Evenementen en verhuur: Offertesoftware voor AV-verhuurbedrijven
Offertesoftware voor AV-verhuurbedrijven die apparatuurdagen, transport, op- en afbouw en technici als losse posten berekent, zodat de klant ziet wat zijn set en service kosten.
Waar offertes voor AV-verhuurbedrijven op vastlopen.
Een offerte bij AV-verhuurbedrijven bestaat uit meer dan apparaten maal dagen. Telt de ophaaldag mee, geldt er een weekendtarief, hoeveel technici zijn er nodig voor opbouw, voorstelling en afbouw, en wordt de laadroute een probleem als de zaal op de tweede verdieping zit zonder lift. Een offerte die dat niet uitsplitst, leidt tot discussie als de opbouw langer duurt of de klant op de dag zelf extra microfoons vraagt. Ook de vraag of kabels, statieven en flightcases in de prijs zitten, of reserveapparatuur meegaat, blijft dan open. Bij wijzigingen in het draaiboek moet de planner alles opnieuw uitrekenen.
Offertesoftware voor AV-verhuurbedrijven
Voorbeeld- 1
Uitgangspunten vastleggen
AfgerondElke offerte begint met de uitgangspunten: evenementdatum en tijden, ophaal- en retourmoment, locatie met laadroute, servicevorm en de onderdelen uit het draaiboek waarvoor techniek nodig is.
- 2
Set en uren berekenen
Nu bezigApparatuur komt uit het verhuurpakket met dagprijzen en de regels voor meerdaagse huur.
- 3
Akkoord en wijzigingen koppelen
VolgendeDe klant gaat online akkoord.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Uitgangspunten vastleggen
Elke offerte begint met de uitgangspunten: evenementdatum en tijden, ophaal- en retourmoment, locatie met laadroute, servicevorm en de onderdelen uit het draaiboek waarvoor techniek nodig is. Bij elk punt staat waar het op gebaseerd is. Die lijst gaat mee in de offerte en bepaalt later of iets meerwerk is.
Set en uren berekenen
Apparatuur komt uit het verhuurpakket met dagprijzen en de regels voor meerdaagse huur. Transport, opbouw, operatoruren en afbouw worden per technicus en per tijdvak berekend. Verandert het draaiboek, bijvoorbeeld een extra sessie in de middag, dan rekent de offerte de technici en apparatuurdagen direct opnieuw door.
Akkoord en wijzigingen koppelen
De klant gaat online akkoord. Wijzigingen na akkoord, zoals extra microfoons of een langere avond, komen als aanvulling op dezelfde offerte met een eigen akkoord. Zo blijft zichtbaar wat oorspronkelijk is afgesproken en wat erbij kwam, en ziet de planner direct welke apparatuur extra gereserveerd moet worden.
Naast je calculatie en prijslijsten.
Veel verhuurders maken offertes in hun verhuurpakket of in een spreadsheet met prijzen uit dat pakket. Artikelen, dagprijzen en beschikbaarheid blijven in het verhuurpakket. De offertesoftware voegt de berekening van technici, transport en opbouw toe en houdt uitgangspunten en wijzigingen bij. Geaccepteerde offertes worden een reservering in het verhuurpakket. De planner is eigenaar van de uitgangspunten, de administratie van tarieven, de magazijnchef van wat er werkelijk beschikbaar is.
Dagprijs of prijs per evenement
Dagprijzen zijn transparant en eenvoudig voor losse huur. Bij complete producties met technici zijn ze minder logisch: de klant wil weten wat zijn evenement kost. Een prijs per evenement, opgebouwd uit set, uren en transport, is begrijpelijker. Toon de opbouw in de bijlage, zodat wijzigingen te verklaren blijven.
Reserveapparatuur doorrekenen of niet
Een extra draadloze microfoon of reserve-mengtafel geeft zekerheid, maar kost ruimte in de bus en een plek in de voorraad. Sommige verhuurders nemen reserve standaard mee zonder het te rekenen, anderen bieden het als optie. Voor evenementen waar uitval niet kan, zoals een live-uitzending, is reserve als vaste post verdedigbaar en uit te leggen.
Technici per dagdeel of per uur
Per uur rekenen is precies, maar wekt bij de klant zorgen over uitloop. Per dagdeel is overzichtelijker, maar vraagt duidelijke afspraken over wat er gebeurt als de avond uitloopt. Een vaste prijs per dagdeel met een uurtarief voor uitloop na een afgesproken tijd, zoals de offerte vermeldt, combineert beide.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
In de offertesoftware zetten we je uitgangspunten, dagprijzen en regels voor meerdaagse huur uit het verhuurpakket, de tarieven voor technici en transport, online akkoord en wijzigingen als aanvulling. De tarieven voor uitloop bepaal je zelf. Samen nemen we een gewone congresdag door, en een evenement waarvan het draaiboek na akkoord nog twee keer omgaat. Varianten met en zonder reserveapparatuur en sjablonen per type evenement zijn er wanneer je ze wilt gebruiken.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de offerte rekening houden met een moeilijke laadroute?
Ja. Bij de locatie wordt vastgelegd of er een lift, trap of lange looproute is. De offerte rekent dan extra tijd of een extra technicus voor laden en lossen. Is het onbekend, dan staat het als aanname in de lijst, zodat een tegenvaller op de dag te verklaren is.
Hoe gaan we om met wijzigingen vlak voor het evenement?
Elke wijziging komt als aanvulling bij de offerte, met eigen prijs en akkoord. De planner ziet direct of de extra apparatuur beschikbaar is. Kan iets niet meer, dan meldt de offerte dat in plaats van een akkoord te vragen dat niet waargemaakt kan worden.
Ziet de klant welke kabels en accessoires erbij horen?
In de offerte staan sets als één regel met een korte omschrijving van de inhoud. In de bijlage staat de volledige lijst, inclusief kabels, statieven en flightcases. Zo is de offerte leesbaar, terwijl de klant en de technicus kunnen nagaan wat er meegaat.
Kunnen we offertes hergebruiken voor terugkerende evenementen?
Ja. Een offerte voor een jaarlijks evenement kan als sjabloon dienen voor het volgende jaar. De planner past datum, draaiboek en eventuele nieuwe wensen aan, en de berekening volgt. Dat scheelt werk bij vaste klanten met elk jaar een vergelijkbare opzet.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijvenEen aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijven dat locatie, publiek, draaiboek en beschikbare stroom uitvraagt, zodat de verhuurplanner direct een passende set kan samenstellen.
- Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijvenDigitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven met een paklijst op serienummer, zodat uitgifte, opbouw op locatie en retour per kist en per apparaat controleerbaar zijn.
- Facturatiesoftware voor AV-verhuurbedrijvenFacturatiesoftware voor AV-verhuurbedrijven die verhuurd materiaal, operatoruren, transport en schade uit de werkbon omzet in een factuur die je eerst controleert.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor AV-verhuurbedrijven: apparatuurdagen, transport, opbouw en technici als losse posten, met vastgelegde aannames over locatie en tijden.
- Uitgangspunten vastleggen
- Set en uren berekenen
- Akkoord en wijzigingen koppelen