Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor decorbouwers
Facturatiesoftware voor decorbouwers die geleverde decordelen, goedgekeurde wijzigingen, termijnen en meerwerk per project samenbrengt in een factuur die aansluit op offerte en akkoorden.
Waar facturen bij decorbouwers blijven liggen.
Een decorproject wordt zelden in één keer gefactureerd. Decorbouwers werken met een aanbetaling bij opdracht, een termijn bij start in de werkplaats en een slottermijn na oplevering, met daarbij meerwerk door ontwerpwijzigingen. Die wijzigingen worden mondeling, per mail of in een appgroep afgesproken. Bij de slotfactuur moet de projectleider terugzoeken welke wijzigingen zijn goedgekeurd, wat ze kosten en of de producent ze al heeft geaccordeerd. Vaak wordt meerwerk dan te laag of te laat gefactureerd, of volgt een discussie omdat de producent zich niet herinnert dat hij akkoord gaf op die extra trap.
Facturatiesoftware voor decorbouwers
Voorbeeld- 1
Termijnen en wijzigingen verzamelen
AfgerondPer project staan de afgesproken termijnen uit de offerte en de wijzigingen uit de offerteversies en akkoorden al in de software.
- 2
Verschillen beoordelen
Nu bezigDe projectleider ziet per project wat er volgens offerte zou worden gefactureerd en wat er werkelijk is veranderd: goedgekeurde wijzigingen, meerwerk zonder akkoord, of onderdelen die zijn vervallen.
- 3
Factuur versturen
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat naar de producent met een betaallink, en termijnen, wijzigingen en meerwerk als herkenbare regels met een verwijzing naar ontwerpversie en akkoord.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Termijnen en wijzigingen verzamelen
Per project staan de afgesproken termijnen uit de offerte en de wijzigingen uit de offerteversies en akkoorden al in de software. Bij elke wijziging staat wie akkoord gaf en wanneer. Onderdelen die zijn geleverd of opgeleverd komen uit de werkbonnen, zodat de slottermijn aansluit op wat er werkelijk is gebouwd.
Verschillen beoordelen
De projectleider ziet per project wat er volgens offerte zou worden gefactureerd en wat er werkelijk is veranderd: goedgekeurde wijzigingen, meerwerk zonder akkoord, of onderdelen die zijn vervallen. Per regel bepaalt hij of het wordt gefactureerd, eerst wordt voorgelegd of wordt verrekend.
Factuur versturen
De goedgekeurde factuur gaat naar de producent met een betaallink, en termijnen, wijzigingen en meerwerk als herkenbare regels met een verwijzing naar ontwerpversie en akkoord. Eerdere termijnen worden verrekend. Herinneringen gaan automatisch en per termijn zie je of er betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Decorbouwers factureren nu vaak met een eigen lijst van termijnen en meerwerk naast de offerte. In de facturatiesoftware staan termijnen en wijzigingen uit de offertes, akkoorden uit het klantportaal en opleveringen uit de werkbonnen al bij elkaar. De projectleider blijft eigenaar van de beoordeling welke wijzigingen worden gefactureerd. Niemand hoeft bedragen over te typen, en de boekhouder kan meekijken of krijgt een export.
Termijnen op datum of op mijlpaal
Termijnen op vaste data zijn voorspelbaar voor de producent, maar lopen uit de pas als het project verschuift. Termijnen op mijlpalen, zoals start werkplaats of oplevering, sluiten aan op de voortgang, maar zijn minder voorspelbaar. De software kan beide en laat zien wanneer een mijlpaal is bereikt.
Meerwerk direct of bij de slotfactuur
Meerwerk direct factureren na akkoord houdt de cashflow gezond en voorkomt een verrassend hoge slotfactuur. Meerwerk bundelen bij de slotfactuur is overzichtelijker voor de producent, maar laat geld lang uitstaan. Veel decorbouwers factureren grote wijzigingen direct en kleine wijzigingen bij de slottermijn. Wat groot is, spreek je per opdrachtgever af.
Vervallen onderdelen verrekenen of niet
Soms vervalt een onderdeel door een ontwerpwijziging, terwijl er al uren in zitten. Volledig verrekenen voelt eerlijk voor de producent, maar negeert het werk dat al is gedaan. De software laat zien hoeveel uren er al in een vervallen onderdeel zaten, zodat de projectleider een redelijke verrekening kan voorstellen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Voor elk decorproject staan bij de start de termijnen, goedgekeurde wijzigingen en geleverde onderdelen klaar om te factureren, met eerdere termijnen verrekend en je betaallink en herinneringen ingesteld. Samen nemen we een project door dat volgens offerte liep, en een theaterdecor met drie wijzigingen waarvan er één geen schriftelijk akkoord heeft. Termijnen op mijlpalen en tussentijdse facturen voor meerwerk zet je aan wanneer je ermee wilt werken.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe voorkomen we discussie over meerwerk?
Door elke wijziging vast te leggen met de ontwerpversie, de extra kosten en het akkoord van de producent, met naam en datum. Bij de factuur staat die informatie bij de regel. Een producent die vraagt waar een bedrag vandaan komt, krijgt dan direct het akkoord te zien in plaats van een zoektocht door mails.
Wat als er meerwerk is zonder akkoord?
Dan markeert de software die regel. De projectleider kan het meerwerk alsnog voorleggen aan de producent, met de reden en de foto's van de werkbon. Pas na akkoord gaat de regel op de factuur. Zo wordt er niets gefactureerd waar de producent niet mee heeft ingestemd.
Kunnen termijnen meelopen met mijlpalen in de planning?
Ja. Een termijn kan aan een mijlpaal hangen, zoals start in de werkplaats of oplevering op locatie. Is die mijlpaal bereikt, dan verschijnt de termijn als klaar om te factureren. De projectleider controleert hem en verstuurt de factuur met een betaallink.
Kan onze boekhouder ook meekijken?
Ja. De boekhouder kan in de software facturen, betalingen en de btw bekijken, of krijgt een export voor het jaarwerk. Nummering, huisstijl en betalingsvoorwaarden leggen we bij de start vast. Herinneringen gaan automatisch, zodat de projectleider alleen de uitzonderingen hoeft op te volgen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor decorbouwersOffertesoftware voor decorbouwers die bouwuren per discipline, materiaalkeuze, transport en montage doorrekent, met de ontwerpversie en de aannames waarop de prijs rust zichtbaar in het voorstel.
- Digitale werkbonnen voor decorbouwersDigitale werkbonnen voor decorbouwers die per onderdeel de vrijgegeven constructietekening, het materiaal en de uren vastleggen, zodat de werkplaats nooit op een verouderde versie bouwt.
- Website voor decorbouwersEen website voor decorbouwers die laat zien welke soorten decors, materialen en afwerkingen je maakt, zodat ontwerpers en producenten weten met welk werk ze bij jou terechtkunnen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor decorbouwers: decordelen, wijzigingen en termijnen per project in een factuur met betaallink, herinneringen en akkoordhistorie.
- Termijnen en wijzigingen verzamelen
- Verschillen beoordelen
- Factuur versturen