier in verschillende formaten?
Ja. Elk formaat is een eigen artikel met eigen voorraad. Een event met fotostrips reserveert ander papier dan een event met ansichtkaartformaat. Zo zie je per formaat of er genoeg is voor de komende weken.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek voorraadsoftware voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding