Reparatie en specialistische service: Klantportaal voor rolluikservicebedrijven
Een klantportaal voor rolluikservicebedrijven waarin bewoners en beheerders hun afspraak, het herstelvoorstel en de geschiedenis van hun rolluiken zelf kunnen inzien en beantwoorden.
Wat klanten van rolluikservicebedrijven zelf willen zien.
Na een melding willen klanten van rolluikservicebedrijven vooral weten wanneer de monteur komt en wat het gaat kosten. Ze bellen om een tijdvak te bevestigen, vragen een herstelvoorstel opnieuw op omdat de mail zoek is, of geven telefonisch akkoord zonder dat iemand dat vastlegt. Beheerders van een appartementencomplex of winkelcentrum hebben nog een andere vraag: welke rolluiken zijn al hersteld, welke wachten op een motor en welk voorstel ligt nog bij het bestuur. Zolang die informatie verspreid staat over mails en agenda's, gaat veel kantoortijd zitten in navragen en terugzoeken, en blijft onduidelijk wie wanneer waarvoor akkoord gaf.
Klantportaal voor rolluikservicebedrijven
Voorbeeld- 1
Toegang per adres of object
AfgerondEen particulier ziet alleen zijn eigen adres en rolluiken.
- 2
Afspraak en voorstel actueel tonen
Nu bezigIn het portaal staat de geplande afspraak met tijdvak, de monteur die komt en wat er van de klant verwacht wordt, zoals toegang tot de kamer met de kast.
- 3
Akkoord en vragen terug naar kantoor
VolgendeDe klant kan het voorstel accepteren, afwijzen of een vraag stellen bij een specifieke regel.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per adres of object
Een particulier ziet alleen zijn eigen adres en rolluiken. Een beheerder krijgt toegang tot alle objecten die hij beheert, eventueel met een aparte login voor een collega of bestuurslid. Je bepaalt wie wat ziet, zodat een huurder bijvoorbeeld de afspraak wel ziet maar het voorstel aan de eigenaar niet.
Afspraak en voorstel actueel tonen
In het portaal staat de geplande afspraak met tijdvak, de monteur die komt en wat er van de klant verwacht wordt, zoals toegang tot de kamer met de kast. Het herstelvoorstel staat ernaast met de onderdelen en aannames. Verschuift de afspraak, dan ziet de klant dat direct in plaats van via een telefoontje.
Akkoord en vragen terug naar kantoor
De klant kan het voorstel accepteren, afwijzen of een vraag stellen bij een specifieke regel. Dat antwoord komt bij kantoor binnen als taak, gekoppeld aan het juiste rolluik. Een akkoord wordt met datum en naam bewaard, zodat de bestelling van de motor en de planning van het vervolgbezoek meteen kunnen beginnen.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Klantgegevens staan meestal in het boekhoudpakket of een klantenlijst, afspraken in de planning en voorstellen als losse documenten in de mail. Het portaal haalt die gegevens op uit de bestaande bronnen in plaats van ze opnieuw op te slaan. Een woningcorporatie met een eigen meldsysteem kan daarin blijven werken; het portaal toont dan de status van die meldingen bij jou. Je blijft eigenaar van voorstellen en afspraken, de klant van zijn contactgegevens en toegangsinstructies.
Inloggen of een persoonlijke link
Een particulier die één keer een storing meldt, maakt niet graag een account aan. Een persoonlijke link per melding is dan genoeg om de afspraak en het voorstel te zien. Beheerders met veel objecten hebben juist baat bij een vaste login met overzicht. Beide routes kunnen naast elkaar bestaan, met dezelfde gegevens erachter.
Akkoord online of altijd schriftelijk
Een akkoord met een klik in het portaal is snel, maar sommige zakelijke klanten werken met inkooporders en willen een getekend document. Het portaal kan beide vastleggen: een klik voor particulieren, een upload van de opdrachtbevestiging of het ordernummer voor zakelijke klanten. Wat je als akkoord accepteert, leg je zelf vast.
Historie per rolluik tonen of niet
Voor een beheerder is het nuttig om te zien hoe vaak een rolluik al is gerepareerd, bijvoorbeeld bij het besluit om te vervangen. Tegelijk kan te veel technische informatie vragen oproepen die beter met een monteur besproken worden. Een samenvatting per bezoek, zonder interne notities, is vaak een goede middenweg.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Per adres ziet de klant afspraken en herstelvoorstellen, geeft hij akkoord of stelt hij een vraag, en hoort hij het als een afspraak verschuift. Toegang loopt via een persoonlijke link per melding, die we bij de start klaarzetten. We proberen samen een particulier die een motorvervanging accepteert, en een beheerder die bij een voorstel voor meerdere rolluiken een deel accepteert en een deel afwijst. Vaste logins voor beheerders en servicehistorie per rolluik gaan aan wanneer je dat wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een huurder iets zien wat voor de eigenaar bedoeld is?
Alleen als je dat zo instelt. Toegang wordt per rol bepaald: een huurder kan de afspraak en de toegangsinstructies zien, terwijl het voorstel met prijzen alleen zichtbaar is voor de eigenaar of beheerder. Zo komen kosten niet bij de verkeerde persoon terecht.
Wat gebeurt er als de klant het voorstel deels accepteert?
Het portaal laat per regel of per rolluik akkoord geven. Kantoor ziet welk deel is geaccepteerd en past de planning en bestelling daarop aan. Het afgewezen deel blijft zichtbaar als open voorstel, zodat het later alsnog kan worden geaccepteerd zonder dat er een nieuw document gemaakt hoeft te worden.
Kunnen klanten via het portaal een nieuwe storing melden?
Ja. Een klant die al bekend is, kiest het rolluik waar het om gaat, zodat maat en bediening al vastliggen. Hij beschrijft alleen wat er nu mis is en voegt eventueel een foto toe. De melding komt in dezelfde lijst terecht als meldingen via de website, zodat de planner niets mist.
Moeten we alle oude documenten in het portaal zetten?
Nee. Beginnen met lopende afspraken en voorstellen is genoeg. Oude werkbonnen kunnen per klant worden toegevoegd als daar vraag naar is, bijvoorbeeld bij beheerders die een overzicht van hun objecten willen. Het portaal werkt ook zonder volledige historie en groeit mee met nieuwe bezoeken.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor rolluikservicebedrijvenDigitale werkbonnen voor rolluikservicebedrijven waarop de monteur per rolluik vastlegt wat hij aantrof, welke onderdelen hij gebruikte en wat er nog openstaat.
- Website voor rolluikservicebedrijvenEen website voor rolluikservicebedrijven die uitlegt welke storingen je verhelpt, wanneer een motor vervangen moet worden en welke gegevens een monteur vooraf nodig heeft.
- Aanvraagformulier voor rolluikservicebedrijvenEen aanvraagformulier voor rolluikservicebedrijven dat rolluikmaat, bediening en storingsbeeld uitvraagt, zodat de planner weet welke monteur, welke onderdelen en welk hulpmiddel nodig zijn.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor rolluikservicebedrijven: afspraken, herstelvoorstellen en servicehistorie per rolluik, met akkoord geven zonder te bellen.
- Toegang per adres of object
- Afspraak en voorstel actueel tonen
- Akkoord en vragen terug naar kantoor