Evenementen en verhuur: Digitale werkbonnen voor tentenverhuurders
Digitale werkbonnen voor tentenverhuurders met het terreinplan, de tentpositie en de verankering erop, zodat de opbouwploeg op locatie weet wat er staat en wat er is afgesproken.
Wat er op een werkbon voor tentenverhuurders hoort.
Bij tentenverhuurders gaat de opbouwploeg vaak op pad met een uitgeprinte pakbon en een paar aantekeningen van de verkoper. Waar de tent precies moet staan, aan welke kant de ingang komt en of er kabels in de grond liggen, wordt op het terrein besproken met wie er toevallig is. Dat leidt tot een tent die een paar meter verschuift nadat hij al half staat, of tot pennen die geslagen worden op een plek waar de klant ze niet wilde. Achteraf is moeilijk te bewijzen hoe de tent is opgeleverd, welke schade er al was aan het gazon of wie heeft getekend voor de positie.
Digitale werkbonnen voor tentenverhuurders
Voorbeeld- 1
Terreinplan klaarzetten
AfgerondVoor vertrek staat op de werkbon het terreinplan met de tentpositie, de richting van de ingang, de plek voor ballast of pennen en de route vanaf de losplek.
- 2
Opbouw en afwijkingen vastleggen
Nu bezigOp locatie bevestigt de ploegleider de positie of legt een afwijking vast, bijvoorbeeld een verschuiving omdat een boom in de weg staat.
- 3
Oplevering laten aftekenen
VolgendeAls de tent staat, loopt de ploegleider met de klant langs de punten die zijn afgesproken: positie, wanden, vloer en nooduitgangen.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Terreinplan klaarzetten
Voor vertrek staat op de werkbon het terreinplan met de tentpositie, de richting van de ingang, de plek voor ballast of pennen en de route vanaf de losplek. Daarbij de contactpersoon, de afspraken over stroom en de bekende obstakels. De ploegleider kan dat plan onderweg al bekijken en vragen stellen voordat de ploeg aankomt.
Opbouw en afwijkingen vastleggen
Op locatie bevestigt de ploegleider de positie of legt een afwijking vast, bijvoorbeeld een verschuiving omdat een boom in de weg staat. Hij noteert de werkelijke verankering, extra materiaal en de bestede uren. Foto's van het terrein voor en na de opbouw komen direct bij de werkbon, met tijdstip.
Oplevering laten aftekenen
Als de tent staat, loopt de ploegleider met de klant langs de punten die zijn afgesproken: positie, wanden, vloer en nooduitgangen. De klant tekent op de telefoon of tablet. Afwijkingen en extra werk staan op dezelfde bon, zodat kantoor ze kan verwerken zonder eerst de ploeg te bellen.
Geen papier en losse foto's meer.
Tentenverhuurders werken vaak met pakbonnen uit het verhuurpakket, een map met tentboeken en opbouwinstructies, en appgroepen voor de ploegen. De digitale werkbon haalt het materiaal uit het verhuurpakket, het terreinplan uit de offerte en de ploeg uit de planning. Opbouwinstructies per tenttype kunnen als bijlage worden meegegeven. De ploegleider is eigenaar van wat er op het terrein gebeurt, kantoor van de afspraken met de klant. Ondertekende bonnen gaan terug naar het verhuurpakket en de facturatie.
Getekend terreinplan of foto met markering
Een getekend terreinplan op schaal is duidelijk voor grote evenementen, maar te veel werk voor een partytent in een tuin. Een foto van het terrein met een paar markeringen voor tentpositie en ingang is vaak genoeg. De werkbon ondersteunt beide, zodat de vorm past bij de grootte van de opbouw.
Klant aanwezig bij oplevering of niet
Is de klant aanwezig, dan tekent die meteen af en zijn discussies achteraf zeldzaam. Is niemand op het terrein, dan legt de ploeg de oplevering vast met foto's en krijgt de klant een bericht met de vraag om binnen afzienbare tijd te reageren. Welke route geldt, staat al op de werkbon.
Uren per ploeg of per persoon
Uren per ploeg registreren is snel en genoeg voor de nacalculatie van een opbouw. Uren per persoon zijn nodig als uitzendkrachten of losse krachten worden betaald op basis van gewerkte tijd. De werkbon kan beide vastleggen, zodat dezelfde registratie dient voor de klant en voor de salarisadministratie.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
De werkbon voor opbouw en afbouw staat klaar met terreinplan, materiaallijst, opbouwregistratie, foto's en aftekenen door de klant. Hij gaat eerst mee met een gewone tuinopbouw die we samen doorlopen, daarna met een opbouw waarbij de tent op locatie moet verschuiven door een onverwachte leiding. Opbouwinstructies per tenttype, meerwerk dat direct op de factuur komt en een controlelijst voor de afbouw kun je erbij zetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Werkt de werkbon ook zonder bereik op het terrein?
Ja. Op afgelegen terreinen of in weilanden is het bereik vaak slecht. De werkbon wordt bij vertrek op het toestel geladen, en foto's en handtekeningen worden bewaard tot er weer verbinding is. De ploegleider ziet welke onderdelen nog niet zijn verstuurd.
Kunnen we schade aan het terrein vooraf vastleggen?
Ja. Voor de opbouw maakt de ploeg foto's van het gazon, de bestrating of de oprit, en noteert bestaande schade. Die foto's staan met tijdstip op de werkbon. Komt de klant later met een klacht over sporen op het gras, dan is te zien hoe het terrein er vooraf bij lag.
Wat als de klant een andere tentpositie wil dan afgesproken?
De ploegleider legt de nieuwe positie vast en vraagt de klant om die op de werkbon te bevestigen. Kost de verschuiving extra werk of materiaal, dan wordt dat als meerwerk genoteerd met reden. Kantoor ziet de afwijking meteen en kan beoordelen of het in rekening wordt gebracht.
Hoe komen opbouwinstructies bij de ploeg?
Per tenttype kunnen instructies, tekeningen en controlepunten aan de werkbon hangen. Een ploeg die een zeldzaam tenttype opbouwt, heeft die dan bij de hand. Je bepaalt welke documenten standaard meegaan en welke alleen bij bepaalde opstellingen, zodat de bon niet volloopt met papier dat niemand leest.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor tentenverhuurdersOffertesoftware voor tentenverhuurders die tentoppervlak, vloer, opbouwploeg en transportafstand in één berekening zet, met de aannames over het terrein zichtbaar in het voorstel.
- Planningssoftware voor tentenverhuurdersPlanningssoftware voor tentenverhuurders die opbouw- en afbouwdagen, montageploegen, vrachtwagens en hulpmaterieel per terrein inplant, met oog voor weer en drukke weekenden.
- Klantportaal voor tentenverhuurdersEen klantportaal voor tentenverhuurders waarin klanten de tentindeling, opbouwafspraken en terreininstructies bekijken en goedkeuren, zonder mailwisseling vol bijlagen.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor tentenverhuurders: terreinplan met tentpositie, verankering en opleverfoto's per opbouw, afgetekend door de klant op locatie.
- Terreinplan klaarzetten
- Opbouw en afwijkingen vastleggen
- Oplevering laten aftekenen