Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor animatiestudio’s
Facturatiesoftware voor animatiestudio’s die goedgekeurde fases, afgeronde scènes en geaccordeerde extra revisies uit dezelfde software op een factuur zet, met betaallink en automatische herinneringen.
Waar facturen bij animatiestudio’s blijven liggen.
Animatiestudio’s factureren vaak in termijnen: een deel bij start, een deel na goedkeuring van het storyboard, de rest bij oplevering. Daartussen komt meerwerk: een extra revisieronde, een scène die werd toegevoegd, een extra taalversie of een licentie die langer moest lopen. Dat meerwerk wordt in mails afgesproken en vaak pas bij de laatste factuur opgezocht, als de opdrachtgever het al vergeten is. Een termijnfactuur gaat soms de deur uit voordat de fase echt is goedgekeurd, en daarna weet niemand precies welke termijn al betaald is. Dan ontstaat discussie over een factuur in plaats van over de film.
Facturatiesoftware voor animatiestudio’s
Voorbeeld- 1
Goedgekeurde fases verzamelen
AfgerondPer productie staan de goedgekeurde fases al in de software, met datum en goedkeurder.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigEen termijn waarvan de fase nog niet is goedgekeurd, of meerwerk zonder akkoord van de opdrachtgever, krijgt een markering.
- 3
Termijnfactuur met betaallink
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de opdrachtgever, met een betaallink en verwijzingen naar de goedkeuringen.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Goedgekeurde fases verzamelen
Per productie staan de goedgekeurde fases al in de software, met datum en goedkeurder. Meerwerk dat is aangevraagd en geaccordeerd, zoals een extra ronde of scène, komt als aparte regel op de factuur. Elke regel verwijst naar een goedkeuring of een afspraak, zodat de opdrachtgever kan nagaan waar hij voor betaalt.
Afwijkingen beoordelen
Een termijn waarvan de fase nog niet is goedgekeurd, of meerwerk zonder akkoord van de opdrachtgever, krijgt een markering. Ook een licentie die buiten de offerte valt, wordt zichtbaar. De producer of wie factureert, beoordeelt die punten en legt vast waarom een regel meegaat of wacht tot de volgende termijn.
Termijnfactuur met betaallink
Na beoordeling gaat de factuur naar de opdrachtgever, met een betaallink en verwijzingen naar de goedkeuringen. Blijft de betaling uit, dan gaan herinneringen automatisch, en per termijn is te zien wat al binnen is. Een bureau dat het werk doorverkoopt, krijgt de referentie van zijn eigen klantproject op de factuur.
Factureren vanuit dezelfde software.
Offerte, goedkeuringen en meerwerk staan in dezelfde software als de factuur, dus prijsafspraken hoeven niet opnieuw te worden ingetypt. Uren uit de urenregistratie blijven informatie voor de producer, geen factuurregel bij een vaste prijs. De betaalstatus per termijn is zichtbaar bij de productie en in het portaal van de opdrachtgever. Je boekhouder kan meekijken of krijgt een export van de facturen en het btw-overzicht.
Termijnen op fase of op datum
Factureren op fase koppelt betaling aan voortgang, maar als een opdrachtgever traag goedkeurt, schuift ook de betaling op. Factureren op datum geeft je zekerheid, maar kan voelen alsof er betaald wordt voor iets wat nog niet klaar is. Een tussenvorm is factureren op fase met een uiterste datum, zodat vertraging bij de opdrachtgever niet bij jou terechtkomt.
Meerwerk direct of bij oplevering
Meerwerk direct na akkoord factureren houdt de bedragen klein en de afspraak vers. Alles bij de oplevering factureren is overzichtelijker voor de opdrachtgever, maar levert een grote eindfactuur op die soms tot discussie leidt. De software kan beide, zolang elk meerwerk een eigen akkoord heeft.
Uren tonen of alleen resultaat
Bij een vaste prijs is het resultaat wat telt: een goedgekeurde fase. Uren tonen kan meerwerk onderbouwen, maar opent ook de discussie over efficiëntie. De meeste studio's tonen bij meerwerk het aantal scènes of rondes, niet de uren, en houden uren intern voor de nacalculatie.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
De termijnen per fase uit je offertes staan bij de start klaar, met geaccordeerd meerwerk als aparte regel, een markering voor termijnen zonder goedkeuring en een betaallink op elke factuur. We factureren samen een gewone productie en een lastige, waarin een opdrachtgever een extra ronde en een extra taalversie liet maken. Facturen voor bureaus met hun eigen referenties zet je aan zodra je voor zo'n bureau werkt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we een termijn factureren als de opdrachtgever niet reageert?
Als de offerte een uiterste datum voor goedkeuring noemt, markeert de software de termijn na die datum als factureerbaar. De producer beslist of de factuur dan ook echt gaat. Zo is de afspraak het uitgangspunt, niet de stilte van de opdrachtgever.
Hoe voorkomen we dat meerwerk vergeten wordt?
Elk meerwerk dat in het portaal wordt aangevraagd en geaccordeerd, komt in een lijst met nog niet gefactureerde posten. Bij de volgende factuur staan die er automatisch als regel op. Een afspraak die alleen telefonisch is gemaakt, moet eerst worden vastgelegd om mee te tellen.
Wat als een bureau per klantproject een aparte factuur wil?
Dan wordt per productie de referentie van het bureau vastgelegd. De software maakt per productie een eigen factuur met die referentie. Zo kan het bureau de kosten direct doorbelasten aan zijn eigen klant, zonder dat iemand bij jou regels hoeft te splitsen.
Kunnen licenties die langer moeten lopen worden doorgefactureerd?
Ja. Een verlenging wordt geregistreerd bij de asset in het register en als meerwerk bij de productie gezet. Na akkoord van de opdrachtgever komt het als regel op de volgende factuur, met de nieuwe einddatum van de licentie erbij.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor animatiestudio’sOffertesoftware voor animatiestudio’s die een productie begroot op scènes, complexiteit en revisierondes, zodat opdrachtgever en studio dezelfde uitgangspunten accorderen.
- Digitale werkbonnen voor animatiestudio’sDigitale werkbonnen voor animatiestudio’s: een scènekaart per shot met de geldende storyboardversie, feedback, bestandslocatie en status, zodat iedereen aan dezelfde versie werkt.
- Website voor animatiestudio’sEen website voor animatiestudio’s die per animatiestijl en productietype laat zien wat een opdrachtgever kan verwachten, hoe het traject verloopt en wat er nodig is voor een eerste gesprek.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor animatiestudio's: termijnen per goedgekeurde fase en geaccordeerde extra revisierondes op één factuur, met betaallink.
- Goedgekeurde fases verzamelen
- Afwijkingen beoordelen
- Termijnfactuur met betaallink