Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor promotieartikelleveranciers
Facturatiesoftware voor promotieartikelleveranciers die geleverde oplagen, bedrukking, instelkosten en meer- of minderlevering factureert, met betaallink en automatische herinneringen.
Waar facturen bij promotieartikelleveranciers blijven liggen.
Promotieartikelleveranciers factureren vaak op basis van de offerte, terwijl de levering afwijkt. Er komen minder goede stuks uit de productie, een klant liet een extra kleur toevoegen of er werd geleverd op meerdere adressen met elk een eigen verzendpost. Instelkosten die in de offerte stonden, vervallen bij een herhaalorder maar komen toch op de factuur. Opslag van klantvoorraad wordt vergeten. De administratie ziet alleen een ordernummer en een bedrag, en moet bij de werkplaats navragen wat er echt is gebeurd. Een klant die een afwijking opmerkt, stuurt een creditverzoek, en die discussie kost meer tijd dan de factuur zelf.
Facturatiesoftware voor promotieartikelleveranciers
Voorbeeld- 1
Geleverde aantallen verzamelen
AfgerondNa verzending neemt de software uit werkbon en verzending over hoeveel goede stuks er zijn geleverd, welke bedrukking is uitgevoerd en naar welke adressen.
- 2
Afwijkingen van de offerte beoordelen
Nu bezigDe factuur zet de geleverde aantallen naast de offerte.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeNa akkoord gaat de factuur de deur uit met regels per artikel, bedrukking, instelkosten, verpakking en verzending, en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Geleverde aantallen verzamelen
Na verzending neemt de software uit werkbon en verzending over hoeveel goede stuks er zijn geleverd, welke bedrukking is uitgevoerd en naar welke adressen. Wijzigingen onderweg, zoals een extra drukpositie of een spoedtoeslag, komen mee als ze zijn vastgelegd. Instelkosten komen er alleen bij als er werkelijk een nieuwe zeef of cliché is gemaakt.
Afwijkingen van de offerte beoordelen
De factuur zet de geleverde aantallen naast de offerte. Is er minder of meer geleverd dan besteld, dan ziet de administratie dat met de reden uit de werkbon. Afgesproken spelingen op de oplage worden automatisch verwerkt; grotere verschillen gaan eerst naar de verkoper ter beoordeling voordat er iets wordt verstuurd.
Factuur met betaallink versturen
Na akkoord gaat de factuur de deur uit met regels per artikel, bedrukking, instelkosten, verpakking en verzending, en een betaallink. Opslag van klantvoorraad komt periodiek als eigen regel mee. Ordernummer en referentie van de inkoper staan erop. Herinneringen gaan automatisch en de verkoper ziet bij de order of er betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Offerte, werkbon en verzending staan al in dezelfde software, dus de factuur ontstaat uit wat daar is vastgelegd. Inkopers van grote klanten vragen vaak om een eigen ordernummer of kostenplaats op de factuur; die gegevens worden bij de aanvraag of het akkoord gevraagd, zodat de administratie ze niet achteraf hoeft na te jagen. Bij de start nemen we je klanten over en zetten we btw-tarieven en betaaltermijnen klaar. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren op offerte of op levering
Factureren op de offerte is snel en voorspelbaar, maar levert creditnota's op bij afwijkingen. Factureren op de werkelijke levering is nauwkeuriger, maar vraagt dat werkbon en verzending betrouwbaar zijn ingevuld. Een gangbare keuze is de offerte als basis nemen en alleen afwijkingen buiten de afgesproken speling voorleggen voor een beslissing.
Meer- of minderlevering verrekenen
In de branche is het gebruikelijk een kleine afwijking in de geleverde oplage af te spreken, omdat afkeur niet precies te voorspellen is. Of en hoe je die verrekent, hoort in de voorwaarden. De software past die afspraak toe, maar maakt elke afwijking zichtbaar, zodat je per klant kunt kiezen om coulant te zijn.
Deelleveringen apart of samen factureren
Een order die in delen wordt geleverd, kan per deellevering worden gefactureerd of in één keer na afronding. Per deel factureren houdt de kasstroom op gang, maar bezorgt de klant meer facturen. Samen factureren is overzichtelijker, maar laat de eerste levering langer openstaan. Leg die keuze per klant vast.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Klaar bij de start: facturen voor afgeronde orders met geleverde aantallen, bedrukking, instelkosten en verzending, waarbij afwijkingen van de offerte gemarkeerd worden, en een betaallink met herinneringen. Samen lopen we een gewone order door die volledig is geleverd, en een order waarbij minder goede stuks uit de productie kwamen. Deelleveringen, opslagkosten van klantvoorraad en kostenplaatsen per afdeling zet je aan in de volgorde waarin je administratie er het meeste tijd aan kwijt is.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Komen instelkosten automatisch op de factuur?
Alleen als er voor die order werkelijk een nieuwe zeef, cliché of borduurprogramma is gemaakt. Bij een herhaalorder met een bestaand hulpmiddel vervallen ze. De factuur laat zien welke instelkosten zijn opgenomen en waarom, zodat de administratie niet hoeft te raden of in de werkplaats moet navragen.
Hoe gaan we om met een klant die een eigen ordernummer eist?
Dat nummer wordt bij de aanvraag of het akkoord gevraagd en bij de order bewaard. Het komt automatisch op de factuur. Ontbreekt het, dan krijgt de verkoper een melding voordat de factuur wordt verstuurd, zodat hij niet blijft hangen in de crediteurenadministratie van de klant.
Kunnen we een factuur nog aanpassen voor verzending?
Ja. Zolang hij niet verstuurd is, kan de administratie regels aanpassen of een korting toevoegen. Een aanpassing verandert de order niet, maar de software bewaart wel welke regels zijn gewijzigd en door wie, zodat dat later te volgen is.
Hoe ziet onze boekhouder de facturen en betalingen?
De boekhouder kan meekijken in het overzicht van facturen, betalingen en btw, of krijgt per periode een export. Grootboekrekening en btw-code per regel leggen we bij de start samen vast, zodat de boekhouder niets hoeft na te zoeken.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor promotieartikelleveranciersOffertesoftware voor promotieartikelleveranciers die oplage, instelkosten, drukkleuren en extra posities in één berekening zet, met het drukvlak en de techniek als vertrekpunt.
- Digitale werkbonnen voor promotieartikelleveranciersDigitale werkbonnen voor promotieartikelleveranciers die de goedgekeurde drukproef, inktkleuren en controle per oplage meegeven aan de drukker, en wat misgaat direct terugmelden.
- Website voor promotieartikelleveranciersEen website voor promotieartikelleveranciers die per artikel laat zien welke drukvlakken, technieken en materialen er zijn, zodat een aanvraag al uitgaat van wat haalbaar is.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor promotieartikelleveranciers: geleverde aantallen, bedrukking en instelkosten op de factuur, met verschillen eerst zichtbaar.
- Geleverde aantallen verzamelen
- Afwijkingen van de offerte beoordelen
- Factuur met betaallink versturen