Evenementen en verhuur: Voorraadsoftware voor AV-verhuurbedrijven
Voorraadsoftware voor AV-verhuurbedrijven die kabelsets, reserveapparatuur en complete sets bijhoudt als aanwezig, gereserveerd, onderweg of in reparatie, per apparaat en per kist.
Waar de voorraad bij AV-verhuurbedrijven gaat schuiven.
Een AV-verhuurbedrijf heeft apparatuur die tegelijk op drie plekken lijkt te zijn: in het verhuurpakket staat een speaker als beschikbaar, maar hij staat op een evenement dat uitloopt, ligt bij de reparateur of zit in een set die nog niet is uitgepakt. Kabelsets raken gaandeweg incompleet doordat losse kabels in de verkeerde kist terechtkomen. Reserveapparatuur wordt meegegeven als vervanging en blijft daarna ergens hangen. Onderhuur van een collega staat soms in de voorraad alsof het eigen materiaal is. Wie een aanvraag voor volgend weekend moet beoordelen, weet niet wat er werkelijk inzetbaar is en zegt te snel ja of nee.
Voorraadsoftware voor AV-verhuurbedrijven
Voorbeeld- 1
Apparatuur en kisten identificeren
AfgerondElk duur apparaat heeft een eigen serienummer of label, elke kist een vaste inhoud.
- 2
Status per apparaat bijhouden
Nu bezigElk apparaat en elke kist heeft een status: in het magazijn, gereserveerd, onderweg, op locatie, in reparatie, in keuring of onderhuurd.
- 3
Bijwerken bij uitgifte, retour en reparatie
VolgendeUitgifte en retour via de werkbon werken de status automatisch bij.
Van ontvangst tot gebruik.
Apparatuur en kisten identificeren
Elk duur apparaat heeft een eigen serienummer of label, elke kist een vaste inhoud. Kabelsets worden als set beheerd met een lijst van wat erin hoort. Onderhuur krijgt een eigen markering met de eigenaar en de retourdatum, zodat het nooit als eigen materiaal wordt behandeld of per ongeluk verder wordt verhuurd.
Status per apparaat bijhouden
Elk apparaat en elke kist heeft een status: in het magazijn, gereserveerd, onderweg, op locatie, in reparatie, in keuring of onderhuurd. Een aanvraag wordt beoordeeld op wat in die periode werkelijk vrij is, rekening houdend met retourmomenten en reparaties. Reserveapparatuur wordt apart gereserveerd en telt niet als vrij voor verhuur.
Bijwerken bij uitgifte, retour en reparatie
Uitgifte en retour via de werkbon werken de status automatisch bij. Een defect apparaat gaat naar reparatie met de melding van de technicus. Een kist die incompleet terugkomt, krijgt de status aanvullen. Periodieke keuringen van apparatuur worden ingepland en het apparaat is in die periode niet verhuurbaar.
Naast je inkoop en leveranciers.
Veel verhuurders werken met een verhuurpakket dat artikelen en reserveringen bijhoudt, maar niet altijd de status per apparaat of kist. De voorraadsoftware vult dat aan, of wordt een laag bovenop het verhuurpakket die status, reparaties en keuringen bijhoudt. Scannen gebeurt met de bestaande scanners of telefoons. Het verhuurpakket blijft leidend voor artikelen en prijzen, het magazijn voor status en inhoud van kisten, de technicus voor schademeldingen.
Alles labelen of alleen dure apparatuur
Alles labelen, tot elke kabel, geeft volledig overzicht, maar kost veel werk en labels raken los. Alleen dure apparatuur en kisten labelen, met kabels als onderdeel van een set, is werkbaar. Wat je niet labelt, controleer je via de vaste inhoud van een set of kist bij uitgifte en retour.
Reserve vast in sets of los beheren
Een reservemicrofoon vast in elke set geeft zekerheid op locatie, maar legt veel apparatuur vast die meestal ongebruikt terugkomt. Reserve los beheren en per evenement toewijzen is efficiënter, maar vraagt dat iemand eraan denkt. Wijs reserve toe op basis van het type evenement, en maak het onderdeel van de paklijst.
Eigen voorraad uitbreiden of onderhuren
Apparatuur die vaak wordt ondergehuurd, kun je overwegen zelf aan te schaffen. De software laat zien hoe vaak iets is ondergehuurd en hoe vaak een eigen apparaat stil heeft gelegen. Dat geeft een onderbouwing voor aanschaf of juist voor het afstoten van materiaal dat weinig de deur uitgaat.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
Voor de voorraad zetten we de identificatie van apparaten en kisten klaar, met een status per apparaat inclusief reparatie en onderhuur, beschikbaarheid per periode en bijwerken via uitgifte en retour. Samen spelen we een gewoon weekend na, en een speaker die bij retour defect blijkt terwijl hij de volgende dag weer de deur uit moet. Een keuringsplanning en een overzicht van onderhuur tegenover eigen inzet kun je later aanzetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe weten we wat er echt beschikbaar is voor volgend weekend?
De software kijkt naar reserveringen, verwachte retourmomenten, reparaties en keuringen in die periode. Een apparaat dat op zondag terugkomt van een evenement, telt niet als beschikbaar voor zondagochtend. Zo krijg je een realistisch beeld in plaats van alleen wat in het verhuurpakket als vrij staat.
Wat als een kabelset incompleet terugkomt?
De kist krijgt de status aanvullen en de ontbrekende onderdelen worden genoteerd. Zolang de set niet compleet is, wordt hij niet uitgegeven. Het magazijn ziet welke sets aangevuld moeten worden en kan de ontbrekende kabels bij de retour van de klant navragen.
Kunnen we zien wanneer een apparaat gekeurd moet worden?
Ja. Per apparaat leg je vast wanneer het voor het laatst is gekeurd en wanneer de volgende keuring nodig is volgens je eigen schema. Het apparaat verschijnt tijdig op een lijst en wordt voor die periode niet verhuurd. De uitslag van de keuring komt bij het apparaat te staan.
Hoe voorkomen we dat ondergehuurd materiaal kwijtraakt?
Ondergehuurd materiaal krijgt een eigen label met de eigenaar en de retourdatum. Het staat op de paklijst als onderhuur en wordt bij retour apart gecontroleerd. Een overzicht toont welk ondergehuurd materiaal nog teruggebracht moet worden en wanneer.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijvenDigitale werkbonnen voor AV-verhuurbedrijven met een paklijst op serienummer, zodat uitgifte, opbouw op locatie en retour per kist en per apparaat controleerbaar zijn.
- Website voor AV-verhuurbedrijvenEen website voor AV-verhuurbedrijven die geluidssets en lichtpakketten toont als complete oplossing voor een type evenement, met wat er aan kabels, bediening en techniek bij hoort.
- Aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijvenEen aanvraagformulier voor AV-verhuurbedrijven dat locatie, publiek, draaiboek en beschikbare stroom uitvraagt, zodat de verhuurplanner direct een passende set kan samenstellen.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor AV-verhuurbedrijven: kabelsets, reserveapparatuur en complete sets per status, met reparaties, onderhuur en keuringen erbij.
- Apparatuur en kisten identificeren
- Status per apparaat bijhouden
- Bijwerken bij uitgifte, retour en reparatie