Zakelijke levering en dienstverlening: Planningssoftware voor meetapparatuurverhuurders
Planningssoftware voor meetapparatuurverhuurders die per instrumentnummer laat zien wanneer het uitgaat, wanneer het terugkomt en wanneer kalibratie of onderhoud gepland staat.
Wat de planning bij meetapparatuurverhuurders lastig maakt.
Beschikbaarheid bij meetapparatuurverhuurders is lastiger dan een voorraadtelling. Een netanalysator staat op de plank, maar de kalibratie verloopt over een week en de volgende huurder heeft hem een maand nodig. Een ander exemplaar komt morgen terug, maar moet eerst gecontroleerd worden voordat het weer weg kan. Een klant verlengt zonder te melden en de reservering van de volgende klant hangt in de lucht. Zolang de planning per type wordt bijgehouden in plaats van per exemplaar, zegt de balie toe wat er op papier is, en blijkt bij uitgifte dat er geen inzetbaar instrument ligt.
Planningssoftware voor meetapparatuurverhuurders
Voorbeeld- 1
Exemplaren met hun status
AfgerondElk instrument staat in de planning met zijn eigen nummer en status: beschikbaar, verhuurd, in controle na retour, in kalibratie of in reparatie.
- 2
Reservering tegen beschikbaarheid
Nu bezigBij een nieuwe reservering zoekt de planning een exemplaar van het gevraagde type dat de hele periode vrij is, inclusief een buffer voor controle na de vorige retour.
- 3
Retourdag bewaken
VolgendeRond de retourdag ziet de balie welke instrumenten terug moeten komen en welke daarvan direct weer verhuurd zijn.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Exemplaren met hun status
Elk instrument staat in de planning met zijn eigen nummer en status: beschikbaar, verhuurd, in controle na retour, in kalibratie of in reparatie. De kalibratievervaldatum staat erbij. Een exemplaar waarvan het certificaat binnen de huurperiode verloopt, wordt niet voorgesteld voor die reservering, tenzij de medewerker bewust anders kiest.
Reservering tegen beschikbaarheid
Bij een nieuwe reservering zoekt de planning een exemplaar van het gevraagde type dat de hele periode vrij is, inclusief een buffer voor controle na de vorige retour. Is er geen exemplaar, dan toont de planning wanneer het eerste vrijkomt of welk gelijkwaardig type wel beschikbaar is.
Retourdag bewaken
Rond de retourdag ziet de balie welke instrumenten terug moeten komen en welke daarvan direct weer verhuurd zijn. Komt een instrument niet terug, dan ziet de medewerker welke volgende reservering in gevaar komt en kan hij de huurder bellen of een ander exemplaar toewijzen voordat de volgende klant aan de balie staat.
Naast je agenda en je team.
Verhuurders werken met een verhuursysteem, een kalibratieregister dat soms in een losse spreadsheet staat en een agenda voor transport. De planning haalt reserveringen en exemplaren uit het verhuursysteem en kalibratiedata uit het register. De verhuurder is eigenaar van de exemplaargegevens en de status; het kalibratielaboratorium levert de certificaten en vervaldata. Transportafspraken blijven in de agenda die de chauffeur gebruikt, met een verwijzing naar de reservering.
Op type plannen of op exemplaar
Plannen op type is eenvoudig: zoveel stuks, zoveel verhuurd. Maar een exemplaar in kalibratie of met een beschadigde behuizing telt dan mee als beschikbaar. Plannen op exemplaar vraagt meer discipline bij uitgifte en retour, maar geeft een eerlijk beeld. Voor dure of schaarse instrumenten is plannen op exemplaar bijna altijd de moeite waard.
Buffer na retour of direct weer weg
Een vaste buffer na retour geeft tijd om een instrument te controleren, op te laden en de set aan te vullen. Zonder buffer kan een instrument dezelfde dag weer weg, maar dan moet de controle direct bij binnenkomst gebeuren. De keuze hangt af van hoe druk de balie is en hoe vaak er iets mis blijkt bij retour.
Kalibratie plannen op vaste momenten of op vervaldatum
Je kunt alle instrumenten van een groep tegelijk laten kalibreren of elk exemplaar vlak voor de vervaldatum. Tegelijk is efficiënter voor transport naar het laboratorium, maar haalt een hele groep tijdelijk uit de verhuur. Per exemplaar spreidt de afwezigheid, maar vraagt meer planningswerk en meer losse zendingen.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we in de planning inrichten.
Per exemplaar toont de planning status en kalibratievervaldatum, met reserveren tegen beschikbaarheid en een overzicht van retourdagen. Zo staat hij bij de start klaar. We spelen samen een gewone week na, en een instrument dat niet terugkomt terwijl het de volgende dag opnieuw is verhuurd. Meldingen aan huurders en het plannen van kalibratiezendingen, zodat het laboratorium tijdig weet wat eraan komt, voeg je later toe.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen klanten zelf zien of een instrument beschikbaar is?
Dat kan, maar dan per type en niet per exemplaar, en met een slag om de arm. Een exemplaar kan bij retour beschadigd blijken of uit de kalibratie komen. Veel verhuurders laten klanten een gewenste periode opgeven en bevestigen daarna, zodat er geen beschikbaarheid wordt beloofd die er niet is.
Wat gebeurt er als een kalibratie tijdens de huur verloopt?
De planning waarschuwt bij het reserveren dat het certificaat binnen de periode verloopt. De medewerker kiest dan een ander exemplaar of overlegt met de klant of dat voor zijn toepassing een probleem is. Voor metingen die bij een opdrachtgever moeten worden ingeleverd, is een geldig certificaat meestal een vereiste.
Hoe zien we instrumenten die in reparatie zijn?
Een instrument in reparatie krijgt die status met de verwachte terugkomst als die bekend is. Het wordt niet voorgesteld voor reserveringen tot het terug is en gecontroleerd. In de planning zie je ook hoeveel exemplaren van een type op dat moment niet inzetbaar zijn.
Werkt de planning ook voor sets van meerdere instrumenten?
Ja. Een set wordt gereserveerd als groep, waarbij de planning per onderdeel controleert of het beschikbaar is. Is één onderdeel niet vrij, dan ziet de medewerker welk onderdeel dat is en kan hij een vervanger kiezen of de set later laten ingaan.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor meetapparatuurverhuurdersDigitale werkbonnen voor meetapparatuurverhuurders in de vorm van een uitgiftekaart per instrumentnummer, met de complete set, de staat bij vertrek en de controle bij retour.
- Website voor meetapparatuurverhuurdersEen website voor meetapparatuurverhuurders die per instrument laat zien welk meetbereik, welke accessoires en welke documenten erbij horen, zodat een technicus het juiste apparaat kiest.
- Aanvraagformulier voor meetapparatuurverhuurdersEen aanvraagformulier voor meetapparatuurverhuurders dat meetbereik, toepassing, huurperiode en benodigde documenten uitvraagt, zodat de juiste set klaarstaat voordat de technicus vertrekt.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor meetapparatuurverhuurders: instrumentbeschikbaarheid per serienummer, retourdagen en kalibratie in één overzicht.
- Exemplaren met hun status
- Reservering tegen beschikbaarheid
- Retourdag bewaken