Evenementen en verhuur: Klantportaal voor standbouwbedrijven
Een klantportaal voor standbouwbedrijven waar exposanten beursdocumenten, ontwerpversies en goedkeuringen op één plek vinden, met per stand zichtbaar wat er nog van hen nodig is.
Wat klanten van standbouwbedrijven zelf willen zien.
Tussen akkoord op de offerte en de opbouw moet een exposant van alles aanleveren en goedkeuren: logo's in de juiste resolutie, teksten voor de achterwand, een bevestiging van het ontwerp en soms stukken voor de beursorganisatie zoals een constructieverklaring voor een verdieping. Dat gaat nu per mail, met bijlagen die in verschillende inboxen terechtkomen. De marketingmedewerker van de exposant keurt een ontwerp goed, terwijl zijn manager een week later nog iets wil veranderen. Bij een standbouwbedrijf met veel stands per seizoen weet de projectleider niet meer welke goedkeuring nog openstaat, en de exposant weet niet welk bestand het laatst is ontvangen.
Klantportaal voor standbouwbedrijven
Voorbeeld- 1
Toegang per stand regelen
AfgerondElke exposant krijgt toegang tot zijn eigen stands, en binnen het bedrijf van de exposant kunnen meerdere personen worden toegevoegd met een rol: meekijken, aanleveren of goedkeuren.
- 2
Versies en documenten tonen
Nu bezigHet portaal toont per stand de actuele ontwerpversie, eerdere versies met hun datum, de beursdocumenten die de standbouwer heeft ontvangen en de lijst met aan te leveren bestanden.
- 3
Reacties bij de juiste versie
VolgendeEen exposant kan per ontwerpversie opmerkingen plaatsen, op een plek in de afbeelding of als losse tekst.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per stand regelen
Elke exposant krijgt toegang tot zijn eigen stands, en binnen het bedrijf van de exposant kunnen meerdere personen worden toegevoegd met een rol: meekijken, aanleveren of goedkeuren. Een bureau dat namens de exposant werkt, kan apart worden uitgenodigd. Zo is vooraf duidelijk wie mag beslissen en wie alleen meeleest.
Versies en documenten tonen
Het portaal toont per stand de actuele ontwerpversie, eerdere versies met hun datum, de beursdocumenten die de standbouwer heeft ontvangen en de lijst met aan te leveren bestanden. Bij elk bestand staat of het is goedgekeurd, wordt beoordeeld of nog ontbreekt. Ook de opbouwdagen en het contact op de beursvloer staan erbij.
Reacties bij de juiste versie
Een exposant kan per ontwerpversie opmerkingen plaatsen, op een plek in de afbeelding of als losse tekst. Goedkeuring geldt alleen voor die versie. Komt er na goedkeuring nog een wens binnen, dan ziet de projectleider dat het om een wijziging na akkoord gaat en kan hij die apart beoordelen.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Ontwerpen worden nu vaak als bestand gemaild of via een deellink uit een opslagdienst gestuurd. Het portaal neemt de vrijgegeven afbeeldingen uit het ontwerpproces over; het werkbestand blijft bij het ontwerpteam. Logo's en teksten blijven eigendom van de exposant, de beursdocumenten van de beursorganisatie. Het portaal bewaart van elk bestand wie het heeft aangeleverd en wanneer. Projectleiders blijven hun bestaande mailbox gebruiken voor gesprekken, maar besluiten en bestanden horen in het portaal.
Portaal of gewoon mail
Bij één stand per jaar is mail vaak genoeg. Bij exposanten met meerdere beurzen of meerdere betrokkenen raakt mail onoverzichtelijk en worden goedkeuringen onvindbaar. Het portaal is vooral zinvol voor standbouwers met terugkerende exposanten en stands waar veel bestanden en goedkeuringsrondes bij komen kijken. Voor losse exposanten volstaat mail.
Opmerkingen in afbeelding of in tekst
Opmerkingen direct op het ontwerp zijn duidelijk voor visuele punten, zoals de plek van een logo. Voor vragen over materialen of budget is tekst beter. Een combinatie werkt het best, zolang alle opmerkingen bij dezelfde ontwerpversie blijven en de projectleider ze als afgehandeld kan markeren.
Exposant ziet alles of alleen het eigen deel
Sommige standbouwers tonen de volledige planning en technische tekeningen, anderen alleen het ontwerpbeeld en de aanleverlijst. Meer tonen geeft vertrouwen, maar roept vragen op over details die de exposant niet hoeft te beoordelen. Het is een keuze per type klant, die in het portaal per stand in te stellen is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Elke exposant krijgt toegang met rollen, ziet ontwerpversies en beursdocumenten, de aanleverlijst en keurt per versie goed, zonder iets te installeren. Voordat het live gaat, proberen we samen een exposant die op tijd alles aanlevert, en een exposant waarbij na goedkeuring nog een manager een wijziging wil. Meldingen bij naderende deadlines en de goedgekeurde versie direct op de werkbon kunnen later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een communicatiebureau namens de exposant goedkeuren?
Dat bepaal je per stand. Het bureau kan de rol aanleveren of goedkeuren krijgen. Is het bureau alleen aanleverend, dan blijft de goedkeuring bij de exposant zelf. In het portaal is altijd zichtbaar wie welke rol heeft, zodat een akkoord niet van de verkeerde persoon komt.
Wat als de exposant de deadline voor aanleveren mist?
Het portaal toont per bestand de uiterste datum die je met de exposant hebt afgesproken. Nadert die datum, dan krijgt de exposant een herinnering. Mist hij hem, dan ziet de projectleider dat en kan hij beslissen of de bedrukking wordt uitgesteld of met een neutrale versie verder gaat.
Kunnen exposanten oude stands terugzien voor een nieuwe beurs?
Ja. Eerdere stands blijven zichtbaar met hun laatste ontwerp en opleverfoto's. Een exposant kan aangeven dat hij een vorige stand wil hergebruiken, waarna de verkoper een nieuwe aanvraag op basis daarvan maakt met de onderdelen die nog in opslag staan.
Moeten exposanten een account aanmaken?
Ze krijgen een uitnodiging per mail en loggen in met een link of een eigen wachtwoord, afhankelijk van wat je kiest. Een eenmalige link is makkelijk voor exposanten die één keer per jaar langskomen; een vaste login past beter bij exposanten met meerdere beurzen per seizoen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijvenDigitale werkbonnen voor standbouwbedrijven die het vrijgegeven standplan, de onderdelenlijst en de opleverpunten bij de ploeg op de beursvloer brengen, met terugkoppeling per stand.
- Website voor standbouwbedrijvenEen website voor standbouwbedrijven die laat zien welke standconcepten en presentatiewanden er zijn, wat een exposant zelf moet regelen en welke informatie nodig is voor een serieuze aanvraag.
- Aanvraagformulier voor standbouwbedrijvenEen aanvraagformulier voor standbouwbedrijven dat standplattegrond, beursvoorschriften en wensen van de exposant in één keer verzamelt, zodat ontwerp en calculatie direct kunnen starten.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor standbouwbedrijven: exposanten zien ontwerpversies, beursdocumenten en openstaande goedkeuringen per stand op één plek.
- Toegang per stand regelen
- Versies en documenten tonen
- Reacties bij de juiste versie