Evenementen en verhuur: Klantportaal voor tentenverhuurders
Een klantportaal voor tentenverhuurders waarin klanten de tentindeling, opbouwafspraken en terreininstructies bekijken en goedkeuren, zonder mailwisseling vol bijlagen.
Wat klanten van tentenverhuurders zelf willen zien.
Tussen akkoord en opbouw verandert er bij een tentverhuur van alles. De klant wil de bar aan de andere kant, het gastenaantal stijgt en de cateraar vraagt een extra uitgang naar de keukentent. Voor tentenverhuurders betekent dat een reeks mails met plattegronden waarvan niemand zeker weet welke de laatste is. De opbouwploeg werkt soms met een oudere indeling dan de klant in gedachten heeft. Ook praktische afspraken, zoals wie het hek opent, waar de stroomaansluiting zit en wanneer de tent leeg moet zijn voor de afbouw, raken versnipperd tussen mail, telefoon en een briefje bij de pakbon.
Klantportaal voor tentenverhuurders
Voorbeeld- 1
Toegang per evenement regelen
AfgerondDe klant krijgt toegang tot zijn eigen evenement, eventueel samen met een organisator of cateraar die hij uitnodigt.
- 2
Indeling en afspraken tonen
Nu bezigIn het portaal staat de actuele tentindeling met tafels, podium, bar en uitgangen, plus de opbouw- en afbouwtijden en de terreininstructies.
- 3
Opmerkingen en akkoord verwerken
VolgendeDe klant kan bij een indeling een opmerking plaatsen of akkoord geven.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per evenement regelen
De klant krijgt toegang tot zijn eigen evenement, eventueel samen met een organisator of cateraar die hij uitnodigt. Iedere betrokkene ziet alleen wat bij die opdracht hoort. Een evenementenbureau met meerdere opdrachten ziet ze naast elkaar, maar nooit de evenementen van andere klanten.
Indeling en afspraken tonen
In het portaal staat de actuele tentindeling met tafels, podium, bar en uitgangen, plus de opbouw- en afbouwtijden en de terreininstructies. Elke nieuwe indeling krijgt een eigen versie met datum, en de vorige blijven zichtbaar. Zo is altijd duidelijk welke versie de ploeg meekrijgt naar het terrein.
Opmerkingen en akkoord verwerken
De klant kan bij een indeling een opmerking plaatsen of akkoord geven. Een opmerking komt bij de verkoper binnen als taak, met de indeling erbij. Pas na akkoord gaat de indeling naar de werkbon van de opbouwploeg. Wijzigt de klant iets kort voor de opbouw, dan ziet de verkoper of dat nog haalbaar is.
Minder mail, dezelfde gegevens.
De meeste tentenverhuurders mailen indelingen als pdf, gemaakt in een tekenprogramma of een plattegrondtool. Het portaal vervangt dat tekenprogramma niet: de indeling wordt daar gemaakt en in het portaal geplaatst. Contactgegevens en opdrachten komen uit het verhuurpakket. De klant is eigenaar van zijn wensen en goedkeuringen, de verhuurder van de indeling en de technische afspraken. Facturen kunnen in het portaal staan met hun betaalstatus, uit dezelfde software of ingelezen uit het boekhoudpakket.
Klant tekent mee of verhuurder tekent
Laat je de klant zelf tafels verschuiven in een indeling, dan krijg je sneller wat hij wil, maar ook indelingen die niet kloppen met vluchtwegen of tentmaten. Laat je de verhuurder tekenen, dan blijft de indeling technisch kloppend, maar duurt elke wijziging langer. Een veelgekozen tussenweg is opmerkingen op de indeling, waarna de verhuurder aanpast.
Portaal voor alle klanten of alleen zakelijk
Particulieren met een partytent hebben weinig aan een portaal; een bevestigingsmail volstaat. Organisatoren met grote opstellingen en meerdere betrokkenen hebben er juist veel aan. Het portaal kan per opdracht aan of uit, zodat het alleen wordt ingezet waar er echt iets af te stemmen valt.
Cateraar en leveranciers toelaten of niet
Een cateraar die de keukentent zelf kan bekijken, stelt minder vragen via de klant. Tegelijk wil de klant niet dat elke leverancier de prijzen ziet. Het portaal laat per uitgenodigde partij zien wat die mag inzien: indeling en tijden wel, offerte en factuur niet, tenzij de klant dat anders wil.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
In het portaal ziet de klant per evenement de actuele indeling met eerdere versies, de afspraken voor opbouw en afbouw, opmerkingen en akkoord. Voor de livegang proberen we samen een eenvoudige tuinopstelling en een bedrijfsevenement waarbij de cateraar kort voor de opbouw een extra uitgang vraagt. Facturen tonen, leveranciers uitnodigen met beperkte rechten en een overzicht voor terugkerende organisatoren zet je aan als de basis goed loopt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de klant zien wanneer de opbouwploeg komt?
Ja. Het portaal toont het afgesproken tijdvak voor opbouw en afbouw, en wat er op dat moment op het terrein vrij moet zijn. Verschuift de planning, dan wordt het portaal bijgewerkt en krijgt de klant een bericht. Een precieze aankomsttijd van de ploeg delen we alleen als je dat wilt.
Wat als de klant akkoord geeft op een verouderde indeling?
Dat kan niet ongemerkt gebeuren. Akkoord geven kan alleen op de nieuwste versie; oudere versies zijn alleen nog te bekijken. Is er sinds de laatste opmerking een nieuwe versie geplaatst, dan ziet de klant dat bovenaan staan voordat hij iets bevestigt.
Kunnen meerdere mensen van één klant meekijken?
Ja. De hoofdcontactpersoon kan collega's of een organisator uitnodigen. Iedereen ziet dezelfde indeling en afspraken, maar jij bepaalt wie akkoord mag geven. Zo voorkom je dat een collega van de klant iets goedkeurt waar de beslisser nog niet van weet.
Moeten klanten een account aanmaken?
Dat hoeft niet altijd. Voor een enkel evenement kan een persoonlijke link met een korte bevestigingscode volstaan. Terugkerende organisatoren hebben meer aan een vast account waarmee ze al hun evenementen zien. Welke vorm past, hangt af van hoe vaak dezelfde klant terugkomt.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor tentenverhuurdersDigitale werkbonnen voor tentenverhuurders met het terreinplan, de tentpositie en de verankering erop, zodat de opbouwploeg op locatie weet wat er staat en wat er is afgesproken.
- Website voor tentenverhuurdersEen website voor tentenverhuurders die tenttypes, maten en vloeropties zo uitlegt dat een aanvrager zelf ziet welke opstelling bij zijn terrein en gelegenheid past.
- Aanvraagformulier voor tentenverhuurdersEen aanvraagformulier voor tentenverhuurders dat terreinmaat, ondergrond, toegang en datum uitvraagt, zodat een aanvraag direct te beoordelen is zonder eerst terug te bellen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor tentenverhuurders: tentindeling, opbouwtijden en terreininstructies op één plek, met goedkeuring van de klant per versie.
- Toegang per evenement regelen
- Indeling en afspraken tonen
- Opmerkingen en akkoord verwerken