Evenementen en verhuur: Voorraadsoftware voor standbouwbedrijven
Voorraadsoftware voor standbouwbedrijven die modulaire wanden, verlichting en meubilair per stand reserveert, zodat zichtbaar is wat er echt in het magazijn ligt en wat al op een beurs staat.
Waar de voorraad bij standbouwbedrijven gaat schuiven.
Een standbouwer met een eigen modulair systeem heeft honderden wandelementen, profielen, spots en baliedelen, verdeeld over het magazijn, vrachtwagens en stands die nog op een beurs staan. In drukke weken worden dezelfde onderdelen voor twee stands ingepland, omdat niemand ziet dat ze pas na de afbouw van de vorige beurs terugkomen. Na een beurs komen onderdelen beschadigd of vies terug en verdwijnen ze tussen de goede voorraad. Daarnaast staan er stands van exposanten in opslag die van de klant zijn en niet mogen worden gebruikt. Een magazijnmedewerker die een paklijst maakt, telt wat hij ziet, niet wat er beschikbaar is.
Voorraadsoftware voor standbouwbedrijven
Voorbeeld- 1
Onderdelen herkenbaar maken
AfgerondElk type onderdeel krijgt een vaste omschrijving met maat en uitvoering, en waar het zinvol is een eigen code of label.
- 2
Reserveren per stand
Nu bezigZodra een stand is ingepland, worden de benodigde onderdelen gereserveerd voor de periode van laden tot terugkomst.
- 3
Retour en staat bijwerken
VolgendeNa de afbouw scant of telt het magazijn de teruggekomen onderdelen en markeert wat beschadigd, vuil of zoekgeraakt is.
Van ontvangst tot gebruik.
Onderdelen herkenbaar maken
Elk type onderdeel krijgt een vaste omschrijving met maat en uitvoering, en waar het zinvol is een eigen code of label. Onderdelen van exposanten in opslag staan apart met de naam van de eigenaar. Zo is een profiel van het eigen systeem altijd te onderscheiden van een wand die bij een opgeslagen klantstand hoort.
Reserveren per stand
Zodra een stand is ingepland, worden de benodigde onderdelen gereserveerd voor de periode van laden tot terugkomst. De voorraadlijst toont per onderdeel wat aanwezig is, wat al gereserveerd is en wat op dat moment nog op een andere beurs staat. Komt er te weinig uit, dan ziet de projectleider dat voordat de paklijst wordt gemaakt.
Retour en staat bijwerken
Na de afbouw scant of telt het magazijn de teruggekomen onderdelen en markeert wat beschadigd, vuil of zoekgeraakt is. Beschadigde delen gaan naar herstel en tellen niet mee als inzetbaar. Ontbreekt er iets, dan blijft het als openstaand bij die stand staan tot het is teruggevonden of afgeschreven.
Naast je inkoop en leveranciers.
Voorraad wordt nu vaak bijgehouden in een rekenblad per systeem, aangevuld met de kennis van de magazijnchef. Sommige onderdelen hebben al een sticker of code van de leverancier. De voorraadsoftware neemt de bestaande artikellijst over en sluit aan op de planning, zodat reserveringen uit ingeplande stands komen. Het magazijn blijft eigenaar van tellingen en staat; projectleiders reserveren. Opgeslagen stands van exposanten blijven eigendom van de exposant, met jou als bewaarder.
Per stuk volgen of per type tellen
Per stuk volgen met een eigen code geeft inzicht in welke wand hoe vaak is gebruikt en waar schade vandaan komt, maar kost tijd bij elke handeling. Per type tellen is sneller en volstaat voor standaardprofielen. Een mix is gangbaar: dure onderdelen zoals schermen en lichtbakken per stuk, eenvoudige profielen per type.
Eigen systeem of huur bij een verhuurder
Bij pieken huren standbouwers soms extra wanden of meubilair. Die gehuurde onderdelen kunnen als tijdelijke voorraad worden opgenomen, met de verhuurder als eigenaar en een retourdatum. Zo zie je ook bij gehuurde spullen wat er weg is en wat terug moet, zonder dat ze door de eigen voorraad lopen.
Opslag voor klanten bijhouden of niet
Opslag van klantstands levert inkomsten op, maar vraagt ook administratie: wat ligt er, in welke staat en wanneer moet het weer mee. Wie dat bijhoudt in dezelfde voorraadsoftware, kan opslag per periode factureren en weet direct of een terugkerende stand nog compleet is. Dat voorkomt verrassingen bij het laden.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
De artikellijst van je modulaire systeem, verlichting en meubilair staat bij de start in de voorraad, met reserveringen per ingeplande stand, retourmelding met staat en een apart overzicht van opgeslagen klantstands. Samen spelen we een gewone week na, en een week waarin twee stands hetzelfde type balie nodig hebben terwijl er een in herstel ligt. Gehuurde onderdelen en opslag op de factuur zet je aan als het magazijn retouren vlot boekt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Moeten we alle onderdelen eerst labelen?
Niet per se. Je kunt beginnen met tellen per type en alleen dure of kwetsbare onderdelen een eigen label geven. Labelen per stuk kun je later uitbreiden als blijkt dat je wilt weten welke onderdelen vaak schade oplopen of zoekraken.
Hoe weten we wat nog op een beurs staat?
Elke reservering loopt van het moment van laden tot de geplande terugkomst. Zolang een onderdeel niet als retour is gemeld, staat het als onderweg of op locatie. Uitlopende afbouwen zie je direct terug in de beschikbaarheid voor de volgende stand.
Kunnen we opgeslagen klantstands apart beheren?
Ja. Opgeslagen stands hebben een eigenaar, een opslaglocatie en een lijst met onderdelen. Ze tellen niet mee in de eigen inzetbare voorraad. Als de exposant de stand opnieuw wil gebruiken, kun je hem direct reserveren en zien of er onderdelen ontbreken of hersteld moeten worden.
Wat doen we met onderdelen die op de beurs kapot gaan?
De ploeg meldt die bij de afbouw met een foto. Het onderdeel komt terug als beschadigd en gaat naar herstel of afschrijving. Zo telt het niet mee voor de volgende stand, en kun je bij herhaalde schade nagaan of het aan transport of opbouw ligt.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor standbouwbedrijvenDigitale werkbonnen voor standbouwbedrijven die het vrijgegeven standplan, de onderdelenlijst en de opleverpunten bij de ploeg op de beursvloer brengen, met terugkoppeling per stand.
- Website voor standbouwbedrijvenEen website voor standbouwbedrijven die laat zien welke standconcepten en presentatiewanden er zijn, wat een exposant zelf moet regelen en welke informatie nodig is voor een serieuze aanvraag.
- Aanvraagformulier voor standbouwbedrijvenEen aanvraagformulier voor standbouwbedrijven dat standplattegrond, beursvoorschriften en wensen van de exposant in één keer verzamelt, zodat ontwerp en calculatie direct kunnen starten.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor standbouwbedrijven: modulaire wanden, verlichting en meubilair per beurs reserveren, met beschadigde onderdelen apart in beeld.
- Onderdelen herkenbaar maken
- Reserveren per stand
- Retour en staat bijwerken