Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor videoproductiebedrijven
Facturatiesoftware voor videoproductiebedrijven die draaidagen, extra edits, bijhuur en meerwerk naast de offerte legt en per productie een onderbouwde factuur met betaallink maakt.
Waar facturen bij videoproductiebedrijven blijven liggen.
Aan het eind van een productie moeten videoproductiebedrijven uitzoeken wat er gefactureerd moet worden. De offerte noemde twee draaidagen, maar het werden er tweeënhalf. Er kwam een staande versie bij die op de draaidag mondeling werd afgesproken. Een lamp werd bijgehuurd omdat de eigen set in reparatie was: is dat voor de opdrachtgever of voor het bedrijf? De derde feedbackronde viel buiten de offerte, maar de producent heeft toen gezegd dat het geen probleem was. Al die informatie staat verspreid in de planning, de shotlijst, het portaal en mails. De factuur gaat laat de deur uit, roept vragen op en wordt daardoor ook laat betaald.
Facturatiesoftware voor videoproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Werkelijke inzet per productie
AfgerondPer productie staan de werkelijke draaidagen uit de planning, de opgeleverde versies en feedbackrondes uit het portaal, bijhuur uit de voorraad en vastgelegde aanvullingen op de offerte al in de software.
- 2
Meerwerk en afwijkingen beoordelen
Nu bezigElke afwijking van de offerte wordt gemarkeerd: een extra draaidag, een extra edit, een ronde boven het afgesproken aantal of bijhuur.
- 3
Termijn versturen met onderbouwing
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur met een betaallink naar de opdrachtgever.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Werkelijke inzet per productie
Per productie staan de werkelijke draaidagen uit de planning, de opgeleverde versies en feedbackrondes uit het portaal, bijhuur uit de voorraad en vastgelegde aanvullingen op de offerte al in de software. Per onderdeel staat zo naast elkaar wat begroot was en wat er werkelijk is gedaan.
Meerwerk en afwijkingen beoordelen
Elke afwijking van de offerte wordt gemarkeerd: een extra draaidag, een extra edit, een ronde boven het afgesproken aantal of bijhuur. Bij elke afwijking staat of er een goedgekeurde aanvulling is. De producent beslist per regel of hij wordt doorberekend, en die keuze blijft met een korte reden bewaard.
Termijn versturen met onderbouwing
Na beoordeling gaat de factuur met een betaallink naar de opdrachtgever. Meerwerk staat als aparte regels met verwijzing naar de aanvulling of de datum waarop het is afgesproken. Bij termijnen houdt de software bij welk deel al is gefactureerd en betaald, en herinneringen gaan automatisch.
Factureren vanuit dezelfde software.
Videoproductiebedrijven factureren vaak in termijnen: een deel bij akkoord, een deel na de draaidag en de rest bij oplevering. Offerte, planning, portaal, voorraad en factuur staan hier in dezelfde software, dus de grondslag hoeft niemand over te typen. Facturen van freelance crew en verhuurders komen binnen zoals nu, maar kunnen naast de productie worden gelegd. Het bedrijf blijft eigenaar van offertes en tarieven. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met het btw-overzicht.
In termijnen of bij oplevering
Factureren in termijnen spreidt het risico bij grotere producties en dekt voorgeschoten kosten voor crew en bijhuur. Factureren bij oplevering is eenvoudiger, maar laat het bedrijf lang voorschieten. De software werkt met termijnen per mijlpaal, zoals akkoord, draaidag en oplevering, en houdt bij welke termijnen al zijn verstuurd en betaald.
Meerwerk direct of aan het eind
Meerwerk direct factureren houdt het overzichtelijk, maar kan bij een lopende productie de verhouding met de opdrachtgever onder druk zetten. Alles aan het eind verrekenen geeft rust, maar levert een slotfactuur op die hoger uitvalt dan verwacht. Een tussenweg is meerwerk direct laten goedkeuren, en pas bij de volgende termijn factureren.
Bijhuur doorberekenen of zelf dragen
Bijhuur voor een wens van de opdrachtgever, zoals een drone, wordt doorberekend. Bijhuur omdat eigen apparatuur in reparatie is, draagt het bedrijf meestal zelf. De software vraagt bij elke bijhuur wat de reden was, zodat op de factuur alleen bijhuur komt die bij de opdrachtgever hoort.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start zetten we je mijlpalen voor termijnen, de dagtarieven en de regels voor bijhuur klaar, zodat draaidagen, versies, rondes en aanvullingen per productie op de factuur komen en afwijkingen van de offerte opvallen. We factureren samen een gewone productie en een productie waarin op de set een halve extra draaidag werd afgesproken zonder schriftelijke aanvulling. Facturen van freelancers en verhuurders ernaast leggen gebruik je wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe gaan we om met meerwerk dat alleen mondeling is afgesproken?
De producent kan het achteraf vastleggen als aanvulling, met de datum en wie het afsprak. Op de factuur staat het dan als meerwerk met die verwijzing. Beter is het om op de set direct een aanvulling vast te leggen, maar ook wat achteraf wordt toegevoegd komt zo netjes op de factuur.
Kunnen we termijnen per mijlpaal factureren?
Ja. In de offerte worden termijnen aan mijlpalen gehangen, zoals akkoord, laatste draaidag en oplevering. Zodra een mijlpaal is bereikt, staat de termijnfactuur klaar. De producent bevestigt, de factuur gaat met betaallink de deur uit en de betaalstatus is per termijn zichtbaar.
Ziet de opdrachtgever waar meerwerk vandaan komt?
Ja. Elke meerwerkregel verwijst naar de aanvulling of het moment van afspraak, en eventueel naar de versie of draaidag in het portaal. Zo kan de opdrachtgever zelf nagaan waarvoor hij betaalt, zonder de producent te bellen.
Wat doen we met kosten die we zelf dragen?
Die blijven zichtbaar in het overzicht van de productie, maar komen niet op de factuur. Zo zie je wat een productie werkelijk heeft gekost, inclusief bijhuur door reparatie of een extra halve dag die je niet hebt doorberekend.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor videoproductiebedrijvenOffertesoftware voor videoproductiebedrijven die draaidagen, crew, locaties en montageversies doorrekent, zodat een voorstel laat zien wat een extra locatie of versie betekent voor het budget.
- Digitale werkbonnen voor videoproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor videoproductiebedrijven: een shotlijst per draaidag die opnames, takes, bestanden en bijzonderheden vastlegt, zodat de editor precies weet wat er gedraaid is.
- Website voor videoproductiebedrijvenEen website voor videoproductiebedrijven die formats, productiediensten en werkwijze zo toont dat een opdrachtgever vooraf begrijpt wat een bedrijfsfilm, campagne of reeks korte video's vraagt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor videoproductiebedrijven: draaidagen, extra edits en meerwerk naast de offerte, als factuur per termijn met betaallink.
- Werkelijke inzet per productie
- Meerwerk en afwijkingen beoordelen
- Termijn versturen met onderbouwing