Evenementen en verhuur: Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijven
Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijven die het vrijgegeven standplan, de onderdelenlijst en de opleverpunten bij de ploeg op de beursvloer brengen, met terugkoppeling per stand.
Wat er op een werkbon voor standbouwbedrijven hoort.
Op de beursvloer werkt een ploeg vaak met een geprinte tekening die al twee keer is aangepast. Of de bedrukking op de achterwand de laatste versie is, of het scherm links of rechts moet hangen en waar de stroomaansluiting van de beurs zit, weet de ploegleider soms pas na een telefoontje met kantoor. Ontbrekende onderdelen worden onderweg geregeld en niet vastgelegd. Bij oplevering loopt de exposant de stand door en wil hij nog een extra plank of andere verlichting, wat mondeling wordt toegezegd. Op kantoor weet niemand of dat meerwerk is of een correctie, en de foto's van de opgeleverde stand staan op de telefoon van één persoon.
Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijven
Voorbeeld- 1
Vrijgegeven plan klaarzetten
AfgerondPas als het ontwerp is vrijgegeven, ontstaat de werkbon per stand.
- 2
Opbouw en afwijkingen vastleggen
Nu bezigTijdens de opbouw vinkt de ploeg onderdelen af en meldt wat ontbreekt of beschadigd is, met een foto.
- 3
Opleveren met de exposant
VolgendeBij oplevering loopt de ploegleider met de exposant de stand door en maakt opleverfoto's.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Vrijgegeven plan klaarzetten
Pas als het ontwerp is vrijgegeven, ontstaat de werkbon per stand. Die bevat de definitieve tekening, de lijst met wandelementen, bedrukking, verlichting en meubilair, de plek van de stroomaansluiting en de contactpersoon van de exposant. De ploegleider ziet welke versie geldt en wanneer die is vrijgegeven, zodat er geen oude print meer rondgaat.
Opbouw en afwijkingen vastleggen
Tijdens de opbouw vinkt de ploeg onderdelen af en meldt wat ontbreekt of beschadigd is, met een foto. Een kolom die niet op de plattegrond stond of een stroompunt op een andere plek wordt direct gemeld aan de projectleider. Die beslist of de stand aangepast wordt en legt die keuze vast bij dezelfde werkbon.
Opleveren met de exposant
Bij oplevering loopt de ploegleider met de exposant de stand door en maakt opleverfoto's. Wensen die de exposant dan nog heeft, worden genoteerd als meerwerk of als herstelpunt, en de exposant tekent af op het scherm. Kantoor ziet direct wat er is opgeleverd, wat nog openstaat en welke extra's gefactureerd moeten worden.
Geen papier en losse foto's meer.
Werkvoorbereiding gebeurt nu vaak met geprinte tekeningen, een paklijst uit het magazijn en een appgroep per beurs. De werkbonnen nemen het vrijgegeven ontwerp uit het tekenpakket over en de paklijst uit de voorraadadministratie. Projectleiders blijven eigenaar van het standplan en de keuzes bij afwijkingen; ploegleiders van de registratie op de vloer. Foto's en handtekeningen horen bij de stand en zijn later terug te vinden bij facturatie of bij een volgende beurs met dezelfde exposant.
Tekening op tablet of op papier
Een tablet toont altijd de geldende versie en maakt foto's makkelijk, maar is kwetsbaar in een hal vol gereedschap. Papier is robuust, maar raakt verouderd. Veel ploegen gebruiken een telefoon voor afvinken en foto's, met een geprinte tekening die een code bevat om op het scherm te controleren of hij nog geldt.
Ploegleider of projectleider beslist
Bij kleine afwijkingen kan de ploegleider zelf beslissen, zoals een wand een paar centimeter verschuiven. Grotere keuzes, zoals een onderdeel weglaten of een ander scherm ophangen, horen bij de projectleider omdat ze gevolgen hebben voor offerte en exposant. De werkbon kan vastleggen welke keuzes waar liggen.
Meerwerk ter plekke of achteraf afstemmen
Meerwerk ter plekke laten aftekenen voorkomt discussie, maar exposanten zijn op opbouwdag druk en tekenen soms zonder te lezen. Achteraf afstemmen geeft rust, maar dan is het geheugen vager. Een korte omschrijving met foto en aftekening op de vloer, met later een bevestiging per mail, combineert beide.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
Per stand staat de werkbon klaar met het vrijgegeven plan, de onderdelenlijst, afvinken en afwijkingen melden, en een opleverstap met foto's en aftekening. Samen doorlopen we een systeemstand die volgens plan staat, en een stand waarbij de beurs een kolom op een andere plek heeft dan de plattegrond. Afbouwbonnen en meerwerk dat afgetekend direct op de factuur komt, zet je aan wanneer het past.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Werkt de werkbon zonder internet in de beurshal?
In beurshallen is het netwerk vaak traag of overbelast. De werkbon wordt daarom vooraf op het toestel geladen, met tekening en onderdelenlijst. Afvinken en foto's worden lokaal bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is, zodat de ploeg niet hoeft te wachten.
Kunnen freelancers ook met de werkbon werken?
Ja, met een eigen toegang die alleen de stands toont waarop ze zijn ingepland. Ze kunnen onderdelen afvinken en foto's toevoegen. Meerwerk vastleggen en de exposant laten aftekenen kan beperkt blijven tot de ploegleider, zodat duidelijk is wie dat namens jou doet.
Hoe weten we dat de ploeg met de juiste ontwerpversie werkt?
De werkbon toont alleen de vrijgegeven versie met de datum van vrijgave. Komt er een nieuwe versie, dan krijgt de ploegleider een melding en ziet hij wat er veranderd is. Oude versies blijven bewaard, maar zijn duidelijk gemarkeerd als vervallen.
Kunnen we schade aan de stand na de beurs vastleggen?
Ja. Bij de afbouw maakt de ploeg foto's van beschadigde onderdelen en noteert wat er mis is. Dat komt bij de stand en bij het onderdeel in de voorraad terecht, zodat je weet wat hersteld moet worden voordat het opnieuw kan worden ingezet.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor standbouwbedrijvenOffertesoftware voor standbouwbedrijven die standoppervlak, afwerkingsniveau en extra diensten in een navolgbare berekening zet, met akkoord van de exposant op een vaste versie.
- Planningssoftware voor standbouwbedrijvenPlanningssoftware voor standbouwbedrijven die opbouwdagen, vrachttoegang op het beursterrein en beschikbare opbouwploegen naast elkaar zet, zodat stands op meerdere beurzen tegelijk haalbaar blijven.
- Klantportaal voor standbouwbedrijvenEen klantportaal voor standbouwbedrijven waar exposanten beursdocumenten, ontwerpversies en goedkeuringen op één plek vinden, met per stand zichtbaar wat er nog van hen nodig is.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijven: het vrijgegeven standplan op de beursvloer, met onderdelenlijst, opleverfoto's en meerwerk per stand.
- Vrijgegeven plan klaarzetten
- Opbouw en afwijkingen vastleggen
- Opleveren met de exposant