Transport en bezorging: Offertesoftware voor spoedlogistieke bedrijven
Offertesoftware voor spoedlogistieke bedrijven die een directe ritprijs opbouwt uit afstand, voertuig, lege terugrit en wachtrisico, en vastlegt onder welke aannames die prijs geldt.
Waar offertes voor spoedlogistieke bedrijven op vastlopen.
Een prijs voor een spoedrit moet binnen enkele minuten de deur uit, en juist daar gaat het mis bij veel spoedlogistieke bedrijven. De planner rekent uit het hoofd met een kilometerprijs, vergeet de lege terugrit van een rit naar het noorden en neemt geen wachttijd mee omdat de klant zegt dat alles klaarstaat. Bij aankomst blijkt de zending nog ingepakt te moeten worden, en de chauffeur wacht. Omdat in de offerte niet stond hoeveel wachttijd inbegrepen was, wordt de extra tijd achteraf een discussie. Ook tolkosten, een veerovertocht of een tweede chauffeur voor een lange rit worden per persoon anders meegenomen, zodat dezelfde rit twee verschillende prijzen krijgt.
Offertesoftware voor spoedlogistieke bedrijven
Voorbeeld- 1
Ritgegevens als vertrekpunt
AfgerondDe offerte begint met de gegevens uit de aanvraag: ophaal- en afleveradres, deadline, lading en voertuigtype.
- 2
Wachtrisico apart prijzen
Nu bezigInbegrepen laad- en wachttijd staat als aparte regel in het voorstel, met het tarief voor elk extra kwartier daarboven.
- 3
Akkoord vastleggen met voorwaarden
VolgendeDe klant ontvangt een kort voorstel met prijs, aannames en de wachttijdregeling, en geeft akkoord met één bevestiging.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Ritgegevens als vertrekpunt
De offerte begint met de gegevens uit de aanvraag: ophaal- en afleveradres, deadline, lading en voertuigtype. Daaruit volgen de rijafstand, of de terugrit leeg is en of één chauffeur de rit binnen zijn werktijd kan rijden. Staat er iets niet vast, dan wordt dat als aanname zichtbaar in plaats van stilzwijgend ingevuld.
Wachtrisico apart prijzen
Inbegrepen laad- en wachttijd staat als aparte regel in het voorstel, met het tarief voor elk extra kwartier daarboven. Toeslagen voor tol, veer, nachtrit of een tweede chauffeur komen uit een vaste lijst, zodat iedere planner dezelfde opbouw gebruikt. De planner kan een uitzondering maken, maar die wordt met een reden vastgelegd.
Akkoord vastleggen met voorwaarden
De klant ontvangt een kort voorstel met prijs, aannames en de wachttijdregeling, en geeft akkoord met één bevestiging. Dat akkoord wordt opgeslagen bij de rit, met tijdstip en naam. Verandert de lading of het adres daarna, dan ziet de planner dat de prijs opnieuw moet worden bekeken voordat de chauffeur vertrekt.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De meeste spoedlogistieke bedrijven werken met een tarievenlijst in een spreadsheet, een routeplanner voor afstanden en een boekhoudpakket voor de facturen. De offertesoftware neemt de tarieven en toeslagen over als vaste bron die de directie beheert, terwijl de planner per offerte alleen de ritgegevens invult. Afstanden kunnen uit de bestaande routeplanner komen. Het goedgekeurde voorstel gaat mee naar planning en facturatie, zodat de prijs die de klant accepteerde ook de prijs is die gefactureerd wordt.
Kilometerprijs of prijs per rit
Een kilometerprijs is eenvoudig uit te leggen, maar zegt niets over de lege terugrit of een rit die een hele dag een voertuig bezet. Een prijs per rit die tijd, afstand en terugrit samen weegt, sluit beter aan bij wat een spoedrit kost. De keuze bepaalt ook hoe je afwijkingen achteraf uitlegt aan de klant.
