Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor meetapparatuurverhuurders
Facturatiesoftware voor meetapparatuurverhuurders die werkelijke huurdagen, verlengingen en ontbrekende of beschadigde accessoires factureert, terug te voeren op de uitgiftekaart.
Waar facturen bij meetapparatuurverhuurders blijven liggen.
De factuur bij meetapparatuurverhuurders klopt alleen als de werkelijke huur bekend is. Een instrument dat een dag te laat terugkomt, een verlenging die telefonisch is afgesproken, een meetsnoer dat bij retour ontbreekt: het moet allemaal op de factuur, maar staat op verschillende plekken. De administratie factureert de oorspronkelijke periode uit het verhuursysteem en mist de extra dagen, of rekent een ontbrekend accessoire waar de klant een foto tegenover zet waarop het bij retour gewoon in de koffer zat. Dan volgt een creditnota en een ontevreden klant.
Facturatiesoftware voor meetapparatuurverhuurders
Voorbeeld- 1
Werkelijke huur verzamelen
AfgerondDe software zet per reservering de uitgiftedatum en de werkelijke retourdatum uit de uitgiftekaart naast de afgesproken periode.
- 2
Retourafwijkingen beoordelen
Nu bezigOntbrekende of beschadigde accessoires uit de retourcontrole verschijnen als voorgestelde regel, met de foto en omschrijving erbij.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeDe factuur met huurdagen, verlengingen en goedgekeurde afwijkingen gaat met een betaallink naar de klant, met diens inkoopordernummer en projectnaam erop.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Werkelijke huur verzamelen
De software zet per reservering de uitgiftedatum en de werkelijke retourdatum uit de uitgiftekaart naast de afgesproken periode. Bevestigde verlengingen worden meegenomen. De huurdagen worden daarna berekend volgens de voorwaarden van de klant, inclusief staffel en eventuele afspraken over weekenden.
Retourafwijkingen beoordelen
Ontbrekende of beschadigde accessoires uit de retourcontrole verschijnen als voorgestelde regel, met de foto en omschrijving erbij. De medewerker beoordeelt of het in rekening wordt gebracht, of dat het om normale slijtage gaat. Pas na die keuze wordt het een factuurregel, zodat geen onterechte kosten naar de klant gaan.
Factuur met betaallink versturen
De factuur met huurdagen, verlengingen en goedgekeurde afwijkingen gaat met een betaallink naar de klant, met diens inkoopordernummer en projectnaam erop. Herinneringen gaan automatisch en de balie ziet bij de reservering of er betaald is. De reservering wordt gemarkeerd als gefactureerd, zodat een lange huur niet dubbel wordt gerekend.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturatie loopt nu meestal op basis van de reservering, zonder de werkelijke retour. De software leest de reserveringen uit je verhuursysteem en vult ze aan met de retour en de afwijkingen uit de uitgiftekaart; de factuur zelf maak je in dezelfde software. De verhuurder is eigenaar van prijzen, voorwaarden en de factuur; de huurder van zijn inkoopordernummers en projectcodes. Grote zakelijke klanten met een eigen inkoopportaal krijgen de factuur in het gevraagde formaat. De boekhouder krijgt een export.
Factureren bij retour of periodiek
Factureren bij retour is overzichtelijk voor korte huur: één huur, één factuur. Bij langlopende huur wil je periodiek factureren om niet maanden te wachten. De software kan beide, en voor een klant met veel lopende huur ook een verzamelfactuur per periode maken met de instrumenten als regels.
Schade direct of na overleg rekenen
Schade direct op de factuur zetten is snel, maar leidt tot discussie als de klant het niet herkent. Eerst een melding met foto sturen en de klant de kans geven te reageren, kost een stap meer maar voorkomt creditnota's. Voor kleine accessoires kan een vaste vergoeding in de voorwaarden de discussie helemaal vermijden.
Te late retour als extra dag of boete
Een te late retour kun je rekenen als extra huurdagen tegen het gewone tarief of met een toeslag. Extra dagen zijn eerlijk en eenvoudig uit te leggen. Een toeslag ontmoedigt te laat terugbrengen, maar kan als straf voelen voor een vaste klant. De voorwaarden per klant bepalen wat de software voorstelt.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Werkelijke huurdagen en verlengingen verzamelen, retourafwijkingen beoordelen en de factuur met betaallink versturen: zo is de facturatie bij de start ingericht. Samen lopen we een gewone weekhuur door, en een huur die telefonisch is verlengd en waarbij een stroomtang beschadigd terugkwam. Verzamelfacturen en facturen in het formaat van grote klanten zet je later aan, zodat een grote huurder geen regels hoeft over te typen in zijn eigen systeem.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wordt schade gefactureerd zonder menselijke controle?
Nee. Schade en ontbrekende onderdelen worden alleen voorgesteld. Een medewerker bekijkt de foto en omschrijving en beslist of het wordt gerekend. Zo wordt normale slijtage niet als schade gefactureerd en blijft er iemand verantwoordelijk voor de beslissing.
Hoe komen telefonische verlengingen op de factuur?
Een telefonische verlenging wordt door de balie in de reservering vastgelegd, of de klant vraagt die aan via het portaal. Alleen bevestigde verlengingen tellen mee. Is een instrument later terug zonder vastgelegde verlenging, dan verschijnt het verschil als afwijking die de medewerker beoordeelt.
Kan de factuur per project van de klant worden gesplitst?
Ja, als de klant bij de aanvraag een project of inkoopordernummer heeft opgegeven. De software groepeert de regels dan per project. Dat helpt de administratie van de klant om de kosten bij de juiste klus onder te brengen, en elke factuur krijgt zijn eigen betaallink.
Wat als een accessoire na de factuur alsnog terugkomt?
Dan wordt de regel voor het ontbrekende accessoire gecorrigeerd met een creditnota in dezelfde software. De uitgiftekaart krijgt een aantekening dat het onderdeel alsnog is ontvangen. Zo klopt de voorraad weer en is de correctie terug te vinden bij de juiste huur.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor meetapparatuurverhuurdersOffertesoftware voor meetapparatuurverhuurders die huurdagen, accessoiresets, kalibratiedocumenten en transport in één voorstel zet, met de huurvoorwaarden per instrument erbij.
- Digitale werkbonnen voor meetapparatuurverhuurdersDigitale werkbonnen voor meetapparatuurverhuurders in de vorm van een uitgiftekaart per instrumentnummer, met de complete set, de staat bij vertrek en de controle bij retour.
- Website voor meetapparatuurverhuurdersEen website voor meetapparatuurverhuurders die per instrument laat zien welk meetbereik, welke accessoires en welke documenten erbij horen, zodat een technicus het juiste apparaat kiest.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor meetapparatuurverhuurders: werkelijke huurdagen, verlengingen en ontbrekende accessoires gefactureerd, met betaallink.
- Werkelijke huur verzamelen
- Retourafwijkingen beoordelen
- Factuur met betaallink versturen