Evenementen en verhuur: Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven
Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven met een paklijst op serienummer, zodat uitgifte, opbouw op locatie en retour per kist en per apparaat controleerbaar zijn.
Wat er op een werkbon voor AV-verhuurbedrijven hoort.
Bij AV-verhuurbedrijven gaat een set de deur uit in tientallen kisten en tassen. De paklijst staat op papier of in het verhuurpakket, maar wie wat heeft ingeladen, is na afloop niet te achterhalen. Op locatie blijkt een kabelset te ontbreken of zit er een andere draadloze ontvanger in de case dan op de lijst. Na het evenement komt de set terug, soms laat in de nacht, en wordt er globaal gecontroleerd. Een paar dagen later blijkt een microfoon weg of een speaker beschadigd, en niemand weet of dat bij het evenement, in het busje of in het magazijn is gebeurd. De klant is dan al weg en de discussie begint.
Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven
Voorbeeld- 1
Paklijst klaarzetten en uitgeven
AfgerondDe werkbon bevat de paklijst uit de reservering, met per apparaat het serienummer of de kist waar het in hoort.
- 2
Opbouw en voorstelling vastleggen
Nu bezigOp locatie ziet de technicus de paklijst, de technische tekening en het draaiboek.
- 3
Retour per kist controleren
VolgendeBij retour wordt elke kist en elk apparaat weer gescand.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Paklijst klaarzetten en uitgeven
De werkbon bevat de paklijst uit de reservering, met per apparaat het serienummer of de kist waar het in hoort. Bij uitgifte scant de magazijnmedewerker elke kist en elk los apparaat. Wat niet gescand is, blijft openstaan. Ontbreekt iets of wordt een vervanger meegegeven, dan legt de bon dat vast met reden.
Opbouw en voorstelling vastleggen
Op locatie ziet de technicus de paklijst, de technische tekening en het draaiboek. Wordt er iets niet gebruikt of gaat er iets kapot, dan meldt hij dat op de bon met foto. Extra uren door uitloop of een verzoek van de klant om extra apparatuur legt hij direct vast, met naam van de contactpersoon die akkoord gaf.
Retour per kist controleren
Bij retour wordt elke kist en elk apparaat weer gescand. Wat ontbreekt of beschadigd is, wordt met foto vastgelegd op het moment van terugkomst, niet dagen later. De bon toont het verschil tussen uitgifte en retour, en de verhuurplanner beslist of het een zaak voor de klant, voor reparatie of voor nader onderzoek is.
Geen papier en losse foto's meer.
De paklijst staat nu meestal in het verhuurpakket, soms geprint met handgeschreven vinkjes. De digitale bon leest de paklijst uit het verhuurpakket en schrijft uitgifte, retour en meldingen terug. Scannen gebeurt met de scanners die je al hebt of met een telefoon. Het verhuurpakket blijft eigenaar van de voorraad en reserveringen, de technicus van zijn meldingen en uren, het magazijn van de uitgifte- en retourcontrole.
Scannen per apparaat of per kist
Elk apparaat apart scannen is het meest nauwkeurig, maar kost tijd bij grote sets. Per kist scannen, met een vaste inhoud per kist, is sneller. Het risico is dat de inhoud van een kist niet klopt. Een combinatie werkt vaak: dure apparaten zoals draadloze systemen en mengtafels per stuk, kabelkisten per kist met periodieke controle.
Retourcontrole direct of de volgende dag
Direct controleren als de set terugkomt, geeft de meest betrouwbare uitkomst, maar is midden in de nacht lastig. De volgende ochtend controleren is praktischer, maar dan is minder duidelijk waar iets is misgegaan. Een korte telling van kisten bij aankomst en een volledige controle de volgende ochtend is een werkbare middenweg.
Klant laten tekenen bij levering of niet
Bij zelf ophalen laat je de klant tekenen voor wat hij meeneemt. Bij levering met technicus is dat minder gebruikelijk, omdat de set onder je eigen toezicht blijft. Bij levering zonder technicus, waarbij de klant de set zelf beheert, is aftekenen wel verstandig, zodat ontbrekende onderdelen achteraf te verklaren zijn.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
Op de werkbon staan bij de start de paklijst uit het verhuurpakket, uitgifte en retour met scannen, schademeldingen en ontbrekende onderdelen met foto, en extra uren op locatie. We lopen samen een gewone congresset door en een retour waarbij een draadloze microfoon ontbreekt, zodat de ploeg weet wat er gebeurt als iets niet klopt. Aftekenen door de klant bij zelf ophalen en een vaste kistinhoud per kabelset kunnen er later bij.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Werkt de werkbon ook als er geen bereik is in de zaal?
Ja. De bon wordt vooraf op het apparaat geladen, en meldingen en foto's worden lokaal bewaard tot er weer verbinding is. Scannen bij uitgifte en retour gebeurt in het magazijn, waar wel bereik is. Op locatie kan de technicus gewoon doorwerken.
Wat als er op locatie een vervangend apparaat wordt ingezet?
De technicus legt vast welk apparaat is uitgevallen en welk reserveapparaat ervoor in de plaats kwam, met serienummer. De paklijst wordt bijgewerkt, zodat bij retour het juiste apparaat verwacht wordt. Het defecte apparaat krijgt een reparatiemelding.
Kunnen we per kist zien wat erin hoort?
Ja. Elke kist heeft een vaste inhoud in het verhuurpakket. De bon toont die inhoud bij uitgifte en retour. Wijkt de inhoud af, bijvoorbeeld een kabel te weinig, dan legt de magazijnmedewerker dat vast. Bij een periodieke controle wordt de kist weer compleet gemaakt.
Hoe leggen we extra uren op locatie vast?
De technicus noteert begin- en eindtijd en de reden van uitloop, met de naam van de contactpersoon die erom vroeg. Die uren gaan met de bon naar de planner, die ze beoordeelt voordat ze naar de factuur gaan. Zo is achteraf duidelijk waarom de avond langer duurde.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor AV-verhuurbedrijvenOffertesoftware voor AV-verhuurbedrijven die apparatuurdagen, transport, op- en afbouw en technici als losse posten berekent, zodat de klant ziet wat zijn set en service kosten.
- Planningssoftware voor AV-verhuurbedrijvenPlanningssoftware voor AV-verhuurbedrijven die opbouwslots, technische ploegen, busjes en apparatuur per evenement op elkaar afstemt, ook als evenementen elkaar overlappen.
- Klantportaal voor AV-verhuurbedrijvenEen klantportaal voor AV-verhuurbedrijven waar klanten draaiboeken, technische tekeningen en de bevestigde set per evenement inzien en wijzigingen of vragen kwijt kunnen.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven: paklijst met serienummers bij uitgifte, opbouw en retour, met schade en ontbrekende onderdelen vastgelegd.
- Paklijst klaarzetten en uitgeven
- Opbouw en voorstelling vastleggen
- Retour per kist controleren