Zakelijke levering en dienstverlening: Klantportaal voor meetapparatuurverhuurders
Een klantportaal voor meetapparatuurverhuurders waar huurders hun lopende huur, instrumentdocumenten, kalibratiecertificaten en gebruiksafspraken terugvinden, en zelf een verlenging aanvragen.
Wat klanten van meetapparatuurverhuurders zelf willen zien.
Een technicus die bij een opdrachtgever een meetrapport inlevert, wordt gevraagd naar het kalibratiecertificaat van het gebruikte instrument. Hij belt de verhuurder, die het certificaat opzoekt en mailt. Een week later vraagt de administratie van dezelfde klant om een kopie van de huurovereenkomst, en een collega wil weten tot wanneer de huur loopt. Meetapparatuurverhuurders besteden zo veel tijd aan het opnieuw versturen van documenten die al bestaan. De huurder heeft ondertussen geen overzicht van wat er bij hem staat en verlengt pas als de balie belt dat de retourdag verstreken is.
Klantportaal voor meetapparatuurverhuurders
Voorbeeld- 1
Toegang per bedrijf en project
AfgerondDe huurder logt in met een account per bedrijf.
- 2
Documenten per instrumentnummer
Nu bezigBij elk gehuurd exemplaar staan het kalibratiecertificaat, de handleiding, de afgetekende uitgiftekaart en de gebruiksafspraken.
- 3
Verlengen en retour melden
VolgendeIn het portaal ziet de huurder per instrument de retourdag.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per bedrijf en project
De huurder logt in met een account per bedrijf. Gebruikers kunnen per project of afdeling worden ingedeeld, zodat een technicus alleen de instrumenten van zijn eigen klus ziet en de administratie alle lopende huur. De verhuurder bepaalt welke documenten zichtbaar zijn en welke alleen op aanvraag worden gedeeld.
Documenten per instrumentnummer
Bij elk gehuurd exemplaar staan het kalibratiecertificaat, de handleiding, de afgetekende uitgiftekaart en de gebruiksafspraken. Is het certificaat van een ander exemplaar dan het type in de offerte, dan is dat zichtbaar. De huurder kan documenten downloaden en doorsturen aan zijn opdrachtgever zonder de verhuurder te bellen.
Verlengen en retour melden
In het portaal ziet de huurder per instrument de retourdag. Hij kan een verlenging aanvragen, die de balie bevestigt als het exemplaar daarna niet al is verhuurd. Hij kan ook vroegtijdig een retour aanmelden of een afhaalmoment kiezen. Die aanvragen komen bij de balie binnen met de juiste reservering erbij.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Certificaten staan nu in het kalibratieregister of als bestand per serienummer, huurovereenkomsten in het verhuursysteem en handleidingen op de site van de fabrikant. Het portaal haalt deze documenten op en toont ze bij de juiste huur, zonder dat er een kopie hoeft te worden beheerd. De verhuurder is eigenaar van certificaten en overeenkomsten; de huurder beheert zijn eigen gebruikers en projectnamen. Facturen kunnen worden getoond vanuit het boekhoudpakket.
Certificaten openbaar of alleen voor huurders
Sommige verhuurders zetten certificaten per serienummer publiek, zodat een opdrachtgever ze kan controleren. Dat is transparant, maar geeft ook inzicht in je instrumentenpark. Alleen tonen aan de huurder die het exemplaar in huur heeft of had, is gebruikelijker. Een tussenvorm is een controlelink die de huurder kan delen met zijn opdrachtgever.
Verlenging automatisch of na bevestiging
Een automatische verlenging is prettig voor de huurder, maar kan botsen met een volgende reservering. Verlenging na bevestiging geeft de balie de kans om te controleren, maar vraagt een snelle reactie. Een middenweg is automatisch verlengen als het exemplaar vrij is, en anders een melding met een alternatief instrument.
Eén account per bedrijf of per gebruiker
Een gedeeld account is eenvoudig, maar je weet niet wie een verlenging aanvroeg of een document downloadde. Persoonlijke accounts per gebruiker geven dat inzicht en maken het mogelijk iemand toegang te ontnemen die vertrekt. Voor kleine huurders volstaat soms een beheerder die collega's toevoegt. Dat bepaal je per huurder.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat klanten in het portaal vinden.
Huurders zien in het portaal hun lopende huur per bedrijf, documenten per exemplaar en de retourdag, en vragen er verlenging of retour aan. Voordat het live gaat, spelen we samen een gewone huur na waarbij de technicus het certificaat zelf downloadt, en een verlenging die botst met een volgende reservering. Facturen in het portaal en een historie van eerdere huur, zodat een huurder later nog kan aantonen met welk exemplaar hij heeft gemeten, zet je later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een opdrachtgever het certificaat zelf controleren?
Als je dat wilt, kan de huurder een controlelink delen met zijn opdrachtgever. Die link toont alleen het certificaat van dat ene exemplaar met de geldigheid. Zo hoeft de opdrachtgever geen account te hebben en blijft de rest van het portaal afgeschermd.
Zien huurders ook instrumenten die ze eerder hebben gehuurd?
Ja, in de historie staat welke exemplaren een bedrijf eerder huurde met de bijbehorende documenten. Dat is handig als een opdrachtgever achteraf vraagt met welk instrument een meting is gedaan. Het certificaat dat gold tijdens die huur blijft zo terug te vinden.
Wat als een huurder de verkeerde retourdag ziet?
De retourdag komt uit de reservering in het verhuursysteem. Klopt die niet, dan kan de huurder dat melden via het portaal en corrigeert de balie de reservering. Het portaal toont daarna de juiste datum. Zo is er één bron voor de datum en geen discussie over welke versie geldt.
Kunnen we gebruiksafspraken per instrument tonen?
Ja, bijvoorbeeld dat een instrument niet in een natte omgeving mag worden gebruikt of dat een bepaalde probe alleen met de meegeleverde adapter werkt. Die afspraken staan bij het exemplaar en de huurder bevestigt ze bij uitgifte. Ze blijven zichtbaar zolang de huur loopt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor meetapparatuurverhuurdersDigitale werkbonnen voor meetapparatuurverhuurders in de vorm van een uitgiftekaart per instrumentnummer, met de complete set, de staat bij vertrek en de controle bij retour.
- Website voor meetapparatuurverhuurdersEen website voor meetapparatuurverhuurders die per instrument laat zien welk meetbereik, welke accessoires en welke documenten erbij horen, zodat een technicus het juiste apparaat kiest.
- Aanvraagformulier voor meetapparatuurverhuurdersEen aanvraagformulier voor meetapparatuurverhuurders dat meetbereik, toepassing, huurperiode en benodigde documenten uitvraagt, zodat de juiste set klaarstaat voordat de technicus vertrekt.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor meetapparatuurverhuurders: lopende huur, kalibratiecertificaten, handleidingen en gebruiksafspraken per instrument, plus verlengen.
- Toegang per bedrijf en project
- Documenten per instrumentnummer
- Verlengen en retour melden