Zakelijke levering en dienstverlening: Klantportaal voor promotieartikelleveranciers
Een klantportaal voor promotieartikelleveranciers waar inkopers drukproeven goedkeuren, logobestanden beheren en de voortgang van hun order volgen zonder steeds te mailen.
Wat klanten van promotieartikelleveranciers zelf willen zien.
Bij promotieartikelleveranciers loopt het goedkeuren van drukproeven via mailwisselingen met bijlagen. Een inkoper stuurt de proef door naar marketing, die antwoordt aan iemand anders, en het akkoord komt binnen als een duim in een doorgestuurde mail. Bij grotere organisaties bestellen meerdere afdelingen, elk met een eigen versie van het logo. Daarna vragen ze herhaaldelijk naar de status, vooral als een evenement nadert. De verkoper zoekt in mailboxen welke proef nu is goedgekeurd en belt de werkplaats voor de voortgang. Dat kost tijd en levert soms een discussie op over wat er precies is afgesproken.
Klantportaal voor promotieartikelleveranciers
Voorbeeld- 1
Inkopers en afdelingen toegang geven
AfgerondElke klant krijgt een omgeving waarin zijn inkopers inloggen.
- 2
Proeven beoordelen en goedkeuren
Nu bezigEen nieuwe proef verschijnt in het portaal met artikel, positie en kleuren.
- 3
Voortgang tot aan levering
VolgendeNa goedkeuring ziet de inkoper per order of de artikelen binnen zijn, in productie zijn of verzonden.
Van uitnodiging tot akkoord.
Inkopers en afdelingen toegang geven
Elke klant krijgt een omgeving waarin zijn inkopers inloggen. Bij grotere organisaties bepaal je per afdeling wie mag bestellen en wie mag goedkeuren. Logobestanden en huisstijlkleuren worden op klantniveau bewaard, zodat elke afdeling dezelfde actuele versie gebruikt en niet een oude uit een eigen map.
Proeven beoordelen en goedkeuren
Een nieuwe proef verschijnt in het portaal met artikel, positie en kleuren. De inkoper keurt goed, vraagt een correctie met een opmerking op de afbeelding of nodigt een collega uit om mee te kijken. Het akkoord wordt vastgelegd met naam en tijdstip en is direct zichtbaar voor de werkvoorbereiding.
Voortgang tot aan levering
Na goedkeuring ziet de inkoper per order of de artikelen binnen zijn, in productie zijn of verzonden. Bij verzending staat de volglink erbij, en bij levering op meerdere adressen de status per adres. Vragen over een order stelt hij in het portaal, zodat het antwoord bij die order blijft staan.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Het portaal toont gegevens die al in het order- en proefsysteem van de leverancier staan; het wordt geen tweede administratie. Logobestanden worden centraal bewaard en door de studio beheerd. De klant kan nieuwe versies aanleveren, maar niet zelf de goedgekeurde versie overschrijven. Verzendinformatie komt van de vervoerder of het verzendplatform. Facturen kunnen worden getoond vanuit het boekhoudpakket, dat eigenaar blijft van alle financiële gegevens.
Iedere inkoper of één contactpersoon
Eén contactpersoon per klant houdt het portaal overzichtelijk, maar maakt die persoon tot een flessenhals bij grote organisaties. Meerdere inkopers met eigen rechten passen beter bij klanten met veel afdelingen. Leg dan vast wie voor een budget mag tekenen, zodat een stagiair niet per ongeluk een grote oplage bestelt.
Proef in het portaal of per mail
Sommige inkopers willen geen nieuw portaal leren en keuren liever via mail goed. Een link in de mail die direct naar de proef in het portaal leidt, combineert beide: de inkoper hoeft niet in te loggen voor een akkoord, maar dat akkoord wordt wel op de juiste plek vastgelegd met naam en tijdstip.
Herbestellen in het portaal toestaan
Een knop om een eerdere order opnieuw te bestellen is handig voor standaardartikelen zoals pennen of notitieblokken. Bij andere artikelen kan de inkoopprijs of beschikbaarheid veranderd zijn, wat een nieuwe berekening vraagt. Herbestellen komt dus het beste binnen als aanvraag die de verkoper bevestigt, niet als order die meteen naar de werkplaats gaat.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat klanten in het portaal vinden.
Inkopers zien in het portaal hun proeven, logobestanden en de status van lopende orders, en kunnen daar goedkeuren of een correctie vragen. Dat staat klaar voordat de eerste klant inlogt. We lopen samen een klant door die één proef goedkeurt, en een klant waarbij twee afdelingen tegelijk bestellen met een ander logo. Herbestellen, levering op meerdere adressen en facturen in het portaal zet je stap voor stap aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen klanten zonder account een proef goedkeuren?
Ja, via een persoonlijke link in de mail. Die link opent alleen die ene proef en legt het akkoord vast met naam en tijdstip. Wie meer wil zien, zoals eerdere orders of logobestanden, logt in. Zo blijft de drempel laag voor inkopers die maar af en toe bestellen.
Wat als twee collega's verschillende reacties op dezelfde proef geven?
Het portaal toont alle reacties bij de proef. Alleen iemand met goedkeuringsrecht kan het definitieve akkoord geven. Vraagt een collega om een correctie terwijl een ander al akkoord heeft gegeven, dan krijgt de verkoper een melding om dat eerst af te stemmen voordat de order naar de drukker gaat.
Zien klanten ook de inkoopprijs of marge?
Nee. Het portaal toont alleen wat voor de klant bedoeld is: de verkoopprijs uit de offerte, de proef en de voortgang. Interne gegevens zoals inkoopprijs, marge of opmerkingen uit de werkplaats blijven in het eigen systeem van de leverancier en komen nooit in de klantomgeving.
Kunnen klanten hun logo zelf vervangen?
Ze kunnen een nieuwe versie uploaden, maar die wordt pas gebruikt als de studio hem heeft gecontroleerd op formaat en kleuren. Tot die tijd blijft de vorige goedgekeurde versie actief. Zo voorkom je dat er een order wordt gedrukt met een bestand dat niet geschikt is.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor promotieartikelleveranciersDigitale werkbonnen voor promotieartikelleveranciers die de goedgekeurde drukproef, inktkleuren en controle per oplage meegeven aan de drukker, en wat misgaat direct terugmelden.
- Website voor promotieartikelleveranciersEen website voor promotieartikelleveranciers die per artikel laat zien welke drukvlakken, technieken en materialen er zijn, zodat een aanvraag al uitgaat van wat haalbaar is.
- Aanvraagformulier voor promotieartikelleveranciersEen aanvraagformulier voor promotieartikelleveranciers dat artikelkeuze, logobestand, oplage en leverdatum in één keer opvraagt, zodat de verkoper direct kan beoordelen wat haalbaar is.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor promotieartikelleveranciers: proefontwerpen goedkeuren, logo's beheren en ordervoortgang volgen, per inkoper en per campagne.
- Inkopers en afdelingen toegang geven
- Proeven beoordelen en goedkeuren
- Voortgang tot aan levering