Evenementen en verhuur: Klantportaal voor AV-verhuurbedrijven
Een klantportaal voor AV-verhuurbedrijven waar klanten draaiboeken, technische tekeningen en de bevestigde set per evenement inzien en wijzigingen of vragen kwijt kunnen.
Wat klanten van AV-verhuurbedrijven zelf willen zien.
In de weken voor een evenement gaan er bij AV-verhuurbedrijven veel versies over en weer. Het draaiboek wordt aangepast, de plattegrond verandert, een spreker wil toch een headset in plaats van een handheld. Die wijzigingen komen binnen via mail, telefoon en berichten aan de technicus, en niet iedereen werkt met de laatste versie. Op de dag zelf heeft de technicus een andere plattegrond dan de klant, of mist hij de presentatievolgorde. Evenementenbureaus werken met meerdere verhuurders en willen hun eigen documenten delen zonder ze naar vijf adressen te mailen. Na afloop zoekt de klant de factuur en de lijst met wat er geleverd is.
Klantportaal voor AV-verhuurbedrijven
Voorbeeld- 1
Toegang per evenement regelen
AfgerondElk evenement heeft een eigen omgeving voor de klant en, als hij dat wil, voor zijn bureau of locatie.
- 2
Laatste versies tonen
Nu bezigDe klant uploadt een nieuw draaiboek of een gewijzigde plattegrond in het portaal.
- 3
Wijzigingen koppelen aan de offerte
VolgendeVraagt de klant via het portaal om extra apparatuur of een langere avond, dan wordt dat een wijzigingsverzoek bij de offerte.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per evenement regelen
Elk evenement heeft een eigen omgeving voor de klant en, als hij dat wil, voor zijn bureau of locatie. Daar staan de bevestigde set, de tijden, de technische tekening en het draaiboek. Wie wat mag zien en aanpassen, wordt per rol ingesteld. Interne notities en prijzen voor onderhuur blijven afgeschermd.
Laatste versies tonen
De klant uploadt een nieuw draaiboek of een gewijzigde plattegrond in het portaal. De vorige versie blijft zichtbaar, de nieuwe is duidelijk gemarkeerd. De technicus en de planner krijgen bericht van de wijziging en zien wat er anders is. Zo werkt iedereen op de dag met hetzelfde document.
Wijzigingen koppelen aan de offerte
Vraagt de klant via het portaal om extra apparatuur of een langere avond, dan wordt dat een wijzigingsverzoek bij de offerte. De planner bekijkt beschikbaarheid en prijs en legt het voorstel terug in het portaal. De klant geeft daar akkoord, en de paklijst en planning worden bijgewerkt.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Draaiboeken en tekeningen komen nu via mail en gedeelde mappen. Het portaal haalt de set en tijden uit het verhuurpakket en de planning, en bewaart documenten die de klant aanlevert. Facturen verschijnen met hun betaalstatus, uit dezelfde software of ingelezen uit het boekhoudpakket. De klant is eigenaar van zijn draaiboek, de verhuurder van de technische tekening en de set. Bureaus die met hun eigen systeem werken, kunnen een link delen in plaats van uploaden.
Portaal voor alle klanten of alleen producties
Voor zelf ophalen van een paar speakers is een portaal overbodig; een bevestiging per mail is genoeg. Voor producties met technici, draaiboeken en wijzigingen voegt het wel iets toe. Begin met de evenementen met service, en bied het voor losse verhuur alleen aan als de klant er zelf om vraagt.
Klant past zelf aan of vraagt aan
Een klant die zelf zijn set kan aanpassen, voelt zich in controle, maar kan dingen kiezen die niet beschikbaar zijn of niet bij elkaar passen. Wijzigingsverzoeken die de planner eerst beoordeelt, zijn veiliger. Documenten zoals het draaiboek mag de klant wel zelf vervangen, omdat die de set niet direct veranderen.
Locatie en bureau meenemen of niet
Een bureau of zaal toegang geven tot hetzelfde evenement voorkomt dat documenten via drie omwegen lopen. Het vraagt wel duidelijkheid over wie wat ziet: een zaal hoeft de prijzen niet te kennen, een bureau misschien wel. Spreek per evenement af wie meekijkt, en leg vast welke rol welke documenten mag inzien.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Per evenement krijgt de klant een omgeving met set, tijden, technische tekening en draaiboek. Nieuwe versies uploaden geeft een melding aan technicus en planner, en wijzigingsverzoeken lopen via akkoord. Voordat het portaal live gaat, doorlopen we een gewoon congres en een evenement waarbij de plattegrond de dag ervoor nog verandert. Toegang voor bureaus en locaties en een overzicht van geleverd materiaal na afloop zet je aan wanneer je klanten daarom vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een bureau meerdere evenementen tegelijk zien?
Ja. Een bureau krijgt een overzicht van alle evenementen die het bij jou heeft lopen, met per evenement de status en de documenten. Het ziet alleen evenementen waarvoor het als partij is toegevoegd, dus niet die van andere klanten op dezelfde locatie.
Wat als een klant vlak voor het evenement nog een draaiboek uploadt?
De technicus en planner krijgen direct een melding. Op de werkbon van de technicus staat de nieuwste versie, met de wijzigingen zichtbaar. Kost de wijziging extra apparatuur of tijd, dan beoordeelt de planner dat eerst voordat er iets aan de set verandert.
Ziet de klant ook welke apparatuur er geleverd is?
Ja. Na afloop toont het portaal de paklijst zoals die is uitgegeven en teruggekomen. Ontbrak er iets bij retour of is er schade gemeld, dan staat dat erbij met foto. De klant ziet zo waarop een eventuele extra kostenpost is gebaseerd.
Moeten klanten een account aanmaken?
Niet per se. Een klant kan ook een persoonlijke link per evenement krijgen. Vaste klanten en bureaus hebben vaak liever een account, zodat ze al hun evenementen op één plek zien. Beide routes geven toegang tot dezelfde gegevens.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijvenDigitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven met een paklijst op serienummer, zodat uitgifte, opbouw op locatie en retour per kist en per apparaat controleerbaar zijn.
- Website voor AV-verhuurbedrijvenEen website voor AV-verhuurbedrijven die geluidssets en lichtpakketten toont als complete oplossing voor een type evenement, met wat er aan kabels, bediening en techniek bij hoort.
- Aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijvenEen aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijven dat locatie, publiek, draaiboek en beschikbare stroom uitvraagt, zodat de verhuurplanner direct een passende set kan samenstellen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor AV-verhuurbedrijven: draaiboeken, technische tekeningen en bevestigde set per evenement, met wijzigingen en akkoord op één plek.
- Toegang per evenement regelen
- Laatste versies tonen
- Wijzigingen koppelen aan de offerte