Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor etalagebouwbedrijven
Facturatiesoftware voor etalagebouwbedrijven die geplaatste etalages, ombouwen en meerwerk per vestiging factureert, met een specificatie die de retailer kan controleren en een betaallink.
Waar facturen bij etalagebouwbedrijven blijven liggen.
Na een campagne moet een etalagebouwbedrijf factureren wat er werkelijk is gedaan, en dat wijkt vaak af van de offerte. Een vestiging is uitgevallen, bij een andere was een extra ronde nodig omdat de winkel geen toegang gaf, en bij een derde is een display vervangen. De retailer wil een factuur die per vestiging of per kostenplaats klopt, omdat regio's soms hun eigen budget hebben. Als de projectleider die gegevens uit werkbonnen, mails en de planning moet halen, blijft de factuur lang liggen, en dan volgt nog discussie over meerwerk dat niemand meer kan onderbouwen.
Facturatiesoftware voor etalagebouwbedrijven
Voorbeeld- 1
Afgeronde vestigingen verzamelen
AfgerondDe software zet per campagne alle vestigingen op een rij met hun status uit de werkbonnen: geplaatst, gedeeltelijk geplaatst, uitgevallen of met herstelbezoek.
- 2
Meerwerk en afwijkingen beoordelen
Nu bezigDe projectleider ziet per vestiging het verschil tussen offerte en uitvoering.
- 3
Factuur naar de retailer
VolgendeDe factuur gaat de deur uit met regels per vestiging of gegroepeerd per kostenplaats, zoals de retailer vraagt, en met een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Afgeronde vestigingen verzamelen
De software zet per campagne alle vestigingen op een rij met hun status uit de werkbonnen: geplaatst, gedeeltelijk geplaatst, uitgevallen of met herstelbezoek. Bij elke vestiging staat de geaccordeerde offerteregel en eventuele meldingen, zoals extra wachttijd of vervangen materiaal. Zo is de grondslag van de factuur wat er in de winkels gebeurd is.
Meerwerk en afwijkingen beoordelen
De projectleider ziet per vestiging het verschil tussen offerte en uitvoering. Een herstelbezoek door een eigen fout wordt niet doorberekend, een extra nacht omdat de winkel dicht bleef wel, mits dat is vastgelegd. Hij kiest per afwijking of die op de factuur komt, en de reden blijft zichtbaar voor wie de factuur later controleert.
Factuur naar de retailer
De factuur gaat de deur uit met regels per vestiging of gegroepeerd per kostenplaats, zoals de retailer vraagt, en met een betaallink. Een bijlage met plaatsingsfoto's en datums per winkel kan mee. Nummering en btw regelt de software; herinneringen lopen automatisch en per campagne zie je wat betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
De meeste etalagebouwers houden meerwerk nu bij in de projectmap en typen factuurregels over uit de planning. In dezelfde software staan campagne, offerte, planning en werkbonnen al bij elkaar, dus dat overtypen vervalt. Kostenplaatsen en referenties die de retailer verplicht stelt, zoals een inkoopordernummer per regio, leggen we vast bij de campagne, zodat ze vanzelf op de factuur staan. Bij de start zetten we btw-tarieven en betaaltermijnen klaar; de boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren na campagne of per ronde
Eén factuur na de hele campagne is overzichtelijk, maar bij grote uitrollen zit je dan lang op kosten. Per montageronde factureren levert eerder geld op, maar betekent meer facturen voor de retailer. Welke keuze past, hangt af van de omvang van de campagne en de afspraken in het contract; de software kan beide.
Meerwerk vooraf laten accorderen of achteraf
Meerwerk dat vooraf door de retailer is goedgekeurd, levert achteraf geen discussie op. Maar 's nachts in een winkel is niemand bereikbaar om akkoord te geven. Een werkbare regel is dat de teamleider meerwerk vastlegt met foto en reden, en dat de projectleider het voor facturatie aan de retailer voorlegt met dat bewijs.
Factuur per vestiging of verzamelfactuur
Sommige retailers verwerken liever één factuur met een specificatie per winkel. Andere willen een aparte factuur per regio of vestiging, omdat het budget daar ligt. Losse facturen geven meer administratie aan jouw kant, een verzamelfactuur meer werk aan de hunne. Per retailer leg je de voorkeur vast, zodat de software die volgt.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Per campagne staan de vestigingen met hun status klaar, met het verschil met de offerte, een beoordeling van meerwerk door de projectleider en een factuur met betaallink. Voordat het live gaat, lopen we samen een gewone campagne door, en een campagne waarin een winkel een tweede nacht nodig had. Factureren per montageronde, kostenplaatsen per regio en een bijlage met plaatsingsfoto's als bewijs bij de factuur zet je aan wanneer een retailer erom vraagt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wordt de factuur automatisch verstuurd?
Nee. De projectleider beoordeelt eerst de afwijkingen en de administratie verstuurt de factuur. Zo blijft er een menselijke controle op meerwerk en uitgevallen vestigingen. Pas als je na een aantal campagnes vertrouwen hebt in de regels, kun je overwegen standaardcampagnes sneller te versturen. Herinneringen gaan daarna wel vanzelf.
Hoe gaan we om met een vestiging die half is uitgevoerd?
Bij een gedeeltelijke plaatsing staat op de werkbon wat er wel en niet is gebeurd. De projectleider kiest of die vestiging volledig, naar rato of nog niet gefactureerd wordt, bijvoorbeeld tot het herstelbezoek is gedaan. Die keuze en de reden komen in de specificatie, zodat de retailer ziet waarom.
Kunnen we het inkoopordernummer van de retailer meenemen?
Ja. Bij de campagne leg je de referenties vast die de retailer vraagt, eventueel per regio. Die komen automatisch op de factuur. Ontbreekt een verplichte referentie, dan waarschuwt de software voordat de factuur verstuurd wordt, zodat hij niet geweigerd wordt.
Wat als de offerte later is aangepast?
Aanvullingen op de offerte worden bij de campagne bewaard met datum en akkoord. De software vergelijkt de uitvoering met de laatst geaccordeerde versie, niet met de eerste. Zo komt een vestiging die later is toegevoegd gewoon op de factuur, en een geschrapte winkel niet.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor etalagebouwbedrijvenOffertesoftware voor etalagebouwbedrijven die decoronderdelen, montagerondes en nachttoeslagen per vestiging doorrekent, zodat een retailer precies ziet waarvoor hij akkoord geeft.
- Digitale werkbonnen voor etalagebouwbedrijvenDigitale werkbonnen voor etalagebouwbedrijven: een winkelkaart per vestiging met plaatsingsplan, materiaallijst en plaatsingsfoto, zodat het hoofdkantoor ziet wat er echt in het raam staat.
- Website voor etalagebouwbedrijvenEen website voor etalagebouwbedrijven die laat zien hoe een seizoenscampagne van concept tot geplaatste etalage verloopt, zodat retailers weten wat ze moeten aanleveren en vragen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor etalagebouwbedrijven: ingerichte etalages, ombouw en meerwerk per vestiging gefactureerd, controleerbaar voor de retailer.
- Afgeronde vestigingen verzamelen
- Meerwerk en afwijkingen beoordelen
- Factuur naar de retailer