Klantportaal voor regenwaterinstallateurs
Een klantportaal voor regenwaterinstallateurs waar klanten hun tekeningen, opleverfoto's en onderhoudsdocumenten terugvinden en zelf een onderhoudsbeurt of storing kunnen melden.
Wat is belangrijk voor regenwaterinstallateurs?
Een regenwatersysteem gaat jaren mee, maar de papieren die erbij horen niet. Klanten van regenwaterinstallateurs raken de tekening met de ligging van de tank kwijt, weten niet welk filter erin zit en bellen bij een piepende pomp zonder typenummer bij de hand. Bij verkoop van het huis vraagt de nieuwe eigenaar waar de tank ligt en wanneer hij voor het laatst is schoongemaakt. Aannemers en VvE's willen de opleverdocumenten voor hun eigen dossier. Al die vragen komen bij de binnendienst terecht, die in mappen en mailboxen moet zoeken naar documenten die bij een project van jaren geleden horen.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Bepalen wie wat mag zien
Elk systeem krijgt een eigen omgeving gekoppeld aan het adres. De eigenaar ziet tekeningen, opleverfoto's, de handleiding van pomp en filter en het onderhoudsoverzicht. Bij nieuwbouw krijgt de aannemer tijdelijk toegang tot de opleverdocumenten. Bij verhuizing kan de toegang worden overgedragen aan de nieuwe eigenaar, zonder dat oude correspondentie meegaat.
Documenten actueel houden
Na elke onderhoudsbeurt of reparatie komt het verslag automatisch in het portaal, met wat er is schoongemaakt of vervangen. Wordt een filter of pomp vervangen, dan wordt de handleiding van het nieuwe onderdeel toegevoegd en het oude gemarkeerd als vervallen. De klant ziet zo altijd welke onderdelen er nu werkelijk in zijn systeem zitten.
Meldingen koppelen aan het systeem
De klant meldt een storing of vraagt een onderhoudsbeurt aan vanuit het portaal. Omdat de melding aan het systeem hangt, ziet de binnendienst direct het type tank, pomp en filter en de laatste servicebeurt. De klant kan een foto of filmpje toevoegen, bijvoorbeeld van een pomp die blijft aanslaan. Reacties en afspraken staan daarna bij die melding.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
Tekeningen en opleverfoto's staan nu in projectmappen op een gedeelde schijf of in de mail. Het portaal haalt ze per project op uit de werkbon en het ontwerp, en onderhoudsverslagen uit de serviceplanning. Het boekhoudpakket blijft leidend voor facturen; het portaal toont alleen de status. De installateur is eigenaar van ontwerpen en verslagen, de klant van zijn eigen foto's en meldingen. Handleidingen van fabrikanten worden gelinkt of als bijlage bewaard, zonder ze aan te passen.
Portaal voor iedereen of alleen onderhoudscontracten
Een portaal voor elke klant geeft veel waarde bij verkoop van een huis of een storing jaren later. Het vraagt wel dat oude projecten worden ingeladen. Begin je alleen met klanten met een onderhoudscontract, dan is de groep kleiner en actiever. Later kun je oudere projecten toevoegen zodra iemand zich meldt.
Klant plant zelf onderhoud of binnendienst belt
Zelf een dag kiezen is gemakkelijk voor de klant, maar onderhoud aan een ondergrondse tank vraagt soms een zuigwagen of twee monteurs. Laat de klant een voorkeur aangeven, en bevestig de definitieve datum vanuit de planning. Voor eenvoudig filteronderhoud kan zelf kiezen wel, omdat één monteur volstaat.
Alle documenten tonen of een selectie
Niet elk document is nuttig voor de klant. Interne berekeningen, inkoopbonnen en notities van de ploeg horen er niet in. Tekeningen, foto's van de ligging, handleidingen en onderhoudsverslagen wel. Leg vooraf vast welke documenttypes automatisch zichtbaar worden, zodat niemand per project hoeft te kiezen wat wel en niet gedeeld mag worden.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Een eerste versie bevat de omgeving per systeem met tekeningen, opleverfoto's en handleidingen, plus storingsmeldingen met foto. We testen met een klant die na oplevering zijn documenten zoekt en met een klant die zijn huis verkoopt en de toegang wil overdragen. Het inplannen van onderhoud vanuit het portaal en het inladen van oudere projecten volgen daarna. Welke documenttypes zichtbaar worden, leggen we vooraf samen vast.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenKan een nieuwe eigenaar van het huis het portaal gebruiken?
Ja. De oude eigenaar of de binnendienst draagt de toegang over aan de nieuwe eigenaar. Die ziet de tekeningen, handleidingen en onderhoudshistorie van het systeem, maar niet de facturen of correspondentie van de vorige bewoner. Zo blijft de informatie bij het huis en de privacy bij de persoon.
Wat als een klant geen account wil aanmaken?
Dan kan hij een persoonlijke link krijgen naar zijn documenten, of blijft hij bellen en mailen zoals nu. Het portaal is een extra route, geen verplichting. De binnendienst ziet in beide gevallen dezelfde gegevens, dus niemand hoeft dubbel te zoeken als een klant toch belt.
Kunnen aannemers alle systemen van een project tegelijk zien?
Een aannemer kan toegang krijgen tot alle systemen binnen een nieuwbouwproject, zolang de woningen nog niet zijn opgeleverd. Na oplevering gaat de toegang per woning naar de koper. De aannemer houdt dan alleen de opleverdocumenten die hij nodig heeft voor zijn eigen dossier.
Ziet de klant wanneer zijn filter voor het laatst is schoongemaakt?
Ja. Het onderhoudsoverzicht toont per onderdeel wanneer het laatst is gecontroleerd, gereinigd of vervangen. Is er een advies voor de volgende beurt, dan staat dat erbij. De klant kan op basis daarvan een afspraak aanvragen, en de binnendienst ziet dezelfde historie bij die aanvraag.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek klantportaal voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding