Evenementen en verhuur: Offertesoftware voor tentenverhuurders
Offertesoftware voor tentenverhuurders die tentoppervlak, vloer, opbouwploeg en transportafstand in één berekening zet, met de aannames over het terrein zichtbaar in het voorstel.
Waar offertes voor tentenverhuurders op vastlopen.
Een offerte voor een tent is meer dan vierkante meters maal een dagprijs. Tentenverhuurders rekenen ook met vloer, zijwanden, opbouw- en afbouwuren, het aantal ritten met de vrachtwagen en de afstand naar het terrein. Wordt die berekening telkens in een eigen spreadsheet gemaakt, dan rekent de ene verkoper reistijd mee en de andere niet. Aannames over het terrein, zoals een vlakke ondergrond of een oprit waar de vrachtwagen kan keren, staan nergens in het voorstel. Blijkt op de opbouwdag dat de ploeg alles met de hand moet sjouwen, dan volgt een discussie over meerwerk waar de klant nooit voor heeft getekend.
Offertesoftware voor tentenverhuurders
Voorbeeld- 1
Opstelling en terrein vastleggen
AfgerondDe verkoper kiest tenttype, maat, vloer en wanden en legt vast wat over het terrein is aangenomen: ondergrond, helling, afstand van losplek tot tentpositie.
- 2
Uren en ritten laten berekenen
Nu bezigOp basis van de opstelling rekent het systeem de benodigde opbouw- en afbouwuren, het aantal ritten en de transportafstand vanaf het magazijn.
- 3
Voorstel met akkoord versturen
VolgendeHet voorstel toont de tent, de onderdelen, de verhuurperiode, de opbouwdagen en de terreinaannames in gewone taal.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Opstelling en terrein vastleggen
De verkoper kiest tenttype, maat, vloer en wanden en legt vast wat over het terrein is aangenomen: ondergrond, helling, afstand van losplek tot tentpositie. Die aannames komen uit de aanvraag of worden aangevuld na een bezoek. Ze staan later letterlijk in het voorstel, zodat de klant ziet waarop de prijs gebaseerd is.
Uren en ritten laten berekenen
Op basis van de opstelling rekent het systeem de benodigde opbouw- en afbouwuren, het aantal ritten en de transportafstand vanaf het magazijn. De verkoper ziet elke post apart en kan corrigeren, bijvoorbeeld voor een smalle poort die extra handwerk vraagt. Correcties krijgen een korte reden, zodat een collega later begrijpt waarom de prijs afwijkt.
Voorstel met akkoord versturen
Het voorstel toont de tent, de onderdelen, de verhuurperiode, de opbouwdagen en de terreinaannames in gewone taal. De klant kan online akkoord geven of een vraag stellen. Na akkoord wordt de optie op het materiaal omgezet in een reservering en gaan de terreingegevens mee naar de planning van de opbouwploeg.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De meeste tentenverhuurders hebben een verhuurpakket met artikelen en dagprijzen, een rekenblad voor opbouwuren en een routeplanner om afstanden op te zoeken. De offertesoftware gebruikt de artikelen en prijzen uit het verhuurpakket en voegt daar de berekening van uren en transport aan toe. Het verhuurpakket blijft leidend voor wat er beschikbaar is; de offerte is leidend voor wat met de klant is afgesproken. Een geaccepteerd voorstel gaat terug naar het verhuurpakket als reservering.
Prijs per vierkante meter of per onderdeel
Rekenen per vierkante meter is snel en begrijpelijk voor de klant, maar verbergt dat een vloer op een helling of extra ballast veel meer werk kost. Rekenen per onderdeel is precies maar levert lange offertes op. Een veelgebruikte tussenvorm is een pakketprijs per tent met losse regels voor vloer, terreinafwijkingen en transport.
