Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor AV-verhuurbedrijven
Facturatiesoftware voor AV-verhuurbedrijven die verhuurd materiaal, operatoruren, transport en schade uit de werkbon omzet in een factuur die je eerst controleert.
Waar facturen bij AV-verhuurbedrijven blijven liggen.
Na een evenement moet de administratie van AV-verhuurbedrijven bij elkaar zoeken wat er werkelijk is geleverd en gedaan. De offerte noemt een set, maar op de dag zijn er extra microfoons gevraagd, liep de avond een uur uit en kwam er een kabelset incompleet terug. Operatoruren staan op een urenbriefje, extra apparatuur in een bericht aan de planner, schade op een foto in het magazijn. Soms is er een borg betaald bij zelf ophalen die verrekend moet worden. Wordt er gefactureerd op basis van de offerte, dan mist de extra omzet. Wordt er uitgezocht, dan duurt het weken en is de klant vergeten dat hij om die extra microfoons vroeg.
Facturatiesoftware voor AV-verhuurbedrijven
Voorbeeld- 1
Geleverd werk verzamelen
AfgerondDe factuur begint bij de geaccepteerde offerte en wijzigingen met akkoord, die al in de software staan.
- 2
Verschillen en schade beoordelen
Nu bezigVerschillen tussen offerte en werkbon staan apart: extra uren, extra apparatuur, ontbrekende onderdelen, schade.
- 3
Factuur versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de klant met een betaallink, de paklijst, uren en foto's van schade als bijlage.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Geleverd werk verzamelen
De factuur begint bij de geaccepteerde offerte en wijzigingen met akkoord, die al in de software staan. Uit de werkbon komen de werkelijke operatoruren, extra apparatuur die op locatie is ingezet en ontbrekende of beschadigde onderdelen bij retour. Een betaalde borg wordt verrekend. Elke regel verwijst naar de werkbon of het akkoord.
Verschillen en schade beoordelen
Verschillen tussen offerte en werkbon staan apart: extra uren, extra apparatuur, ontbrekende onderdelen, schade. De verhuurplanner beoordeelt elk punt. Schade die bij uitgifte al bestond of door transport is ontstaan, gaat er niet op. Twijfelgevallen blijven staan tot er overleg met de klant is geweest.
Factuur versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de klant met een betaallink, de paklijst, uren en foto's van schade als bijlage. Herinneringen gaan automatisch en je ziet per evenement of er betaald is. Is een schadepost nog in overleg, dan gaat de rest alvast de deur uit en volgt de schade als aparte factuur.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu vaak los gemaakt, met handmatig overgetypte uren en extra's uit briefjes en berichten. In de facturatiesoftware staan offerte, werkbon en retourcontrole al bij elkaar, dus de factuur ontstaat uit wat echt is geleverd. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export. De administratie is eigenaar van debiteuren, borg en betalingstermijnen, de verhuurplanner van de beoordeling van uren en schade, het magazijn van de retourcontrole.
Schade direct of na overleg factureren
Schade direct factureren is snel, maar kan een goede klantrelatie onder druk zetten, zeker als de oorzaak niet helemaal duidelijk is. Eerst overleggen met foto's en de retourcontrole erbij geeft de klant de kans om te reageren. Bij vaste klanten kan overleg verstandiger zijn, bij eenmalige huur eerder direct factureren met bewijs.
Borg verrekenen of vooraf factureren
Bij zelf ophalen vragen veel verhuurders een borg. Die verrekenen met eventuele schade is eenvoudig, maar vraagt dat de retourcontrole snel gebeurt. Een alternatief is vooraf de volledige huur factureren en de borg los terugbetalen na controle. Kies de route die het best past bij hoe snel je retouren controleert.
Operatoruren vast of op werkelijke tijd
Uren factureren volgens offerte geeft duidelijkheid, maar bij uitloop is het verlies voor jou. Op werkelijke tijd factureren is eerlijk, maar vraagt dat uitloop op locatie wordt vastgelegd met een akkoord van de klant. Een vaste prijs met een uurtarief voor uitloop na een afgesproken tijd houdt het voorspelbaar en eerlijk.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start richten we de factuur in die ontstaat uit offerte, wijzigingen en werkbon, met extra uren, extra apparatuur en schade apart zichtbaar voor de verhuurplanner, plus je betalingstermijnen, betaallink en herinneringen. Voor de livegang doorlopen we samen een evenement dat precies volgens offerte verliep en een evenement met uitloop en een ontbrekende microfoon bij retour. Borgverrekening bij zelf ophalen zet je aan zodra de retourcontrole snel genoeg gaat.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Gaat een factuur zonder controle de deur uit?
Nee. De software zet de factuur klaar, de administratie controleert en verstuurt hem. Nummering, huisstijl en betalingsvoorwaarden leg je bij de start eenmalig vast. Na verzending gaan herinneringen automatisch en zie je per factuur of er al betaald is, zodat niemand meer hoeft na te bellen zonder reden.
Hoe onderbouwen we een schadepost?
De factuur bevat de foto's van uitgifte en retour, de melding van het magazijn en eventueel de notitie van de technicus. Zo ziet de klant dat het apparaat bij uitgifte in orde was en bij retour niet. Dat maakt een gesprek over schade feitelijk in plaats van een kwestie van woord tegen woord.
Wat als de klant extra apparatuur heeft gekregen zonder akkoord?
Dan staat het op de conceptfactuur als extra zonder akkoord. De verhuurplanner beslist of het wordt gefactureerd, bijvoorbeeld als de technicus kan laten zien wie erom vroeg. Om dit te voorkomen, vraagt de werkbon op locatie om de naam van de contactpersoon die akkoord gaf.
Kunnen we per evenement of per maand factureren?
Beide kan. Voor losse klanten per evenement, voor bureaus die vaak boeken eventueel een verzamelfactuur per maand met een overzicht per evenement. Welke vorm per klant geldt, leg je eenmalig vast, en de software maakt de factuur in die vorm klaar.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor AV-verhuurbedrijvenOffertesoftware voor AV-verhuurbedrijven die apparatuurdagen, transport, op- en afbouw en technici als losse posten berekent, zodat de klant ziet wat zijn set en service kosten.
- Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijvenDigitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven met een paklijst op serienummer, zodat uitgifte, opbouw op locatie en retour per kist en per apparaat controleerbaar zijn.
- Website voor AV-verhuurbedrijvenEen website voor AV-verhuurbedrijven die geluidssets en lichtpakketten toont als complete oplossing voor een type evenement, met wat er aan kabels, bediening en techniek bij hoort.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor AV-verhuurbedrijven: materiaal, operatoruren en schade van de werkbon in een factuur met betaallink en automatische herinneringen.
- Geleverd werk verzamelen
- Verschillen en schade beoordelen
- Factuur versturen