Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor spoedlogistieke bedrijven
Facturatiesoftware voor spoedlogistieke bedrijven die elke afgeronde spoedrit met de geaccepteerde prijs, geregistreerde wachttijd en extra stops omzet in een factuur met betaallink en zichtbare betaalstatus.
Waar facturen bij spoedlogistieke bedrijven blijven liggen.
Bij spoedlogistieke bedrijven loopt de factuur vaak dagen achter op de rit. De administratie zoekt de afgesproken prijs op in een mail, vraagt de chauffeur hoe lang hij heeft gewacht en ontdekt pas dan dat er onderweg een extra stop bij is gekomen. De klant krijgt een bedrag dat afwijkt van de offerte, zonder uitleg. Of de extra tijd wordt helemaal niet gefactureerd, omdat niemand het nog weet. Ondertussen wil de ene opdrachtgever één verzamelfactuur per maand met eigen referenties en betaalt de andere per rit, en zie je pas bij het nabellen welke facturen nog openstaan.
Facturatiesoftware voor spoedlogistieke bedrijven
Voorbeeld- 1
Rit en afspraken samenbrengen
AfgerondOfferte, planning en werkbon staan in dezelfde software, dus een afgeronde rit brengt de geaccepteerde prijs, de tijden van de werkbon en eventuele afwijkingen direct mee.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigWachttijd boven de inbegrepen tijd, een extra stop of een omweg door een afsluiting verschijnen als aparte regels, met de reden die de chauffeur gaf.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeDe factuur gaat per rit of verzameld per opdrachtgever de deur uit, met hun referentie, kostenplaats en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Rit en afspraken samenbrengen
Offerte, planning en werkbon staan in dezelfde software, dus een afgeronde rit brengt de geaccepteerde prijs, de tijden van de werkbon en eventuele afwijkingen direct mee. Samen vormen ze de factuurregels. Ontbreekt een aftekening of vertrok de rit zonder akkoord op de prijs, dan blijft hij staan totdat de planning dat heeft opgelost.
Afwijkingen beoordelen
Wachttijd boven de inbegrepen tijd, een extra stop of een omweg door een afsluiting verschijnen als aparte regels, met de reden die de chauffeur gaf. Administratie of planner kiest per afwijking: doorberekenen, kwijtschelden of navragen. Die keuze blijft bij de rit bewaard, zodat later te zien is waarom een regel wel of niet op de factuur stond.
Factuur met betaallink versturen
De factuur gaat per rit of verzameld per opdrachtgever de deur uit, met hun referentie, kostenplaats en een betaallink. Betaalt de klant via die link, dan staat de rit direct op betaald; blijft betaling uit, dan gaan herinneringen automatisch. Kantoor ziet per opdrachtgever welke facturen nog openstaan, zonder te hoeven nabellen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Veel spoedlogistieke bedrijven factureren nu uit een los boekhoudpakket, met prijzen uit mails en tijden die iemand van papieren bonnen overneemt. Hier ontstaat de factuur in dezelfde software als de offerte, de planning en de werkbon, met een btw-overzicht en de betaalstatus per factuur. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export als CSV. De planning blijft eigenaar van ritgegevens en afwijkingen, de administratie van de beoordeling en de factuur. Afspraken over verzamelfacturen liggen per opdrachtgever op één plek vast.
Per rit of verzameld per maand
Een factuur per rit gaat direct de deur uit en past bij eenmalige klanten. Vaste opdrachtgevers met veel spoedritten willen vaak één factuur per periode met een specificatie per rit. Beide vormen kunnen naast elkaar bestaan, mits per klant vastligt welke geldt, zodat de administratie niet steeds hoeft te onthouden wie wat wil.
Wachttijd altijd doorberekenen of beoordelen
Automatisch alle extra wachttijd factureren is consequent, maar soms ligt de oorzaak bij jou, bijvoorbeeld een chauffeur die veel te vroeg aankwam. Beoordeling per afwijking kost tijd, maar houdt de relatie goed. Een middenweg is automatisch doorberekenen boven een afgesproken grens en kleinere afwijkingen alleen tonen.
Factureren na aflevering of na controle
Direct na aflevering factureren versnelt de betaling, maar laat geen ruimte voor een controle op ontbrekende tijden of een geweigerde aftekening. Factureren na controle door de planning vertraagt iets, maar voorkomt creditnota's. Bij spoedwerk met veel afwijkingen is die controle vaak het verschil tussen een betaalde factuur en een discussie.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
In de facturatie staan bij de start je inbegrepen wachttijd en toeslagen, factuurregels die uit de geaccepteerde ritprijs en de werkbon komen, de betaallink en de termijnen voor herinneringen. Een rit zonder bijzonderheden en een rit met extra wachttijd en een onverwachte extra stop rekenen we samen door voordat de eerste factuur de deur uitgaat. Verzamelfacturen per opdrachtgever met hun eigen referenties en een overzicht van kwijtgescholden afwijkingen gaan aan zodra vaste opdrachtgevers daarom vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we een rit factureren voordat de werkbon compleet is?
Dat kan als bewuste uitzondering, bijvoorbeeld als een klant direct een factuur nodig heeft. De rit krijgt dan een markering, zodat de administratie later controleert of de werkbon alsnog compleet is. Standaard wacht de software op een afgetekende werkbon, omdat daarin de tijden en het bewijs staan.
Wat als de klant ter plaatse een andere prijs met de chauffeur afspreekt?
Dan staat dat niet in de offerte en ziet de administratie een afwijking. De chauffeur kan bij de werkbon noteren wat er ter plaatse is afgesproken, maar de planning bepaalt of dat geldt. Zo blijft één plek eigenaar van prijsafspraken en voorkom je dat elke chauffeur eigen tarieven hanteert.
Worden kwijtgescholden afwijkingen ook bijgehouden?
Ja. Elke afwijking die niet wordt doorberekend, blijft zichtbaar met de reden. Dat helpt om te zien waar geld blijft liggen, bijvoorbeeld bij een klant die structureel laat klaarstaat. Met die informatie kun je de offerte of de afspraken met die klant aanpassen.
Hoe zien we welke opdrachtgevers nog moeten betalen?
Bij elke factuur staat de betaalstatus, en per opdrachtgever zie je wat openstaat. Wie via de betaallink betaalt, staat meteen op betaald; een overschrijving zet de administratie zelf om. Herinneringen gaan op de ingestelde termijnen automatisch. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export, en het btw-overzicht staat in dezelfde software.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor spoedlogistieke bedrijvenOffertesoftware voor spoedlogistieke bedrijven die een directe ritprijs opbouwt uit afstand, voertuig, lege terugrit en wachtrisico, en vastlegt onder welke aannames die prijs geldt.
- Digitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijvenDigitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijven waarop de bevestigde spoedopdracht, laad- en wachttijden en de handtekening van de ontvanger bij dezelfde rit worden vastgelegd.
- Website voor spoedlogistieke bedrijvenEen website voor spoedlogistieke bedrijven die uitlegt welke spoedritten en directe leveringen je rijdt, wat een deadline haalbaar maakt en welke gegevens een aanvraag snel beoordeelbaar maken.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor spoedlogistiek: ritprijs, wachttijd en afwijkingen per rit beoordeeld en verstuurd met betaallink en herinneringen.
- Rit en afspraken samenbrengen
- Afwijkingen beoordelen
- Factuur met betaallink versturen