Vaste opbouwprijs of nacalculatie op uren
Een vaste opbouwprijs geeft de klant zekerheid en dwingt je om het terrein vooraf goed te kennen. Nacalculatie op uren is eerlijker bij onbekende terreinen, maar maakt de klant onrustig. Met de terreinaannames in het voorstel kun je een vaste prijs geven en alleen afwijkingen van die aannames als meerwerk rekenen.
Terreinbezoek vooraf of op afstand beoordelen
Een bezoek aan het terrein voorkomt verrassingen, maar kost een halve dag voor een offerte die misschien niet doorgaat. Beoordelen op basis van foto's, een plattegrond en een kaartbeeld is sneller. Het systeem kan per aanvraag aangeven waarom een bezoek nodig lijkt, bijvoorbeeld bij een groot tentoppervlak of een onduidelijke ondergrond.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
De offertesoftware rekent je gangbare tenttypes door met vloer, wanden, opbouwuren, ritten en afstand, en zet de terreinaannames in de offerte met online akkoord. Die prijsregels leggen we bij de start met je vast. Als toets nemen we samen een standaardtent op een grasveld en een opstelling op bestrating die volledig geballast moet worden. Geaccepteerde offertes terugzetten in het verhuurpakket, sjablonen voor terugkerende evenementen en het doorrekenen van verwarming en verlichting gaan aan wanneer je dat wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de offerte rekening houden met ballast op verharde ondergrond?
Ja. Kies je bestrating of asfalt als ondergrond, dan rekent de offerte met ballastblokken in plaats van grondpennen. Dat betekent extra gewicht, meestal extra ritten en meer opbouwtijd. Die posten worden apart zichtbaar, zodat de klant begrijpt waarom dezelfde tent op een parkeerplaats duurder uitvalt dan in een weiland.
Hoe rekenen we transport als het terrein ver weg ligt?
Het systeem zoekt de afstand vanaf het magazijn op en combineert die met het aantal ritten dat de opstelling vraagt. Je bepaalt zelf hoe dat wordt geprijsd: per kilometer, per zone of als vaste toeslag. Reistijd voor de ploeg kan apart worden meegenomen als die buiten de opbouwuren valt.
Wat als de klant na akkoord een grotere tent wil?
Dan maakt de verkoper een nieuwe versie van het voorstel. Het systeem toont wat er verandert in materiaal, uren en transport, en controleert of de grotere tent in die periode nog vrij is. De klant geeft opnieuw akkoord, en de oude versie blijft bewaard zodat later te zien is wat eerst was afgesproken.
Kunnen we offertes hergebruiken voor jaarlijkse evenementen?
Ja. Een geaccepteerde offerte kan als basis dienen voor het volgende jaar, inclusief terreinaannames en opmerkingen van de opbouwploeg. De verkoper past alleen de datum en eventuele wijzigingen aan. Opmerkingen zoals een lastige toegang of een kabel onder het grasveld gaan zo niet verloren tussen twee edities.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor tentenverhuurdersEen aanvraagformulier voor tentenverhuurders dat terreinmaat, ondergrond, toegang en datum uitvraagt, zodat een aanvraag direct te beoordelen is zonder eerst terug te bellen.
- Digitale werkbonnen voor tentenverhuurdersDigitale werkbonnen voor tentenverhuurders met het terreinplan, de tentpositie en de verankering erop, zodat de opbouwploeg op locatie weet wat er staat en wat er is afgesproken.
- Facturatiesoftware voor tentenverhuurdersFacturatiesoftware voor tentenverhuurders die verhuurdagen, meerwerk bij opbouw, schade en bijgeleverde onderdelen uit werkbon en offerte samenbrengt in één factuur die je eerst nakijkt.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor tentenverhuurders: oppervlakte, vloer, opbouwuren en transportafstand doorgerekend, met terreinaannames zichtbaar voor de klant.
- Opstelling en terrein vastleggen
- Uren en ritten laten berekenen
- Voorstel met akkoord versturen