Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor tentenverhuurders
Facturatiesoftware voor tentenverhuurders die verhuurdagen, meerwerk bij opbouw, schade en bijgeleverde onderdelen uit werkbon en offerte samenbrengt in één factuur die je eerst nakijkt.
Waar facturen bij tentenverhuurders blijven liggen.
Een tentfactuur wijkt vaak af van de offerte. De klant hield de tent een dag langer, de ploeg moest door een smalle poort alles met de hand dragen of er kwam op het laatste moment een extra zijwand bij. Bij tentenverhuurders staat dat meerwerk op een papieren werkbon, in een appje van de ploegleider of alleen in iemands geheugen. Kantoor maakt de factuur op basis van de offerte en vergeet de extra's, of moet bij de ploeg navragen wat er precies is gebeurd. Schade aan een doek wordt soms pas weken later ontdekt, als de factuur al is betaald en de klant niet meer bereikbaar is voor uitleg.
Facturatiesoftware voor tentenverhuurders
Voorbeeld- 1
Verhuur en meerwerk verzamelen
AfgerondNa afbouw staan de afgesproken verhuurperiode uit de offerte, de werkelijke opbouw- en afbouwdata uit de planning en het meerwerk van de werkbonnen al in de software.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigKantoor ziet waar de werkelijkheid afwijkt van de offerte: extra verhuurdagen, meer opbouwuren, een gewijzigde tent of schade bij retour.
- 3
Factuur versturen
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat naar de klant met een betaallink en regels die hij herkent uit offerte en werkbon.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Verhuur en meerwerk verzamelen
Na afbouw staan de afgesproken verhuurperiode uit de offerte, de werkelijke opbouw- en afbouwdata uit de planning en het meerwerk van de werkbonnen al in de software. Extra onderdelen die op locatie zijn bijgeleverd komen uit de materiaalregistratie. Alles ligt klaar als grondslag voor de factuur, met een verwijzing naar de bron.
Afwijkingen beoordelen
Kantoor ziet waar de werkelijkheid afwijkt van de offerte: extra verhuurdagen, meer opbouwuren, een gewijzigde tent of schade bij retour. Per afwijking kiest iemand of die wordt gefactureerd, kwijtgescholden of eerst met de klant besproken. Foto's en de handtekening van de klant op de werkbon zijn direct zichtbaar.
Factuur versturen
De goedgekeurde factuur gaat naar de klant met een betaallink en regels die hij herkent uit offerte en werkbon. Herinneringen gaan automatisch en kantoor ziet per opdracht wat betaald is. Schade die nog wordt onderzocht, kan later als aparte factuur volgen. Niemand hoeft iets over te typen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen maken tentenverhuurders nu meestal los, op basis van de offerte, en het meerwerk komt er later of nooit bij. In de facturatiesoftware staan offerte, planning, werkbon en retourregistratie al bij elkaar. De werkbon is de bron voor meerwerk, de retourregistratie voor schade, de offerte voor de afspraken. Ontvangen aanbetalingen worden verrekend. De boekhouder kan meekijken of een export krijgen voor btw en jaarwerk.
Factureren na afbouw of in termijnen
Bij een partytent voor een weekend is één factuur na afbouw logisch. Bij grote evenementen of langdurige verhuur, zoals een tijdelijke hal voor opslag, werken veel verhuurders met een aanbetaling en een eindfactuur of met periodieke facturen. De software kan beide, zodat elke termijn een eigen grondslag heeft.
Schade direct of apart factureren
Schade direct op de eindfactuur zetten is efficiënt, maar soms is de omvang pas duidelijk na reiniging of reparatie. Een aparte schadefactuur geeft tijd om het goed vast te stellen, maar is vervelender voor de klant. Een afspraak vooraf over hoe en wanneer schade wordt gemeld, voorkomt de meeste discussies.
Meerwerk vooraf laten goedkeuren
Meerwerk dat op locatie ontstaat, staat sterker als de klant het meteen op de werkbon heeft gezien en bevestigd. Lukt dat niet, dan kan kantoor het achteraf voorleggen met foto's. De software laat zien welke meerwerkregels al zijn bevestigd en welke nog niet, zodat kantoor daar bewust mee omgaat.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Vanaf de start verzamelt de factuur verhuurperiode, meerwerk en bijgeleverde onderdelen uit offerte, planning en werkbon, met de afwijkingen apart voor kantoor en je betalingstermijnen, betaallink en herinneringen ingesteld. Samen doorlopen we een opdracht die precies volgens offerte ging, en een opdracht waarbij de tent een dag langer bleef staan en een dakdoek beschadigd terugkwam. Termijnfacturen voor lange verhuur en aparte schadefacturen zet je aan wanneer ze nodig zijn.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan onze boekhouder ermee werken?
Ja. De boekhouder kan meekijken in de facturen en betalingen, of krijgt een export voor btw en jaarwerk. Nummering, huisstijl en betalingsvoorwaarden leggen we bij de start vast. Facturen gaan met een betaallink de deur uit en herinneringen volgen automatisch, zodat kantoor alleen de uitzonderingen hoeft op te pakken.
Hoe gaan we om met een aanbetaling?
Een ontvangen aanbetaling staat op de eindfactuur als verrekening, zodat die alleen het restant vraagt. Komt er meerwerk of schade bij, dan wordt dat bovenop het restant gezet. Omdat de betaalstatus in dezelfde software staat, zie je direct wat er al binnen is en wat nog open staat.
Wat als de ploeg meerwerk vergeet te noteren?
Dan staat het niet op de factuur. Wel kan de software signaleren als de werkelijke opbouwtijd veel langer was dan begroot, zonder dat er meerwerk is genoteerd. Kantoor kan dan bij de ploeg navragen wat er gebeurde. Op termijn helpt dat om de werkbon vollediger in te vullen.
Kunnen we schade pas factureren na reparatie?
Ja. Schade die bij retour is vastgelegd, kan open blijven staan tot de reparatie is beoordeeld. De eindfactuur gaat dan zonder schaderegel de deur uit, en de schade volgt als aparte factuur met foto's, een omschrijving van het herstel en een eigen betaallink.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor tentenverhuurdersOffertesoftware voor tentenverhuurders die tentoppervlak, vloer, opbouwploeg en transportafstand in één berekening zet, met de aannames over het terrein zichtbaar in het voorstel.
- Digitale werkbonnen voor tentenverhuurdersDigitale werkbonnen voor tentenverhuurders met het terreinplan, de tentpositie en de verankering erop, zodat de opbouwploeg op locatie weet wat er staat en wat er is afgesproken.
- Website voor tentenverhuurdersEen website voor tentenverhuurders die tenttypes, maten en vloeropties zo uitlegt dat een aanvrager zelf ziet welke opstelling bij zijn terrein en gelegenheid past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor tentenverhuurders: verhuurdagen, meerwerk en schade van de werkbon in een factuur met betaallink en automatische herinneringen.
- Verhuur en meerwerk verzamelen
- Afwijkingen beoordelen
- Factuur versturen