Transport en bezorging: Digitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijven
Digitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijven waarop de bevestigde spoedopdracht, laad- en wachttijden en de handtekening van de ontvanger bij dezelfde rit worden vastgelegd.
Wat er op een werkbon voor spoedlogistieke bedrijven hoort.
Bij spoedlogistieke bedrijven staat de opdracht vaak in een appje van de planner, met het adres in een los bericht en de contactpersoon in een gemiste oproep. De chauffeur weet dan wel waar hij heen moet, maar niet wie de lading moet aftekenen of wat er gebeurt als het bedrijf gesloten is. Wachttijd bij het laden noteert hij op een papiertje of helemaal niet. Na afloop heeft de administratie geen aankomsttijd, geen naam van de ontvanger en geen foto van de staat van de lading. Precies die gegevens zijn nodig als een klant vraagt waarom een deadline net niet is gehaald.
Digitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijven
Voorbeeld- 1
Opdracht volledig klaarzetten
AfgerondZodra de planner een spoedrit bevestigt, ontstaat een werkbon met adressen, deadline, lading, contactpersonen en bijzondere instructies zoals een achteringang of een code voor het hek.
- 2
Tijden en staat vastleggen
Nu bezigBij aankomst op het laadadres tikt de chauffeur aankomst en vertrek aan, zodat wachttijd automatisch volgt.
- 3
Aftekenen en nalopen
VolgendeBij aflevering tekent de ontvanger op het scherm, met naam en tijdstip.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Opdracht volledig klaarzetten
Zodra de planner een spoedrit bevestigt, ontstaat een werkbon met adressen, deadline, lading, contactpersonen en bijzondere instructies zoals een achteringang of een code voor het hek. De chauffeur opent hem op zijn telefoon en ziet ook de afgesproken wachttijd. Zo hoeft hij onderweg niet te bellen om iets na te vragen.
Tijden en staat vastleggen
Bij aankomst op het laadadres tikt de chauffeur aankomst en vertrek aan, zodat wachttijd automatisch volgt. Hij maakt een foto van de lading zoals die is ingeladen en noteert afwijkingen, zoals meer colli dan opgegeven. Onderweg kan hij een vertraging melden met een reden, die de planner direct ziet.
Aftekenen en nalopen
Bij aflevering tekent de ontvanger op het scherm, met naam en tijdstip. Weigert de ontvanger of is er niemand, dan legt de chauffeur dat vast met een foto van de locatie. De planner loopt de bon na op ontbrekende onderdelen voordat de rit als afgerond geldt en naar de facturatie gaat.
Geen papier en losse foto's meer.
Chauffeurs hebben meestal een zakelijke telefoon met een navigatieapp, en soms een scanner of de app van een vervoerssysteem. De werkbon vervangt die navigatie niet, maar geeft het adres door aan de app die de chauffeur al gebruikt. De planning blijft eigenaar van de opdracht en de afspraken; de chauffeur is eigenaar van de tijden, foto's en handtekening die hij vastlegt. Die gegevens gaan terug naar het transportsysteem of de administratie als bewijs bij de rit.
Handtekening of foto als bewijs
Een handtekening op het scherm met naam is voor de meeste ontvangers vertrouwd. Bij een gesloten bedrijf of een afgesproken plek zonder ontvanger is een foto van de lading op locatie het enige bewijs. Veel spoedbedrijven gebruiken beide en spreken per opdrachtgever af wat voldoende is, zodat er achteraf geen twijfel ontstaat.
Alles invullen of alleen afwijkingen
Een chauffeur met haast vult geen lange formulieren in. Een werkbon die alleen tijden en aftekening vraagt en daarnaast een knop voor afwijkingen heeft, wordt beter gebruikt dan een bon met tien verplichte velden. Wat de chauffeur overslaat, moet dan wel bewust weglaatbaar zijn en niet pas bij de factuur gemist worden.
Offline werken of altijd verbonden
Op een industrieterrein of in een parkeergarage valt het bereik soms weg. Een werkbon die offline tijden en foto's opslaat en later verstuurt, voorkomt dat de chauffeur moet wachten. Dat vraagt wel een duidelijk teken op het scherm wanneer iets nog niet is verzonden, zodat de planner niet denkt dat de rit stilstaat.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
Elke bevestigde spoedrit krijgt een werkbon met alle instructies, aankomst- en vertrektijden, een foto bij het laden, aftekening bij aflevering en een controle door de planner. Je eigen instructies en controlepunten zetten we er bij de start in. Getoetst wordt met een gewone directe rit en met een rit waarbij de ontvanger afwezig is en de lading terug moet. Meerdere stops op één bon, scannen met handscanners en het afleverbewijs automatisch naar de klant komen erbij wanneer je daaraan toe bent.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de chauffeur een rit met meerdere stops op één bon zien?
De werkbon is ingericht op de directe rit van één ophaaladres naar één afleveradres. Ritten met tussenstops zet je erbij wanneer je die rijdt, met per stop eigen tijden en aftekening. Zo blijft de bon voor het meest voorkomende spoedwerk zo eenvoudig mogelijk.
Wat als de ontvanger weigert te tekenen?
Dan legt de chauffeur vast dat de handtekening is geweigerd, met de naam van de persoon als die bekend is en een foto van de afgeleverde lading. De planner krijgt daar een melding van en kan contact opnemen met de opdrachtgever. De bon blijft open totdat de afhandeling is afgesproken.
Zien opdrachtgevers de werkbon ook?
Niet de hele bon. Interne aantekeningen en de registratie van wachttijd zijn voor de planning en administratie. De opdrachtgever krijgt het afleverbewijs met naam, tijdstip en eventueel een foto, via mail of het klantportaal. Wat er precies wordt gedeeld, leg je per opdrachtgever vast.
Werkt de bon ook voor chauffeurs die we inhuren?
Ja, een ingehuurde chauffeur kan een link krijgen naar alleen die ene bon, zonder toegang tot de rest van de planning. Hij legt dezelfde tijden, foto's en aftekening vast. Na afronding vervalt de toegang, zodat er geen losse accounts blijven bestaan van mensen die eenmalig voor je reden.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor spoedlogistieke bedrijvenOffertesoftware voor spoedlogistieke bedrijven die een directe ritprijs opbouwt uit afstand, voertuig, lege terugrit en wachtrisico, en vastlegt onder welke aannames die prijs geldt.
- Planningssoftware voor spoedlogistieke bedrijvenPlanningssoftware voor spoedlogistieke bedrijven die laat zien welke chauffeur met welk voertuig vrij is, waar die staat en of een gevraagde deadline vanaf dat vertrekpunt te halen is.
- Klantportaal voor spoedlogistieke bedrijvenEen klantportaal voor spoedlogistieke bedrijven waarin opdrachtgevers de mijlpalen van hun spoedrit volgen en na aflevering de ontvangstbevestiging met naam en tijdstip zelf terugvinden.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor spoedlogistieke bedrijven: bevestigde spoedopdracht, wachttijd en aftekening bij de ontvanger op één bon per rit.
- Opdracht volledig klaarzetten
- Tijden en staat vastleggen
- Aftekenen en nalopen