Bouw en installatie: Klantportaal voor regenwaterinstallateurs
Een klantportaal voor regenwaterinstallateurs waar klanten hun tekeningen, opleverfoto's en onderhoudsdocumenten terugvinden en zelf een onderhoudsbeurt of storing kunnen melden.
Wat klanten van regenwaterinstallateurs zelf willen zien.
Een regenwatersysteem gaat jaren mee, maar de papieren die erbij horen niet. Klanten van regenwaterinstallateurs raken de tekening met de ligging van de tank kwijt, weten niet welk filter erin zit en bellen bij een piepende pomp zonder typenummer bij de hand. Bij verkoop van het huis vraagt de nieuwe eigenaar waar de tank ligt en wanneer hij voor het laatst is schoongemaakt. Aannemers en VvE's willen de opleverdocumenten voor hun eigen dossier. Al die vragen komen bij de binnendienst terecht, die in mappen en mailboxen moet zoeken naar documenten die bij een project van jaren geleden horen.
Klantportaal voor regenwaterinstallateurs
Voorbeeld- 1
Bepalen wie wat mag zien
AfgerondElk systeem krijgt een eigen omgeving gekoppeld aan het adres.
- 2
Documenten actueel houden
Nu bezigNa elke onderhoudsbeurt of reparatie komt het verslag automatisch in het portaal, met wat er is schoongemaakt of vervangen.
- 3
Meldingen koppelen aan het systeem
VolgendeDe klant meldt een storing of vraagt een onderhoudsbeurt aan vanuit het portaal.
Van uitnodiging tot akkoord.
Bepalen wie wat mag zien
Elk systeem krijgt een eigen omgeving gekoppeld aan het adres. De eigenaar ziet tekeningen, opleverfoto's, de handleiding van pomp en filter en het onderhoudsoverzicht. Bij nieuwbouw krijgt de aannemer tijdelijk toegang tot de opleverdocumenten. Bij verhuizing kan de toegang worden overgedragen aan de nieuwe eigenaar, zonder dat oude correspondentie meegaat.
Documenten actueel houden
Na elke onderhoudsbeurt of reparatie komt het verslag automatisch in het portaal, met wat er is schoongemaakt of vervangen. Wordt een filter of pomp vervangen, dan wordt de handleiding van het nieuwe onderdeel toegevoegd en het oude gemarkeerd als vervallen. De klant ziet zo altijd welke onderdelen er nu werkelijk in zijn systeem zitten.
Meldingen koppelen aan het systeem
De klant meldt een storing of vraagt een onderhoudsbeurt aan vanuit het portaal. Omdat de melding aan het systeem hangt, ziet de binnendienst direct het type tank, pomp en filter en de laatste servicebeurt. De klant kan een foto of filmpje toevoegen, bijvoorbeeld van een pomp die blijft aanslaan. Reacties en afspraken staan daarna bij die melding.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Tekeningen en opleverfoto's staan nu in projectmappen op een gedeelde schijf of in de mail. Het portaal haalt ze per project op uit de werkbon en het ontwerp, en onderhoudsverslagen uit de serviceplanning. Het boekhoudpakket blijft leidend voor facturen; het portaal toont alleen de status. De installateur is eigenaar van ontwerpen en verslagen, de klant van zijn eigen foto's en meldingen. Handleidingen van fabrikanten worden gelinkt of als bijlage bewaard, zonder ze aan te passen.
Portaal voor iedereen of alleen onderhoudscontracten
Een portaal voor elke klant geeft veel waarde bij verkoop van een huis of een storing jaren later. Het vraagt wel dat oude projecten worden ingeladen. Begin je alleen met klanten met een onderhoudscontract, dan is de groep kleiner en actiever. Later kun je oudere projecten toevoegen zodra iemand zich meldt.
Klant plant zelf onderhoud of binnendienst belt
Zelf een dag kiezen is gemakkelijk voor de klant, maar onderhoud aan een ondergrondse tank vraagt soms een zuigwagen of twee monteurs. Laat de klant een voorkeur aangeven, en bevestig de definitieve datum vanuit de planning. Voor eenvoudig filteronderhoud kan zelf kiezen wel, omdat één monteur volstaat.
Alle documenten tonen of een selectie
Niet elk document is nuttig voor de klant. Interne berekeningen, inkoopbonnen en notities van de ploeg horen er niet in. Tekeningen, foto's van de ligging, handleidingen en onderhoudsverslagen wel. Leg vooraf vast welke documenttypes automatisch zichtbaar worden, zodat niemand per project hoeft te kiezen wat wel en niet gedeeld mag worden.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat klanten in het portaal vinden.
Per systeem zet het klantportaal tekeningen, opleverfoto's en handleidingen klaar, met storingsmeldingen voorzien van foto. Welke documenttypes zichtbaar worden, leggen we vooraf samen vast. Voordat klanten erin kunnen, doorlopen we een klant die na de oplevering zijn documenten zoekt, en een klant die zijn huis verkoopt en de toegang wil overdragen. Onderhoud laten inplannen vanuit het portaal en oudere klanten importeren met hun systemen kun je daarna inschakelen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een nieuwe eigenaar van het huis het portaal gebruiken?
Ja. De oude eigenaar of de binnendienst draagt de toegang over aan de nieuwe eigenaar. Die ziet de tekeningen, handleidingen en onderhoudshistorie van het systeem, maar niet de facturen of correspondentie van de vorige bewoner. Zo blijft de informatie bij het huis en de privacy bij de persoon.
Wat als een klant geen account wil aanmaken?
Dan kan hij een persoonlijke link krijgen naar zijn documenten, of blijft hij bellen en mailen zoals nu. Het portaal is een extra route, geen verplichting. De binnendienst ziet in beide gevallen dezelfde gegevens, dus niemand hoeft dubbel te zoeken als een klant toch belt.
Kunnen aannemers alle systemen van een project tegelijk zien?
Een aannemer kan toegang krijgen tot alle systemen binnen een nieuwbouwproject, zolang de woningen nog niet zijn opgeleverd. Na oplevering gaat de toegang per woning naar de koper. De aannemer houdt dan alleen de opleverdocumenten die hij nodig heeft voor zijn eigen dossier.
Ziet de klant wanneer zijn filter voor het laatst is schoongemaakt?
Ja. Het onderhoudsoverzicht toont per onderdeel wanneer het laatst is gecontroleerd, gereinigd of vervangen. Is er een advies voor de volgende beurt, dan staat dat erbij. De klant kan op basis daarvan een afspraak aanvragen, en de binnendienst ziet dezelfde historie bij die aanvraag.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor regenwaterinstallateursDigitale werkbonnen voor regenwaterinstallateurs die het ontwerp met leidingtraject meenemen naar de tuin en terugbrengen wat er werkelijk is gelegd, gegraven en aangesloten.
- Website voor regenwaterinstallateursEen website voor regenwaterinstallateurs die uitlegt welke tank, pomp en filter bij welk dak en welk verbruik horen, zodat een bezoeker met een realistisch beeld contact opneemt.
- Aanvraagformulier voor regenwaterinstallateursEen aanvraagformulier voor regenwaterinstallateurs dat dakoppervlak, gebruikspunten en de bereikbaarheid van de tuin uitvraagt, zodat een eerste ontwerp zonder extra belronde kan beginnen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor regenwaterinstallateurs: tekeningen, opleverfoto's en onderhoudsdocumenten per systeem, met meldingen en onderhoudsafspraken op één plek.
- Bepalen wie wat mag zien
- Documenten actueel houden
- Meldingen koppelen aan het systeem