Evenementen en verhuur: Planningssoftware voor AV-verhuurbedrijven
Planningssoftware voor AV-verhuurbedrijven die opbouwslots, technische ploegen, busjes en apparatuur per evenement op elkaar afstemt, ook als evenementen elkaar overlappen.
Wat de planning bij AV-verhuurbedrijven lastig maakt.
AV-verhuurbedrijven plannen rond vensters die ze niet zelf bepalen. De zaal is pas vanaf de middag beschikbaar voor opbouw, de voorstelling begint om acht uur en om middernacht moet alles eruit. Tegelijk draaien er in een druk weekend meerdere evenementen, die dezelfde technici, busjes en soms dezelfde mengtafel willen. Een technicus die tot laat op het ene evenement staat, kan de volgende ochtend niet vroeg opbouwen bij een ander. Als de planning in een agenda en op een whiteboard staat, ziet niemand dat een set twee keer is toegezegd of dat de bus voor twee locaties tegelijk is ingepland, tot iemand het in het magazijn merkt.
Planningssoftware voor AV-verhuurbedrijven
Voorbeeld- 1
Inzet per evenement vastleggen
AfgerondElk evenement krijgt de vensters van de locatie: wanneer laden, opbouwen, voorstelling, afbouw en vertrek.
- 2
Conflicten en rusttijden zien
Nu bezigDe planner ziet per technicus, busje en apparaat waar het is ingezet.
- 3
Bevestigen aan ploeg en klant
VolgendeZodra de planning rond is, krijgen technici hun diensten met locatie, venster, rol en contactpersoon ter plaatse.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Inzet per evenement vastleggen
Elk evenement krijgt de vensters van de locatie: wanneer laden, opbouwen, voorstelling, afbouw en vertrek. Daarbij staan de benodigde technici met hun rol, zoals geluid, licht of beeld, de busjes en de apparatuur uit de offerte. Zo is per evenement zichtbaar wie en wat er wanneer nodig is.
Conflicten en rusttijden zien
De planner ziet per technicus, busje en apparaat waar het is ingezet. Wordt iets dubbel geboekt of past een technicus niet tussen twee evenementen omdat de nacht te kort wordt, dan toont het systeem dat. Bij een tekort aan apparatuur ziet de planner of onderhuur bij een collega een optie is.
Bevestigen aan ploeg en klant
Zodra de planning rond is, krijgen technici hun diensten met locatie, venster, rol en contactpersoon ter plaatse. De klant krijgt de bevestigde tijden voor levering, opbouw en afbouw. Verandert een venster bij de locatie, dan ziet de planner welke diensten en transporten moeten schuiven voordat iemand wordt geïnformeerd.
Naast je agenda en je team.
Reserveringen van apparatuur staan vaak in het verhuurpakket, de inzet van technici in een gedeelde agenda of een roosterapp. De planningssoftware leest reserveringen uit het verhuurpakket en voegt technici en busjes toe. Freelance technici bevestigen hun diensten via een link. Het verhuurpakket blijft eigenaar van de apparatuurreserveringen, de planner van de inzet van mensen en transport. Uren gaan na afloop naar de administratie of de loonverwerking.
Vaste technici of freelancers
Vaste technici kennen de apparatuur en werkwijze, maar zijn in rustige weken niet allemaal nodig. Freelancers vangen pieken op, maar zijn niet altijd beschikbaar en kennen je sets minder goed. De planning kan beide aan, met per freelancer zijn specialisme en een bevestiging per dienst, zodat de planner weet op wie hij echt kan rekenen.
Strak plannen of ruimte voor uitloop
Strak plannen maakt meer evenementen per weekend mogelijk, maar als een evenement uitloopt, schuift alles. Ruimte inbouwen kost capaciteit, maar voorkomt dat een technicus te laat komt bij de volgende opbouw. Kies per type evenement een buffer: een bedrijfsborrel loopt vaak uit, een congres met strak programma meestal niet.
Onderhuren of nee verkopen
Bij een tekort kun je bij een collega-verhuurder onderhuren of de aanvraag afwijzen. Onderhuren houdt de klant tevreden, maar levert minder marge en een extra ophaalmoment op. De planning toont per tekort wat onderhuur betekent voor transport en kosten, zodat je per geval kunt beslissen in plaats van uit gewoonte.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
De planning start met vensters per evenement, de inzet van technici, busjes en apparatuur, signalen bij dubbele boekingen en te korte rust, en de bevestiging aan ploeg en klant. Voor de livegang spelen we samen een gewoon weekend met een handvol evenementen na, plus een zaal die het opbouwvenster op het laatste moment verschuift. Onderhuur bij collega's en freelancers die hun inzet via een link bevestigen, zet je aan wanneer het past.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de planning rekening houden met rusttijden van technici?
Ja. Jij stelt in hoeveel rust er minimaal tussen diensten moet zitten. Plant iemand een technicus in die na een late afbouw te vroeg weer zou beginnen, dan meldt het systeem dat. De planner kan dan een andere technicus kiezen of de dienst anders indelen.
Wat als de klant op het laatste moment de tijden verandert?
De planner past het venster van het evenement aan en ziet direct welke diensten, transporten en andere evenementen daardoor geraakt worden. Pas als de nieuwe indeling klopt, krijgen technici en klant bericht. Zo voorkom je een reeks losse appjes met tegenstrijdige tijden.
Zien technici wat er op locatie staat?
Technici zien bij hun dienst het draaiboek, de paklijst, de technische tekening en de contactpersoon ter plaatse. Ze zien ook wie er nog meer van de ploeg komt. Zo weten ze vooraf wat ze kunnen verwachten, zonder dat de planner alles apart moet doorsturen.
Hoe gaan we om met een evenement over meerdere dagen?
Een meerdaags evenement krijgt per dag zijn eigen vensters en diensten, met de apparatuur over de hele periode gereserveerd. Blijft de set staan, dan hoeft er niets heen en weer. Gaat er tussendoor iets terug naar het magazijn, dan legt de planner dat als aparte beweging vast.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijvenDigitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven met een paklijst op serienummer, zodat uitgifte, opbouw op locatie en retour per kist en per apparaat controleerbaar zijn.
- Website voor AV-verhuurbedrijvenEen website voor AV-verhuurbedrijven die geluidssets en lichtpakketten toont als complete oplossing voor een type evenement, met wat er aan kabels, bediening en techniek bij hoort.
- Aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijvenEen aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijven dat locatie, publiek, draaiboek en beschikbare stroom uitvraagt, zodat de verhuurplanner direct een passende set kan samenstellen.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor AV-verhuurbedrijven: opbouwslots, technische ploeg, transport en apparatuur per evenement, met overlap en onderhuur zichtbaar.
- Inzet per evenement vastleggen
- Conflicten en rusttijden zien
- Bevestigen aan ploeg en klant