Ontwerp en creatieve productie: Voorraadsoftware voor videoproductiebedrijven
Voorraadsoftware voor videoproductiebedrijven die camera's, lenzen, licht, geluid en mediabestanden bijhoudt, zodat je weet wat beschikbaar is, wat op een draaidag staat en waar het materiaal opgeslagen is.
Waar de voorraad bij videoproductiebedrijven gaat schuiven.
De apparatuur van videoproductiebedrijven is verspreid over koffers, bussen en draaidagen. Een lenzenset gaat mee naar een opname, komt terug zonder één lens, en dat valt pas op als de volgende ploeg hem nodig heeft. Accu's en kaarten worden gedeeld tussen sets zonder dat iemand weet hoeveel er nog over zijn. Apparatuur die wordt bijgehuurd, moet op tijd terug, maar staat niet in dezelfde lijst. Daarnaast groeit het mediabestand: ruw materiaal, montageprojecten en eindversies op verschillende schijven. Vraagt een opdrachtgever na een jaar om een nieuwe versie met ander materiaal, dan moet iemand uitzoeken op welke schijf het ruwe materiaal van die productie staat.
Voorraadsoftware voor videoproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Sets en losse items registreren
AfgerondCamera's, lenzen, lampen, statieven, geluidsapparatuur, accu's en kaarten krijgen een registratie, als los item of als onderdeel van een set.
- 2
Reserveren voor draaidagen
Nu bezigBij het plannen van een draaidag wordt de benodigde apparatuur gereserveerd.
- 3
Uitgifte en retour controleren
VolgendeBij uitgifte wordt de set afgevinkt tegen de inhoudslijst, en bij retour opnieuw.
Van ontvangst tot gebruik.
Sets en losse items registreren
Camera's, lenzen, lampen, statieven, geluidsapparatuur, accu's en kaarten krijgen een registratie, als los item of als onderdeel van een set. Per set staat wat erin hoort. Bijgehuurde apparatuur wordt op dezelfde manier geregistreerd, met de verhuurder en de retourdatum. Ook mediaopslag wordt vastgelegd: welke schijf, welke productie, welk soort materiaal.
Reserveren voor draaidagen
Bij het plannen van een draaidag wordt de benodigde apparatuur gereserveerd. Een set die al op een andere draaidag staat, is zichtbaar als niet beschikbaar. Komen twee producties tegelijk in de knel, dan ziet de producent dat voordat de koffers worden ingepakt, en kan hij bijhuren of schuiven.
Uitgifte en retour controleren
Bij uitgifte wordt de set afgevinkt tegen de inhoudslijst, en bij retour opnieuw. Ontbreekt er iets of is iets beschadigd, dan wordt dat direct gemeld met de draaidag waarop het gebeurde. Bijgehuurde apparatuur krijgt een herinnering voor de retourdatum. Mediaopslag krijgt na afronding van een productie een bewaarkeuze.
Naast je inkoop en leveranciers.
Videoproductiebedrijven houden apparatuur nu bij in een spreadsheet, een verhuursysteem of uit het hoofd van de technisch verantwoordelijke. De voorraadsoftware vervangt de spreadsheet en kan werken met labels of codes die met een telefoon worden gescand. Mediaopslag blijft waar hij is; de software legt alleen vast wat waar staat. Het bedrijf is eigenaar van de apparatuurlijst; bij bijgehuurde apparatuur blijft de verhuurder eigenaar en legt de software alleen de afspraak vast.
Sets of losse items
Een vaste set per type opname, zoals een interviewset of een evenementset, maakt inpakken en controleren snel. Losse items geven flexibiliteit, maar vragen meer controle. De meeste bedrijven combineren het: vaste sets voor terugkerende opnames, met losse items die erbij kunnen worden gereserveerd. Een losse lens die bij een set wordt gevoegd, krijgt een eigen regel.
Bijhuren of zelf aanschaffen
Apparatuur die een paar keer per jaar nodig is, wordt meestal bijgehuurd. Apparatuur die vaak wordt bijgehuurd, kan beter worden aangeschaft. De voorraadsoftware houdt bij hoe vaak iets wordt bijgehuurd, zodat die afweging op gegevens rust in plaats van op een gevoel. De keuze zelf blijft bij het bedrijf.
Ruw materiaal bewaren of opruimen
Ruw materiaal neemt veel ruimte in, maar is nodig als een opdrachtgever later een nieuwe versie wil. Alles eindeloos bewaren wordt duur, alles opruimen na oplevering is riskant. Een bewaarkeuze per productie, afgestemd met de opdrachtgever, maakt het een bewust besluit. De software toont welke producties hun bewaarperiode naderen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
Sets, losse items en bijgehuurde apparatuur worden geregistreerd, met reservering per draaidag, uitgifte en retour met inhoudslijst en registratie van mediaopslag. We draaien samen een gewone week en een dag waarop twee producties allebei de lichtset nodig hebben, terwijl een lamp nog in reparatie is. Scannen met labels en een overzicht van hoe vaak je bijhuurt schakel je in als de registratie compleet is.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Moeten we elke kabel en accu registreren?
Nee. Kabels en accu's kunnen als aantal per set worden bijgehouden. Bij retour wordt dan geteld of het aantal nog klopt met de uitgifte. Alleen waardevolle items zoals camera's, lenzen en recorders registreren we per stuk, met serienummer.
Kunnen we schade koppelen aan een draaidag?
Ja. Wordt bij retour schade gemeld, dan wordt die gekoppeld aan de draaidag en de productie waar de apparatuur was. Dat helpt bij een verzekeringsclaim en bij de vraag of de schade aan de opdrachtgever kan worden doorberekend.
Hoe houden we bij waar het ruwe materiaal van een productie staat?
Per productie wordt vastgelegd op welke schijven of in welke opslagmap het ruwe materiaal, het montageproject en de eindversies staan. Zoek je een productie op, dan zie je meteen waar alles staat en of het nog wordt bewaard.
Werkt dit samen met onze verhuurder?
Bijgehuurde apparatuur leg je vast met verhuurder, retourdatum en de referentie van de verhuurder. Biedt de verhuurder zijn gegevens via een eigen systeem aan, dan kan de software die inlezen. Meestal volstaat een duidelijke registratie aan jouw kant.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor videoproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor videoproductiebedrijven: een shotlijst per draaidag die opnames, takes, bestanden en bijzonderheden vastlegt, zodat de editor precies weet wat er gedraaid is.
- Website voor videoproductiebedrijvenEen website voor videoproductiebedrijven die formats, productiediensten en werkwijze zo toont dat een opdrachtgever vooraf begrijpt wat een bedrijfsfilm, campagne of reeks korte video's vraagt.
- Aanvraagformulier voor videoproductiebedrijvenEen aanvraagformulier voor videoproductiebedrijven dat briefing, locaties, publiek en opleverformats uitvraagt, zodat de producent kan inschatten hoeveel draaidagen en montageversies een project vraagt.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor videoproductiebedrijven: camera's, lenzen, licht, geluid en mediabestanden bijgehouden, met reservering per draaidag.
- Sets en losse items registreren
- Reserveren voor draaidagen
- Uitgifte en retour controleren