Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor standbouwbedrijven
Facturatiesoftware voor standbouwbedrijven die de opgeleverde stand, meerwerk en extra diensten zoals opslag of transport omzet in een factuur die terug te leiden is naar offerte en oplevering.
Waar facturen bij standbouwbedrijven blijven liggen.
Na een drukke beursweek moet de administratie per stand bepalen wat er gefactureerd wordt. De offerte staat in een rekenblad, het meerwerk op de telefoon van de ploegleider, de opslag in een apart lijstje en de extra uren voor een vertraagde opbouw nergens. Vaak is een deel al als aanbetaling gefactureerd, waardoor de eindfactuur een verrekening moet bevatten. Een exposant die tijdens de oplevering om een extra scherm vroeg, ontvangt een factuur waarin dat staat zonder dat hij het zich herinnert. En diensten die de beurs rechtstreeks aan de exposant factureert, zoals stroom, worden soms dubbel doorbelast omdat niemand weet wie ze heeft aangevraagd.
Facturatiesoftware voor standbouwbedrijven
Voorbeeld- 1
Grondslag per stand verzamelen
AfgerondPer stand staat alles wat gefactureerd kan worden al in de software: de geaccordeerde offerteversie, afgetekend meerwerk met foto, opslagperiodes, transportritten en eventuele aanbetalingen.
- 2
Verschillen laten beoordelen
Nu bezigDe software markeert posten die afwijken van de offerte, zoals meerwerk zonder aftekening of opslag langer dan afgesproken.
- 3
Factuur versturen
VolgendeNa akkoord van de projectleider gaat de factuur naar de exposant met een betaallink, de juiste regels, de aanbetaling verrekend en een verwijzing naar het projectnummer van de stand.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Grondslag per stand verzamelen
Per stand staat alles wat gefactureerd kan worden al in de software: de geaccordeerde offerteversie, afgetekend meerwerk met foto, opslagperiodes, transportritten en eventuele aanbetalingen. Bij elke post staat de bron, zodat de administratie niet hoeft te zoeken. Wat de exposant zelf bij de beurs regelde, staat er niet tussen.
Verschillen laten beoordelen
De software markeert posten die afwijken van de offerte, zoals meerwerk zonder aftekening of opslag langer dan afgesproken. De projectleider beoordeelt die posten en kiest of ze worden gefactureerd, aangepast of vervallen. Zijn keuze en de reden blijven bewaard, zodat later na te gaan is waarom een factuur er zo uitziet.
Factuur versturen
Na akkoord van de projectleider gaat de factuur naar de exposant met een betaallink, de juiste regels, de aanbetaling verrekend en een verwijzing naar het projectnummer van de stand. Herinneringen gaan automatisch. Per stand zie je of de factuur open staat of betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu gemaakt op basis van offertes, mails en het geheugen van de projectleider. In de facturatiesoftware komt de grondslag uit de offerte, de werkbon en de voorraad, die elk hun eigen eigenaar hebben en al op één plek staan. Opslagtarieven en standaardposten voor transport beheert de administratie in overleg met verkoop. Grootboek en btw-aangifte blijven bij de boekhouder, die kan meekijken of een export krijgt.
Aanbetaling vooraf of alles achteraf
Bij grote maatwerkstands is een aanbetaling bij akkoord gangbaar, omdat materialen vooraf worden ingekocht. Bij kleine systeemstands kiezen sommigen voor één factuur na oplevering. De software kan beide en laat bij de eindfactuur zien wat al gefactureerd en betaald is, zodat de exposant niet twee keer betaalt.
Meerwerk direct of bij de eindfactuur
Meerwerk direct na de beurs apart factureren is helder, maar levert de exposant meerdere facturen op. Meenemen in de eindfactuur houdt het overzichtelijk, maar kan de eindfactuur vertragen als er discussie is. Een veelgekozen route is meerwerk als aparte regels op de eindfactuur, met de aftekening als bijlage.
Opslag per beurs of per periode
Opslag kan als vast bedrag per beurs worden doorberekend of per maand dat de stand in het magazijn staat. Per periode is eerlijker voor exposanten met veel tussentijd, maar vraagt een terugkerende factuur. De software houdt opslag bij vanaf de afbouw en zet per periode een factuur klaar.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Per stand staan bij de start de geaccordeerde offerte, afgetekend meerwerk en aanbetalingen klaar voor de factuur, met de afwijkingen apart voor de projectleider en je betaallink en herinneringen ingesteld. Samen doorlopen we een stand zonder afwijkingen, en een stand met meerwerk zonder aftekening en een verlengde opslag. Terugkerende opslagfacturen en vaste transportposten zet je aan zodra de administratie de facturen na een korte blik vertrouwt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Gaat een factuur zonder controle naar exposanten?
Nee. De software zet de factuur klaar, en de administratie controleert en verstuurt hem met een betaallink. Zo is er één plek waar facturen vandaan komen en waar je ziet wat betaald is, en kan niemand per ongeluk een factuur sturen die nog niet is beoordeeld.
Hoe voorkomen we dat we stroom of internet van de beurs doorbelasten?
In de offerte staat per dienst of de exposant die zelf bij de beurs regelt of dat jij het verzorgt. Diensten die de exposant zelf regelt, komen niet in de factuurgrondslag. Heb je het namens de exposant aangevraagd, dan staat er een aparte regel met de onderliggende beursnota.
Kunnen we meerdere stands van één exposant op één factuur zetten?
Ja. Een exposant met stands op meerdere beurzen kan per beurs of verzameld worden gefactureerd. Op de factuur blijven de stands als aparte blokken zichtbaar, zodat de exposant ze kan toewijzen aan de juiste afdeling of het juiste budget.
Wat als meerwerk ter plekke niet is afgetekend?
Dan staat het als afwijking bij de projectleider. Hij kan het alsnog laten bevestigen door de exposant, het als correctie zonder kosten aanmerken of het laten vervallen. Pas na die keuze gaat het mee op de factuur, met de reden erbij.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor standbouwbedrijvenOffertesoftware voor standbouwbedrijven die standoppervlak, afwerkingsniveau en extra diensten in een navolgbare berekening zet, met akkoord van de exposant op een vaste versie.
- Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijvenDigitale werkbonnen voor standbouwbedrijven die het vrijgegeven standplan, de onderdelenlijst en de opleverpunten bij de ploeg op de beursvloer brengen, met terugkoppeling per stand.
- Website voor standbouwbedrijvenEen website voor standbouwbedrijven die laat zien welke standconcepten en presentatiewanden er zijn, wat een exposant zelf moet regelen en welke informatie nodig is voor een serieuze aanvraag.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor standbouwbedrijven: stand, meerwerk, opslag en transport per beurs in een factuur met betaallink en automatische herinneringen.
- Grondslag per stand verzamelen
- Verschillen laten beoordelen
- Factuur versturen