Evenementen en verhuur: Voorraadsoftware voor tentenverhuurders
Voorraadsoftware voor tentenverhuurders die per tenttype bijhoudt welke spanten, doeken, vloerdelen en ballastblokken aanwezig, gereserveerd, in reparatie of nog aan het drogen zijn.
Waar de voorraad bij tentenverhuurders gaat schuiven.
Een tent bestaat uit tientallen onderdelen: spanten, liggers, doeken, gevelpanelen, vloerdelen, pennen en ballastblokken. Tentenverhuurders verhuren die als complete tent, maar de voorraad ligt per onderdeel in de loods. Het verhuurpakket weet vaak alleen dat er een tent van een bepaalde maat beschikbaar is, niet dat twee doeken in reparatie zijn of dat de ballastblokken grotendeels nog op een ander terrein staan. Dan blijkt pas bij het laden dat een set niet compleet is. Ook gemengde sets, waarbij onderdelen van verschillende tenten na een afbouw door elkaar zijn geraakt, maken het lastig om te zien wat werkelijk inzetbaar is.
Voorraadsoftware voor tentenverhuurders
Voorbeeld- 1
Onderdelen per set registreren
AfgerondElke tent wordt beschreven als een set van onderdelen met aantallen: spanten, doeken, gevels en vloerdelen.
- 2
Reserveren op onderdeelniveau
Nu bezigEen reservering voor een tent zet de benodigde onderdelen vast voor de verhuurperiode, inclusief opbouw, afbouw en droogtijd.
- 3
Retour en reparatie bijwerken
VolgendeBij terugkomst telt de loods wat er is teruggekomen en noteert per onderdeel of het in orde is, nat, beschadigd of zoek.
Van ontvangst tot gebruik.
Onderdelen per set registreren
Elke tent wordt beschreven als een set van onderdelen met aantallen: spanten, doeken, gevels en vloerdelen. Onderdelen die gedeeld worden tussen tenttypes, zoals ballastblokken en pennen, staan als losse voorraad. Waar het nuttig is, krijgen doeken of grote onderdelen een eigen label om ze individueel te volgen.
Reserveren op onderdeelniveau
Een reservering voor een tent zet de benodigde onderdelen vast voor de verhuurperiode, inclusief opbouw, afbouw en droogtijd. Wordt er geballast in plaats van gepend, dan reserveert het systeem de blokken. Zo ziet de verkoper bij een nieuwe aanvraag of er genoeg ballast is voor alle opstellingen op verharde ondergrond die tegelijk staan.
Retour en reparatie bijwerken
Bij terugkomst telt de loods wat er is teruggekomen en noteert per onderdeel of het in orde is, nat, beschadigd of zoek. Een beschadigd doek gaat naar reparatie en is niet beschikbaar tot het is vrijgegeven. Ontbrekende onderdelen blijven aan de opdracht gekoppeld totdat ze terug zijn of zijn afgeboekt.
Naast je inkoop en leveranciers.
Tentenverhuurders hebben meestal een verhuurpakket waarin tenten als artikel staan, plus lijsten in de loods voor onderdelen en reparaties. De voorraadsoftware vult dat aan met de opbouw van elke set en de status van losse onderdelen. Het verhuurpakket kan leidend blijven voor de verhuur aan de klant, de voorraad voor wat er werkelijk in de loods ligt. Etiketten en scanners kunnen worden gebruikt voor doeken en grote onderdelen, maar zijn geen voorwaarde om te beginnen.
Tent als geheel of per onderdeel volgen
Volgen per tent is eenvoudig, maar mist dat een tent niet compleet is als één doek kapot is. Volgen per onderdeel is precies, maar kost tijd bij elke retour. Veel verhuurders volgen kritieke onderdelen zoals doeken en vloerdelen individueel en tellen pennen en verbindingsmateriaal alleen in aantallen.
Labels scannen of handmatig tellen
Labels op doeken en spanten maken retourneren sneller en laten zien welk doek bij welke opdracht hoorde. Ze moeten wel tegen weer en ruw gebruik kunnen. Handmatig tellen met een lijst werkt prima voor een kleine loods. Je kunt beginnen met tellen en labels toevoegen voor de onderdelen waar de meeste vragen over zijn.
Eigen voorraad of bijhuren bij collega's
In het hoogseizoen huren tentenverhuurders soms onderdelen of hele tenten bij collega's. Die moeten in de voorraad zichtbaar zijn als tijdelijke voorraad, met een retourdatum naar de eigenaar. Zo raakt een gehuurde tent niet per ongeluk in de eigen verhuurcyclus en gaat hij op tijd terug.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
Je belangrijkste tenttypes staan bij de start als sets in de voorraad, met reserveren van onderdelen inclusief ballast per opdracht en retourverwerking met status per onderdeel. Samen doorlopen we een gewone retour na een droog weekend, en een retour waarbij een doek gescheurd is en ballastblokken op een ander terrein zijn achtergebleven. Labels voor doeken, bijgehuurde voorraad en een reparatieoverzicht per tenttype kunnen later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan het systeem gemengde sets na een afbouw ontwarren?
Het systeem kan alleen zien wat er wordt geregistreerd. Worden doeken en grote onderdelen bij retour gescand of genoteerd, dan is duidelijk welke set compleet is. Bij losse onderdelen zonder label telt de loods per soort, en stelt het systeem voor welke sets daarmee weer compleet zijn.
Hoe houden we droogtijd van natte doeken bij?
Bij retour noteert de loods of een doek nat is binnengekomen. Het doek krijgt dan de status drogen en is niet beschikbaar voor nieuwe reserveringen tot iemand het droog en gecontroleerd heeft gemeld. De verkoper ziet daardoor geen doek als vrij dat nog in de hal hangt te drogen.
Moeten we alle pennen en kleine onderdelen tellen?
Niet per stuk bij elke retour. Pennen, spanbanden en kleine verbindingen kunnen als bulkvoorraad worden bijgehouden, met een periodieke telling. Alleen als er structureel tekorten ontstaan, is het zinvol om ze per opdracht te tellen. Het systeem laat zien waar de grootste verschillen zitten.
Kan het systeem waarschuwen als ballastblokken opraken?
Ja. Omdat ballast per opdracht wordt gereserveerd, ziet het systeem hoeveel blokken er op een bepaalde dag buiten staan. Komt een nieuwe aanvraag op verharde ondergrond binnen terwijl er te weinig vrij zijn, dan ziet de verkoper dat voordat hij een voorstel verstuurt.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor tentenverhuurdersDigitale werkbonnen voor tentenverhuurders met het terreinplan, de tentpositie en de verankering erop, zodat de opbouwploeg op locatie weet wat er staat en wat er is afgesproken.
- Website voor tentenverhuurdersEen website voor tentenverhuurders die tenttypes, maten en vloeropties zo uitlegt dat een aanvrager zelf ziet welke opstelling bij zijn terrein en gelegenheid past.
- Aanvraagformulier voor tentenverhuurdersEen aanvraagformulier voor tentenverhuurders dat terreinmaat, ondergrond, toegang en datum uitvraagt, zodat een aanvraag direct te beoordelen is zonder eerst terug te bellen.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor tentenverhuurders: tentdelen, vloerdelen en ballastblokken per set gevolgd, inclusief reparatie, droogtijd en reserveringen.
- Onderdelen per set registreren
- Reserveren op onderdeelniveau
- Retour en reparatie bijwerken