Wachttijd inbegrepen of altijd apart
Een vaste hoeveelheid inbegrepen wachttijd maakt de prijs voorspelbaar voor de klant. Wachttijd altijd apart rekenen is eerlijker als laden vaak uitloopt, maar voelt voor een klant met haast als een open eind. Belangrijk is vooral dat het in de offerte staat, zodat de chauffeur weet vanaf wanneer hij de tijd moet registreren.
Standaardprijs of handwerk per aanvraag
Voor veelvoorkomende ritten tussen vaste plaatsen werkt een standaardprijs die de planner alleen bevestigt. Bijzondere ritten met overnachting, een veer of een lading die een speciaal voertuig vraagt, blijven handwerk. De software helpt dan vooral door alle onderdelen langs te lopen, zodat niets wordt vergeten onder tijdsdruk.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
Directe ritprijzen komen uit afstand, voertuig, terugrit en inbegrepen wachttijd; de vaste lijst toeslagen staat erin en het akkoord van de klant wordt bij de rit bewaard. Om de berekening te toetsen rekenen we samen een gewone binnenlandse rit door, en een rit met een lege terugrit waarbij de klant om een nachtlevering vraagt. Standaardprijzen voor vaste verbindingen en de factuur rechtstreeks uit de geaccepteerde offerte zet je aan wanneer het jou uitkomt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we een offerte versturen terwijl de chauffeur nog niet bekend is?
Ja. De prijs gaat uit van een voertuigtype en een vertrekmoment, niet van een bepaalde chauffeur. In het voorstel staat wel dat de vertrektijd pas vaststaat na bevestiging. Lukt het daarna niet om op tijd een voertuig te vinden, dan ziet de planner dat voordat de klant ervan uitgaat dat alles rond is.
Hoe gaan we om met een klant die over de wachttijd discussieert?
Omdat de inbegrepen wachttijd en het tarief daarboven in het geaccepteerde voorstel staan, is er een gezamenlijk vertrekpunt. Registreert de chauffeur aankomst en vertrek bij het laadadres, dan sluit die registratie aan op de offerte. Het gesprek gaat dan over feiten in plaats van over herinneringen.
Kunnen we vaste klanten eigen tarieven geven?
Ja, per klant kan een afwijkende tarieflijst of korting op bepaalde toeslagen worden vastgelegd. De offertesoftware kiest die automatisch zodra de klant is geselecteerd. Zo hoeft de planner niet te onthouden welke afspraken er met wie zijn gemaakt, en blijven die afspraken zichtbaar voor collega's.
Wat als de klant de prijs pas na vertrek accepteert?
Dat gebeurt bij spoed, want soms rijdt de chauffeur al richting ophaaladres. De software kan dat toestaan, maar markeert de rit als vertrokken zonder akkoord. De planner ziet die ritten apart, zodat ze niet zonder bevestigde prijs bij de facturatie belanden.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor spoedlogistieke bedrijvenEen aanvraagformulier voor spoedlogistieke bedrijven dat uiterste levertijd, afmetingen, gewicht en laadsituatie in één keer uitvraagt, zodat de planner direct kan beoordelen of de rit haalbaar is.
- Digitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijvenDigitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijven waarop de bevestigde spoedopdracht, laad- en wachttijden en de handtekening van de ontvanger bij dezelfde rit worden vastgelegd.
- Facturatiesoftware voor spoedlogistieke bedrijvenFacturatiesoftware voor spoedlogistieke bedrijven die elke afgeronde spoedrit met de geaccepteerde prijs, geregistreerde wachttijd en extra stops omzet in een factuur met betaallink en zichtbare betaalstatus.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor spoedlogistieke bedrijven: bereken directe ritprijzen met wachtrisico en lege terugrit, en leg aannames vast vóór het akkoord.
- Ritgegevens als vertrekpunt
- Wachtrisico apart prijzen
- Akkoord vastleggen met voorwaarden