Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor verpakkingsontwerpstudio’s
Facturatiesoftware voor verpakkingsontwerpstudio’s die goedgekeurde ontwerpen en uitgerolde varianten factureert, met meerwerk en extra rondes apart zichtbaar en een betaallink.
Waar facturen bij verpakkingsontwerpstudio’s blijven liggen.
Facturatie bij verpakkingsontwerpstudio’s loopt vaak achter op het werk. Een concept is goedgekeurd, daarna volgt de uitrol naar formaten en smaken over een langere periode, en ergens daartussen komen extra correctierondes en een spoedje voor een beurs. Aan het eind van de maand moet iemand uitzoeken welke varianten echt zijn opgeleverd, welke nog wachten op klantteksten en welke extra rondes buiten het voorstel vielen. Wat niet in het voorstel stond, wordt makkelijk vergeten of zonder onderbouwing gefactureerd, waarna de klant vraagt waar die regel vandaan komt.
Facturatiesoftware voor verpakkingsontwerpstudio’s
Voorbeeld- 1
Goedgekeurd werk verzamelen
AfgerondDe software zet per project op een rij wat er is goedgekeurd en drukklaar overgedragen: het concept, elke uitgerolde variant, extra formaten.
- 2
Afwijkingen van het voorstel beoordelen
Nu bezigDe goedgekeurde onderdelen staan naast het voorstel.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeDe projectleider beoordeelt de factuur, past waar nodig een regel aan en verstuurt hem met een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Goedgekeurd werk verzamelen
De software zet per project op een rij wat er is goedgekeurd en drukklaar overgedragen: het concept, elke uitgerolde variant, extra formaten. Elke regel verwijst naar het onderdeel in het voorstel en naar de vrijgegeven versie in het artworkdossier. Wat nog niet is goedgekeurd, staat apart als onderhanden werk en komt niet op de factuur.
Afwijkingen van het voorstel beoordelen
De goedgekeurde onderdelen staan naast het voorstel. Een extra correctieronde, een variant die niet in het voorstel stond of een spoedtoeslag wordt gemarkeerd, met verwijzing naar de aanvulling die de klant heeft bevestigd. Ontbreekt die bevestiging, dan ziet de projectleider dat voordat de regel op een factuur komt.
Factuur met betaallink versturen
De projectleider beoordeelt de factuur, past waar nodig een regel aan en verstuurt hem met een betaallink. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij het project. De software houdt bij welke onderdelen zijn gefactureerd, zodat een uitrol die over meerdere maanden loopt niet dubbel of te weinig wordt berekend.
Factureren vanuit dezelfde software.
De meeste studio's houden nu uren bij in een urenregistratie en maken facturen los daarvan. In dezelfde software staan het geaccepteerde voorstel, het artworkdossier en de goedkeuringen uit het klantportaal al bij elkaar, dus tarieven, voorwaarden en goedkeuringen hoeven niet overgetypt te worden. De studio is eigenaar van de factuur, de klant van de goedkeuringen waarop die rust. Uren blijven ter onderbouwing beschikbaar bij nacalculatie. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren per fase of na uitrol
Een termijn per fase, zoals concept, uitwerking en drukklare levering, spreidt de inkomsten en sluit aan op de goedkeuringsmomenten. Factureren na de volledige uitrol is eenvoudiger, maar laat de studio lang voorfinancieren als een lijn over een langere periode wordt uitgerold. Bij grote productlijnen is factureren per fase meestal prettiger voor beide kanten.
Meerwerk direct of verzameld factureren
Extra rondes direct factureren maakt de kosten zichtbaar op het moment dat ze ontstaan, wat discussie voorkomt. Verzamelen op één factuur aan het eind voelt rustiger voor de klant, maar maakt het lastiger om elke regel nog te onderbouwen. Een tussenvorm is meerwerk meenemen in de eerstvolgende fasefactuur, met de bevestigde aanvulling als bijlage.
Uren tonen of alleen onderdelen
Bij een vaste prijs per onderdeel hoeft de klant geen uren te zien. Bij werk op begroting wil een inkoper vaak weten waar de tijd zat. Je kunt uren als bijlage meesturen zonder ze als factuurregel te gebruiken, zodat de factuur leesbaar blijft en de onderbouwing er wel is voor wie die wil nalopen.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start brengt de facturatie goedkeuringen en voorstelonderdelen samen, markeert ze verschillen en verstuurt ze facturen met betaallink en herinneringen. We lopen samen een gewoon project door dat in één keer wordt opgeleverd, en een lijn waarvan een deel van de varianten pas later wordt goedgekeurd. Uren als bijlage en een overzicht van onderhanden werk per klant zet je aan, zodat je ook halverwege een lange uitrol weet wat er nog te factureren valt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wordt er automatisch gefactureerd zonder dat iemand kijkt?
Nee. De software zet de factuur klaar, de projectleider of administratie beoordeelt en verstuurt. Pas na die controle gaat de factuur met betaallink de deur uit. Zo blijft er een mens die ziet of een regel klopt met de afspraken die met de klant zijn gemaakt.
Wat als een variant is goedgekeurd maar nooit gedrukt?
Voor de factuur telt de goedkeuring en drukklare overdracht, niet of de klant uiteindelijk drukt. Als je afspraken anders zijn, bijvoorbeeld factureren bij productie, kan de grondslag worden aangepast. Dat leggen we vast bij het inrichten, zodat iedereen weet wanneer een variant factureerbaar wordt.
Kunnen we gedeeltelijke uitrol per maand factureren?
Ja. De software houdt per project bij welke varianten al zijn gefactureerd. Elke maand komen alleen de nieuw goedgekeurde onderdelen op de factuur, met een overzicht van wat nog openstaat. Zo blijft de stand van een lange uitrol helder voor jou en voor de klant.
Hoe gaan we om met een creditnota bij een fout van de studio?
Een correctie door een fout van de studio wordt in het dossier vastgelegd met een reden, en de projectleider bepaalt of die gefactureerd wordt. Moet er een eerdere regel worden gecorrigeerd, dan maakt de administratie de creditnota in dezelfde software, met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor verpakkingsontwerpstudio’sOffertesoftware voor verpakkingsontwerpstudio’s die ontwerpvarianten, uitwerkingen naar formaten en correctierondes per voorstel vastlegt, met de aannames waarop het bedrag rust.
- Digitale werkbonnen voor verpakkingsontwerpstudio’sDigitale werkbonnen voor verpakkingsontwerpstudio’s in de vorm van een artworkdossier: per verpakking de actuele ontwerpversie, stanslijn, teksten en controles op één plek.
- Website voor verpakkingsontwerpstudio’sEen website voor verpakkingsontwerpstudio’s die laat zien welke verpakkingsvormen, concepten en uitwerkingen je maakt, en wat een merkeigenaar vooraf klaar moet hebben om te kunnen starten.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor verpakkingsontwerpstudio’s: goedgekeurde ontwerpen, uitgerolde varianten en extra rondes gefactureerd, met betaallink.
- Goedgekeurd werk verzamelen
- Afwijkingen van het voorstel beoordelen
- Factuur met betaallink versturen