Ontwerp en creatieve productie: Planningssoftware voor videoproductiebedrijven
Planningssoftware voor videoproductiebedrijven die crew, apparatuur en locatiebeschikbaarheid per draaidag samenbrengt, zodat een opname pas vaststaat als iedereen en alles er kan zijn.
Wat de planning bij videoproductiebedrijven lastig maakt.
Een draaidag plannen bij videoproductiebedrijven betekent drie agenda's tegelijk kloppend maken: die van de crew, die van de locatie en die van de opdrachtgever met de mensen die in beeld moeten. De cameraman is vrij, maar de geluidsman zit op een ander project. De locatie is alleen beschikbaar na sluitingstijd, en de directeur die geïnterviewd wordt heeft maar een uur. Een extra draailocatie op dezelfde dag vraagt reistijd, opbouw en soms een tweede set lampen. Na de opname staat de montage al ingepland bij een editor die nog met een ander project bezig is. Zonder overzicht worden draaidagen verschoven en lopen opleverdata in gevaar.
Planningssoftware voor videoproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Draaidag samenstellen
AfgerondPer draaidag wordt vastgelegd welke rollen nodig zijn, zoals regie, camera, geluid en licht, welke apparatuur, welke locaties in welke volgorde en welke personen van de opdrachtgever wanneer in beeld komen.
- 2
Crew, locatie en sets afstemmen
Nu bezigDe planning toont per moment welke crewleden beschikbaar zijn, of de apparatuur niet al bij een ander project ligt en wanneer de locatie toegankelijk is.
- 3
Callsheet en bevestiging
VolgendeBij bevestiging krijgt elk crewlid een overzicht met locaties, tijden, contactpersonen, parkeerinformatie en de shotlijst.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Draaidag samenstellen
Per draaidag wordt vastgelegd welke rollen nodig zijn, zoals regie, camera, geluid en licht, welke apparatuur, welke locaties in welke volgorde en welke personen van de opdrachtgever wanneer in beeld komen. Reistijd tussen locaties en opbouw worden als blok meegerekend, zodat een strak schema niet op papier past en in de praktijk niet.
Crew, locatie en sets afstemmen
De planning toont per moment welke crewleden beschikbaar zijn, of de apparatuur niet al bij een ander project ligt en wanneer de locatie toegankelijk is. Ook ziet de producent wanneer de editor na de draaidag kan beginnen. Een draaidag die op één punt niet klopt, blijft voorlopig tot dat punt is opgelost.
Callsheet en bevestiging
Bij bevestiging krijgt elk crewlid een overzicht met locaties, tijden, contactpersonen, parkeerinformatie en de shotlijst. De opdrachtgever krijgt een eigen versie met wanneer welke persoon aanwezig moet zijn. Verschuift er iets, dan krijgen alle betrokkenen de bijgewerkte versie en is de oude als vervallen gemarkeerd.
Naast je agenda en je team.
Videoproductiebedrijven plannen nu vaak in een gedeelde agenda, met crewbeschikbaarheid via chatgroepen of mail en callsheets als losse documenten. De planning sluit aan op de agenda's die crewleden al gebruiken: een bevestigde draaidag verschijnt daar met de callsheet. Freelancers zien alleen hun eigen draaidagen. Het bedrijf blijft eigenaar van de planning; locatie-eigenaren en opdrachtgevers krijgen alleen wat voor hen relevant is.
Vaste crew of per project samenstellen
Een vaste crew werkt goed op elkaar ingespeeld en kent de werkwijze van het bedrijf. Per project een crew samenstellen geeft flexibiliteit en laat specialisten inzetten waar dat nodig is. De planning ondersteunt beide, maar houdt notities over de werkwijze bij het project, zodat een nieuw crewlid weet wat er van hem wordt verwacht.
Alles op één dag of spreiden
Opdrachtgevers willen vaak alle opnames op één dag om kosten te sparen. Met meerdere locaties wordt zo'n dag lang en krap, en is er geen ruimte voor uitloop. Twee kortere dagen kosten meer crewtijd, maar verkleinen het risico dat een scène sneuvelt. De planning laat zien hoeveel tijd er per locatie echt overblijft na reizen en opbouw.
Montage direct of later inplannen
Montage direct na de draaidag inplannen houdt de opleverdatum veilig, maar legt een editor vast terwijl de opname nog kan verschuiven. Pas inplannen na de draaidag geeft flexibiliteit, maar dan is de editor misschien bezet. De planning reserveert een voorlopig montageblok dat meeschuift als de draaidag verschuift.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
Draaidagen worden gepland met crew, apparatuur en locaties, met reistijd en opbouw meegerekend en callsheets die er vanzelf uit rollen. We plannen samen een gewone draaidag op één locatie in, en een dag met twee locaties waarvan de tweede pas een uur later beschikbaar komt. De persoonlijke agenda's van crewleden aansluiten en montageblokken automatisch laten meeschuiven zet je aan zodra de planning goed loopt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen freelance crewleden hun beschikbaarheid zelf doorgeven?
Ja. Een crewlid geeft in een eigen overzicht aan wanneer hij beschikbaar is en voor welke rollen. De producent ziet dat bij het plannen. Een optie op een draaidag wordt anders getoond dan een bevestiging, zodat een freelancer weet of hij die dag nog kan weggeven.
Wat gebeurt er als het weer een buitenopname onmogelijk maakt?
De producent kan per draaidag een uitwijkdatum vastleggen. Wordt de draaidag verschoven, dan toont de planning wie van de crew en welke locatie op de uitwijkdatum beschikbaar zijn. Alle betrokkenen krijgen een nieuwe callsheet, en de oude vervalt.
Houdt de planning bij welke apparatuur waar is?
Ja. Apparatuur wordt per draaidag gereserveerd. Ligt een set nog bij een ander project, dan ziet de producent dat bij het plannen. Na de draaidag wordt de apparatuur weer vrijgegeven, tenzij hij voor een volgende dag op dezelfde productie blijft staan.
Kunnen opdrachtgevers de planning zien?
Ze krijgen een eigen versie van de callsheet met tijden, locaties en wie wanneer in beeld komt. De interne planning met crew en apparatuur zien ze niet. Wijzigt er iets voor hen, dan krijgen ze een nieuwe versie met de verandering duidelijk zichtbaar.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor videoproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor videoproductiebedrijven: een shotlijst per draaidag die opnames, takes, bestanden en bijzonderheden vastlegt, zodat de editor precies weet wat er gedraaid is.
- Website voor videoproductiebedrijvenEen website voor videoproductiebedrijven die formats, productiediensten en werkwijze zo toont dat een opdrachtgever vooraf begrijpt wat een bedrijfsfilm, campagne of reeks korte video's vraagt.
- Aanvraagformulier voor videoproductiebedrijvenEen aanvraagformulier voor videoproductiebedrijven dat briefing, locaties, publiek en opleverformats uitvraagt, zodat de producent kan inschatten hoeveel draaidagen en montageversies een project vraagt.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor videoproductiebedrijven: crew, apparatuur en locaties per draaidag gepland, met montagetijd erna meteen in beeld.
- Draaidag samenstellen
- Crew, locatie en sets afstemmen
- Callsheet en bevestiging